Ersteintragung Ihrer Gesellschaft, Ihres Vereins oder Ihrer neuen Zweigniederlassung im RCS

Der Nutzer hat die Möglichkeit, die Bestellung eines Verfügbarkeitszertifikat einer Bezeichnung vorzunehmen. Diese Dienstleistung wird vor einer Ersteintragung oder einer Abänderung der Bezeichnung einer eingetragenen Einrichtung empfohlen und ermöglicht es dem Nutzer, sich zu vergewissern, dass die gewählte Bezeichnung verfügbar ist.
Dieses Zertifikat bescheinigt, dass die beantragte(n) Bezeichnung(en) im Vergleich zu den Bezeichnungen der bereits im RCS eingetragenen Einrichtungen verfügbar oder nicht verfügbar ist/sind.

Die Dienstleistung zur Bestellung eines Verfügbarkeitszertifikats einer Bezeichnung ist sowohl über eine Authentifizierung mittels anonymer Anmeldung als auch über eine Authentifizierung mittels Zertifikat zugänglich.

Schritt 1: Eingabe der Bezeichnung

Durch Auswahl dieser Dienstleistung gelangt der Nutzer auf die Seite, die es ihm ermöglicht, die genaue(n) Bezeichnung(en) einzugeben, für die er die Verfügbarkeit im RCS überprüfen möchte.

Innerhalb des Feldes Gewünschte Bezeichnung eingeben muss der Nutzer die zu überprüfende Bezeichnung eingeben. Der Nutzer kann die Verfügbarkeit einer oder mehrerer Bezeichnungen überprüfen, indem er auf die Taste Eine Bezeichnung hinzufügen klickt. Um eine hinzugefügte Bezeichnung zu entfernen, muss der Nutzer nur auf die Taste Mülleimer klicken.

Je nachdem, welche Bezeichnung(en) der Nutzer eingegeben hat, wird der Betrag für die Bestellung im Feld Kosten für die Bestellung (ohne MwSt.) in der oberen rechten Ecke der Seite angezeigt. Der Link Tabelle der Gebühren einsehen gibt dem Nutzer die aktuellen Gebühren für die Art der ausgewählten Dienstleistung an. Der Nutzer kann seine Bestellung abbrechen, indem er auf die Option Bestellung abbrechen klickt.

Nach Eingabe der erforderlichen Angaben muss der Nutzer auf die Taste Weiter klicken. Im nächsten Schritt wird der Nutzer auf die Authentifizierungsseite weitergeleitet, auf der er die gewünschte Authentifizierungsmethode auswählen kann.

Für die Bestellung eines Verfügbarkeitszertifikats einer Bezeichnung ist eine Authentifizierung mittels anonymer Anmeldung ausreichend.

Es werden 4 Authentifizierungsmodi angeboten:

• Authentifizierung mittels anonymer Anmeldung
• Authentifizierung mittels Zertifikat LuxTrust
• Authentifizierung über die Anwendung GouvID
• Authentifizierung mittels elektronischem eIDAS-Zertifikat

Nachdem der Nutzer seine Wahl getroffen hat, wird er aufgefordert, den auf der Seite angegebenen Anweisungen zu folgen, um seine Anmeldung auf der Internetseite vom LBR vorzunehmen.

Schritt 2: Konfiguration der Dokumente

Sobald die Anmeldung auf der Internetseite vom LBR abgeschlossen ist, gelangt der Nutzer auf die Seite, die es ihm ermöglicht, das Verfügbarkeitszertifikat einer Bezeichnung zu konfigurieren.

In diesem Schritt muss der Nutzer angeben, welche Wahl er bezüglich der Konfiguration des Zertifikats getroffen hat. Der Nutzer kann seine Bestellung abbrechen, indem er auf die Option Bestellung abbrechen klickt.

Das Verfügbarkeitszertifikat einer Bezeichnung kann in elektronischer Form und/oder auf Sicherheitspapier ausgestellt werden.

