Mandataires - Formulaire de saisie : ce qu'il faut savoir

Modèles de documents

Données relatives aux mandataires

Quelle indication à inscrire dans le champ Pouvoir général ?

Le pouvoir général de signature désigne la capacité d’une ou plusieurs personnes (généralement les membres du comité ou du conseil d’administration) à représenter légalement l’ASBL et à signer des documents en son nom. Le pouvoir général de signature correspond à l'extrait des statuts qui indique par quelle(s) signature(s) est engagé l'ASBL. Il convient de préciser dans ce champ :

  • Qui détient ce pouvoir (ex. : président, trésorier, tous les membres ensemble ou individuellement).
  • Et dans quelles conditions (ex. : signature conjointe de deux administrateurs, ou signature individuelle du président).

Cette information permet de déterminer qui peut engager juridiquement l’association, notamment pour signer des contrats, ouvrir un compte bancaire, ou introduire des démarches officielles.

Quelles indications à inscrire dans la sous-rubrique Personne(s) autorisée(s) à gérer, administrer et signer ?

Selon le type de personne autorisée à gérer, administrer et signer pour l’association, l'ASBL doit sélectionner parmi l'une des options suivantes et renseigner les informations correspondantes :

Cas de figure : Personne physique

  • Numéro d'identification national luxembourgeois
  • Nom(s) et prénom(s)
  • Date, lieu et pays de naissance 
  • Adresse privée ou professionnelle
  • Type de mandat, incluant l'indication de la nature et de l’étendue de leurs pouvoir
  • Durée du mandat, incluant la date de nomination

Cas de figure : Personne morale immatriculée au RCS

  • Numéro d'immatriculation au RCS
  • Type de mandat, incluant l'indication de la nature et de l’étendue de leurs pouvoir
  • Durée du mandat, incluant la date de nomination

Cas de figure : Personne moral non immatriculée au RCS

  • Dénomination ou leur raison sociale,
  • Forme juridique (si applicable)
  • Numéro d’immatriculation au registre si la législation de l’État dont la personne morale relève prévoit un tel numéro ainsi que le nom du registre, le cas échéant 
  • Adresse privée ou professionnelle
  • Type de mandat, incluant l'indication de la nature et de l’étendue de leurs pouvoir
  • Durée du mandat, incluant la date de nomination

Une personne physique ne disposant pas de numéro d’identification national luxembourgeois peut-elle être inscrite en qualité de mandataire au sein d’une ASBL ?

Oui. Si la personne ne dispose pas d'un numéro d’identification national luxembourgeois lors de son inscription au RCS en qualité de mandataire, il convient de cocher Non en réponse à la question posée et renseigner les champs proposés.

Il faudra également joindre une pièce d’identité et, le cas échéant, un justificatif de domicile dans le cadre de la création d’un tel numéro par le gestionnaire du RCS lors de l’acceptation du dépôt.

Quelles indications inscrire dans la section Type de mandat ?

L’éventuel Organe de gestion, la Fonction ainsi que le Pouvoir de signature, qui est un pouvoir spécifique attribué à un mandataire, sont à inscrire conformément aux indications figurant dans l’acte constitutif.

A noter : les pouvoirs de signature bancaire ne sont pas à inscrire auprès du RCS.

 

Comment compléter les champs relatifs à la Durée du mandat ?

La durée de mandat peut être déterminée ou indéterminée :

  • Lorsque la durée de mandat n’est pas précisée dans l’acte de nomination, il convient alors de cocher Indéterminée.
  • Si l’acte de nomination fixe une durée de mandat précise, l’indication Déterminée jusqu'à une date fixe ou Déterminée jusqu'à une prochaine assemblée générale doit être cochée et la date de fin de mandat doit être inscrite.

Dans tous les cas, la date de début de mandat doit être renseignée, cette date correpondant à la date de nomination.
Pour les mandataires à inscrire lors de l’immatriculation, elle correspond en général à la date de constitution de l'ASBL.