Dem Nutzer stehen somit folgende Optionen zur Verfügung:

• Auswahl der Sprache des Dokuments
  Dieser Abschnitt ermöglicht es dem Nutzer, die Sprache des Zertifikats auszuwählen, indem er eines der verfügbaren Kästchen ankreuzt.
  Das Feld Französisch ist standardmäßig ausgewählt, da derzeit nur die französische Version des Dokuments vom RCS ausgestellt werden kann.
  
  
• Auswahl von Formaten und Optionen für Dokumente
  Dieser Abschnitt ermöglicht es dem Nutzer, zwischen den beiden verfügbaren Dokumentformaten zu wählen, indem er die entsprechenden Kästchen ankreuzt.
  • In elektronischer Form bedeutet, dass das Verfügbarkeitszertifikat elektronisch ausgestellt wird mit einer qualifizierten automatischen elektronischen Unterschrift, die die Authentizität und Integrität des Zertifikats gewährleistet.
    
    
  • Das Sicherheitspapierformat mit handschriftlicher Unterschrift bedeutet, dass das Verfügbarkeitszertifikat im Auftrag des Verwalters des RCS erstellt und von Hand unterschrieben wird, wobei der Name und Vorname des Bediensteten, der sie unterschrieben hat, angegeben wird.

Wenn nur die Bestellung in elektronischer Form ausgewählt ist, muss der Nutzer seine Auswahl validieren, indem er auf die Taste Weiter klickt.

Wenn auch die Bestellung im Sicherheitspapier-Format ausgewählt wurde, muss der Nutzer seine Auswahl bestätigen, indem er auf die Taste Fortfahren klickt. Durch Klicken auf die Taste Fortfahren wird der Nutzer zur Seite weitergeleitet, um die Lieferinformationen für den Postversand des Verfügbarkeitszertifikats in Sicherheitspapier-Format einzugeben. Der Nutzer kann seine Bestellung abbrechen, indem er auf die Option Bestellung abbrechen klickt.

Sobald die erforderlichen Angaben eingegeben wurden, wird der Nutzer aufgefordert, auf die Taste Weiter zu klicken. Im nächsten Schritt (Schritt 3: Überprüfung der Bestellung) wird der Nutzer auf die Seite zur Überprüfung der Bestellung weitergeleitet.

Schritt 3: Überprüfung der Bestellung

Im nächsten Schritt wird der Nutzer auf die Seite zur Überprüfung der Bestellung weitergeleitet. Der Nutzer kann seine Bestellung abbrechen, indem er auf die Option Bestellung abbrechen klickt.

Der Nutzer schließt seine Bestellung ab, indem er auf die Taste Dem Leistungskorb zufügen klickt.

Nachdem der Nutzer seine Bestellung durch Klicken auf die Taste Dem Leistungskorb zufügen bestätigt hat, gelangt er zu den Einzelheiten seines Leistungskorbs, wo eine Übersicht seiner Bestellung angezeigt wird.

Der Nutzer kann eine Bestellung aus seinem Leistungskorb entfernen, indem er auf das Mülleimer-Symbol klickt.

Um die Bestellung zu bestätigen, muss der Nutzer auf die Taste Bestellung bestätigen klicken. Mit dieser Aktion erklärt der Nutzer, dass er bereit ist, die Bezahlung aller Anträge im Leistungskorb vorzunehmen. Die Gesamtheit der Anträge bildet eine Bestellung. Die Bezahlung erfolgt über die sichere Plattform für elektronische Zahlungen Saferpay von SIX Card Solutions.

Nachdem der Nutzer auf die Taste Bestellung bestätigen geklickt hat, wird er auf die nächste Seite weitergeleitet Option zur Speicherung einer Kreditkarte, die ihm die Möglichkeit gibt, eine Kreditkarte für zukünftige Bezahlungen zu speichern oder nicht. Der Nutzer muss Ja oder Nein auswählen, ob er sein Zahlungsmittel speichern möchte oder nicht.
Achtung: Die Funktionalität zum Speichern von Kreditkartenangaben erfordert obligatorisch eine Authentifizierung mittels Zertifikat des Nutzers. Eine Authentifizierung mittels anonymer Anmeldung erlaubt die Nutzung dieser Funktionalität nicht.

Um dies zu tun, muss der Nutzer seine Wahl angeben, indem er entweder ankreuzt:

• Das Ja-Kästchen, das angibt, dass er sein Zahlungsmittel speichern möchte.
• Das Nein-Kästchen, das angibt, dass er sein Zahlungsmittel nicht speichern möchte.

Um seine Auswahl zu bestätigen, wird der Nutzer aufgefordert, auf die Taste Weiter zu klicken. Beim nächsten Schritt erscheint auf der Seite ein Pop-up mit Informationen zur Zahlungsmethode.

Um den Zahlungsvorgang fortzusetzen, klicken Sie auf die Taste Ja. Der Nutzer wird auf die sichere Zahlungsplattform Saferpay weitergeleitet. Der Nutzer muss lediglich den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen, um den Zahlungsvorgang abzuschließen. Um den Zahlungsvorgang abzubrechen, klicken Sie auf die Taste Nein.

Nach Abschluss des Zahlungsvorgangs und sofern die Zahlung akzeptiert wurde, wird der Nutzer anschließend auf die Seite Bestätigter Bestellschein weitergeleitet.

Der Nutzer kann seinen bestätigten Bestellschein im PDF-Format ausdrucken, indem er auf die Taste Bestellung ausdrucken klickt.

Im Falle einer Bestellung des Verfügbarkeitszertifikats in elektronischer Form:

• Bei der Authentifizierung mittels anonymer Anmeldung wird das Verfügbarkeitszertifikat in einem temporären Bereich zur Verfügung gestellt, der dem Nutzer per E-Mail an die bei der Bestellung eingegebene Adresse mitgeteilt wird.
  
  
• Bei einer Authentifizierung mittels Zertifikat wird das Verfügbarkeitszertifikat innerhalb der Rubrik Nachverfolgung meiner Anträge zur Verfügung gestellt, die im Kundenbereich verfügbar ist, der über das Navigationsmenü Mein Benutzerkonto zugänglich ist.

Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail an den Nutzer gesendet:

• Um ihm zu bestätigen, dass seine Bestellung bei LBR eingegangen ist.
• Um ihm die Verarbeitung seiner Bestellung durch LBR zu bestätigen.

Wenn der Nutzer diese E-Mails nicht erhalten möchte, kann er den Empfang über das Navigationsmenü Mein Benutzerkonto und die Funktionalität Meine Informationen und Einstellungen deaktivieren.

1) Existenz einer Rechtsgrundlage die die Einreichung und/oder Offenlegung rechtfertigt 

Eine Einreichung beim Handels- und Firmenregister (RCS) zu tätigen besteht darin, dem RCS alle Dokumente zu überreichen, für die eine gesetzliche Mitteilungspflicht an das RCS besteht.

Es muss unterschieden werden zwischen den Informationen, deren Einschreibung beim RCS gemäß Gesetz vom 19. Dezember 2002 bezüglich des Handels- und Firmenregisters (la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises) (hiernach « Gesetz von 2002 ») erforderlich ist und den Informationen, deren Offenlegung im RESA das abgeänderte Gesetz vom 10. August 1915 bezüglich der Handelsgesellschaften oder eine andere spezifische Gesetzgebung vorschreibt.

Die beim RCS einzuschreibenden Informationen müssen dem RCS in elektronischer Weise durch Verwendung eines hierfür vorgesehenen Eintragungsformulars übermittelt werden.

Es ist festzuhalten, dass bei elektronischen Einreichungen die Informationen, welche auf dem Eintragungsformular aufgeführt und vom Verwalter des RCS angenommen werden, genauso wie auf dem Formular angegeben ins Register eingetragen werden. Der Verwalter interveniert in keiner Weise bezüglich Inhalt oder Art dieser Informationen und kann die auf dem Eintragungsformular aufgeführten Informationen nicht eigenmächtig verbessern oder verändern.

Die Informationen, deren Offenlegung vorgeschrieben ist, müssen anhand von notariellen Urkunden oder privatschriftlich erstellten Urkunden eingereicht werden.

Die Eintragungsformulare und die sich hierauf beziehenden und zur Offenlegung bestimmten Dokumente müssen zur gleichen Zeit beim RCS hinterlegt werden; hierzu bestehen einige Ausnahmen (beispielsweise die Einreichung zwecks Offenlegung von zukünftigen Ereignissen).

Der Verwalter des RCS akzeptiert als Einreichung nur solche Urkunden, Auszüge aus Urkunden, Protokolle und andere Dokumente, deren Einreichung oder Offenlegung durch einen Gesetzestext vorgesehen ist.Folglich verweigert der Verwalter des RCS die Annahme aller Unterlagen, deren Einreichung oder Offenlegung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. 

2) Ausnahme

Gemäß Artikel 6 der Großherzoglichen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes von 2002 kann der Verwalter des RCS einen Antrag auf Einreichung oder Offenlegung von Urkunden, Auszügen aus Urkunden, Protokollen oder anderen Dokumenten annehmen, deren Einreichung oder Offenlegung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Der Antragsteller muss seinen Antrag schriftlich begründen und die durch schwerwiegende Gründe bedingte Notwendigkeit einer ausnahmsweisen Einreichung oder Offenlegung beweisen. 

Es handelt sich um eine Maßnahme, die ausnahmsweise getroffen werden kann:

• Diese Ausnahme bezieht sich auf den Fall, dass die Einreichung beim RCS oder Offenlegung in einem Amtsblatt durch gesetzliche Bestimmungen im Ausland erforderlich ist und die eingeschriebene Person sich diesen Bestimmungen nicht entziehen kann, ohne eine bedeutende Schädigung zu erleiden.
• Die Annahme der Einreichung oder Offenlegung bleiben der Beurteilung des Verwalters des RCS überlassen.
• Im Falle einer Ablehnung verfügt der Antragsteller über Rechtsmittel, wie in Artikel 21 des Gesetzes von 2002 vorgesehen.

Die Eintragungen erfolgen mit Hilfe von dynamischen Eintragungsformularen wie festgelegt durch die abgeänderte Großherzogliche Verordnung vom 23. Januar 2003 zur Durchführung des Gesetzes von 2002. Die Formulare werden auf elektronische Weise über die Internetseite des RCS ausgefüllt und eingereicht.

Die beim RCS getätigten Einreichungen unterliegen der Zahlung von Verwaltungskosten gemäß der durch die Großherzogliche Verordnung festgelegten Gebührentabelle.

1) Die eingereichten Dokumente

Die eingereichten Dokumente müssen folgende Bedingungen erfüllen:

• Sie müssen im PDF/A-Format eingereicht werden.
• Sie müssen eine perfekte Lesbarkeit aufweisen
• Ein waagerechter Rand von mindestens 35 Millimetern muss oben auf der ersten Seite freigelassen werden.

2) Die zur Offenlegung eingereichten Dokumente

Die zur Offenlegung eingereichten Dokumente müssen folgende Bedingungen erfüllen:

• Sie müssen im PDF/A Text-Format übermittelt werden und dürfen weder Bilder enthalten, noch gescannt, noch "ocerisiert" sein (kein optisches Zeichenerkennungsverfahren erlaubt).
• Sie sind in A4-Format einzureichen und mit den in der Bürokommunikation üblichen Schriftarten zu erstellen. Eine Liste der Schriftarten ist vom Verwalter des RCS auf seiner Internetseite aufgeführt.
• Sie müssen in schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund verfasst werden.
• Eine horizontale Fläche von mindestens 35 Millimetern muss am oberen Rand der ersten Seite freigelassen werden.

Gemäß Artikel 100-10 des abgeänderten Gesetzes vom 10. August 1915 bezüglich der Handelsgesellschaften müssen die Gründungsurkunden von Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften und bürgerlich-rechtlichen Gesellschaften (sociétés anonymes, des sociétés en commandite par actions, des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés coopératives et des sociétés civiles) sowie sämtliche Änderungen dieser Urkunden in ihrer Gesamtheit eingereicht und offengelegt werden.

Die Urkunden der Offenen Handelsgesellschaften (sociétés en nom collectif) und der Kommanditgesellschaften (sociétés en commandite simple und sociétés en commandite spéciale) werden gemäß Artikel 100-7 des vorstehend zitierten Gesetzes vom 10. August 1915 auszugsweise offengelegt. Der Inhalt dieser Auszüge wird festgelegt durch Artikel 100-8 des Gesetzes von 1915.

Der Verwalter des RCS führt vor der Annahme von Einreichungen eine zusammenfassende Kontrolle der Einreichungsformulare sowie der Offenlegungen durch. Falls ein Zweifel an der Gesetzmäßigkeit der beantragten Einschreibung besteht, geht der Verwalter des RCS auf folgende Weise vor:

• Er analysiert die zur Offenlegung bestimmten Dokumente, um zu überprüfen:
  • Ob die Informationen, die zur Offenlegung bestimmt sind mit den per Eintragungsformular übermittelten Informationen übereinstimmen.
  • Ob alle gesetzlich erforderlichen Informationen auch tatsächlich auf dem betreffenden Eintragungsformular aufgeführt sind.
  • Ob die Existenz einer Gesetzesgrundlage, die die vorgelegte Einreichung und/oder Offenlegung vorschreibt.
    
    
• Das RCS kann unter Anwendung des Artikels 21 (2) des Gesetzes von 2002 eine Änderung der Einschreibung vorschlagen sowie zusätzliche Details oder fehlende Dokumente anfordern.
  
  
• Das RCS kann letztendlich eine beantragte Einschreibung aufgrund der Bestimmungen des Artikels 21 (3) des Gesetzes von 2002 ablehnen.

Der Verwalter des RCS interpretiert nicht den Inhalt der zur Einreichung hinterlegten Texte, sondern führt die vom Einreichenden vorgelegten Eintragungen nach erfolgter zusammenfassender Kontrolle der mitgeteilten Informationen durch.

1) Gründung einer Zweigniederlassung im Großherzogtum Luxembourg durch eine luxemburgische Gesellschaft

Es existiert keine gesetzliche Grundlage, die eine Offenlegung im RESA für die Gründung einer Zweigniederlassung einer luxemburgischen Gesellschaft im Großherzogtum Luxembourg vorschreibt. Der Verwalter des RCS muss jeden Antrag auf Offenlegung ablehnen. Lediglich das Eintragungsformular zur Einschreibung der Zweigniederlassung ist einzureichen.

2) Entlastung von Verwaltungsratsmitgliedern, Geschäftsführern, Rechnungskommissaren, Wirtschaftsprüfern, Liquidatoren 

In Ermangelung einer dies vorschreibenden Gesetzesgrundlage ist keine Offenlegung oder Einreichung beim RCS vorzunehmen. 

3) Fakultativ auszufüllende Felder des Eintragungsformulars

Fakultativ auszufüllende Felder des Eintragungsformulars wie beispielsweise das Stockwerk oder das Gebäude innerhalb der Adressangabe eines Mandatars dürfen nicht ausgefüllt werden, falls diese Angaben nicht vorhanden sind. In diesem Sinne werden Einreichungsanträge mit Eintragungsformularen, auf welchen die oben erwähnten Felder mit den Zeichen « / » oder « n/a » ausgefüllt wurden, vom Verwalter des RCS an den Einreichenden zurückgesendet.