Déclaration des bénéficiaires effectifs de l'ASBL au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE)

L'ASBL est tenu d'identifier et de déclarer ses bénéficiaires effectifs auprès du RBE, dans un délai d’un mois à partir de l’immatriculation.

Pour compléter les données adéquates relatives à la déclaration au RBE, l'utilisateur doit :

• Sélectionner la démarche Déposer
• De renseigner le numéro RCS de l'ASBL
• Sélectionner au sein des démarches administratives disponibles la catégorie Bénéficiaires effectifs
• Sélectionner la prestation Inscription des bénéficiares effectifs

Après indication de ses choix, l'ASBL est redirigé vers le formulaire de saisie où elle est invité à compléter les informations demandées.

Dans la plupart des cas, l'ASBL doit inscrire ses

• Dirigeants principaux comme bénéficiaires effectifs. A savoir les membres de l’organe de gestion : les administrateurs.
  Le délégué à la gestion journalière ou tout autre organe équivalent peut également être déclaré.

• Concrètement, l’ASBL doit d’abord s’intéresser à ses membres (ou associés) et vérifier si l’un d’eux ne les contrôle pas de manière directe ou indirecte.
  
  
• Dans la plupart des cas, notamment si l’ASBL a plus de trois membres et que les membres sont des personnes physiques, une personne qui contrôle de manière directe ou indirecte l’ASBL ne peut pas être identifiée. Il appartient alors d’inscrire les membres de l’organe de gestion ou le délégué à la gestion journalière ou tout autre organe équivalent, désigné en vertu de dispositions légales ou statutaires de l’ASBL au RBE.
  
  Dans ce cas, le RBE indique clairement que les personnes en question ont été inscrites en tant que dirigeant principal et non en tant que personne détenant ou contrôlant l’ASBL.

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Dans la majeure partie des cas, l’ASBL doit inscrire au RBE les membres de son organe de gestion (ses administrateurs) en tant que dirigeants principaux. Peut également être considéré comme dirigeant principal, le délégué à la gestion journalière ou tout autre organe équivalent, désigné en vertu de dispositions légales ou statutaires, auquel cas seul celui-ci est alors à inscrire.

La seule pièce susceptible d’être transmise est la copie d’une pièce d’identité de la personne physique à inscrire, lorsque cette dernière ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois. Une traduction « libre » en langue française, allemande ou luxembourgeoise est à joindre uniquement si cette pièce n’est pas rédigée en caractères latin.

Dans le cas de figure, où la personne physqiue à inscrire dispose d'un numéro d'identification national luxembourgeois, aucune pièce justificative n'est à fournir. Les informations à communiquer doivent toutefois être conformes à celles figurant sur la pièce d'identité de la personne.

D’une manière générale, les inscriptions et les modifications au RBE doivent intervenir dans un délai d’un mois à partir du moment où l’ASBL a pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire l’inscription ou sa modification.

Dans la mesure où, dans la plupart des cas les membres du conseil d’administration de l’ASBL sont à inscrire au RBE, toute modification dans la composition dudit conseil devra être communiquée à ce dernier.

L’article 1er 3° de la loi du 13 janvier 2019 fait un renvoi à l’article 1er, paragraphe 7 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, en ce qui concerne la définition de la notion de « bénéficiaire effectif ».

Ainsi, il ressort du point c) de l’article précité que les fondations sont assimilées aux fiducies et aux trusts, en ce qui concerne la détermination de leurs bénéficiaires effectifs. Est donc bénéficiaire effectif d’une fondation, toute personne physique qui a une fonction similaire ou équivalente à celles existantes dans les fiducies et les trusts, à savoir:

• Le constituant
• Toute fiduciaire ou tout trustee
• Le protecteur (le cas échéant)
• Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la construction ou de l'entité juridique n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l'intérêt principal de laquelle la construction ou l'entité juridique a été constituée ou opère
• Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort, par propriété directe ou indirecte ou par d'autres moyens.

Les fonctions similaires ou équivalentes au sein d’une fondation de droit luxembourgeois sont :

• Le fondateur de la fondation
• Les membres de l’organe de gestion légalement prévu, qui exercent le contrôle sur la fondation

De par la nature de la fondation, qui a vocation à réaliser une œuvre d’un caractère philanthropique, social, religieux, scientifique, artistique, pédagogique, sportif ou touristique, la notion de bénéficiaire de la construction ou de l'entité juridique existante au sein des trusts ou fiducies ne s’applique pas à la fondation. De même, la fondation ne connait pas les fonctions de protecteur, de fiduciaire ou de trustee.

Dans ce contexte, les fondations doivent inscrire au RBE les membres de leur organe de gestion (ses administrateurs), ainsi que le fondateur.

L'ASBL / fondation inscrite au RCS se voit attribuer, par courrier envoyé à son siège, un code d’accès personnel et confidentiel dès lors que sa déclaration RBE a été effectuée. L'ASBL / fondation peut directement consulter son dossier RBE en suivant les étapes suivantes :

• Sélectionner la démarche Consulter
• Sélectionner la catégorie Dossier d'une entreprise ou association
• Renseigner le numéro RCS de l'ASBL / fondation
• Au sein du dossier RCS de l'ASBL / fondation, sélectionner l'onglet Bénéficiaires effectifs
• Procéder à l'authentification par le biais d’un certificat LuxTrust ou eIDAS ou de l'application GouvID
• Saisie le code PIN, personnel et confidentiel qui a été communiqué à l'ASBL / fondation
• Une fois les informations saisies, cliquer sur Voir les bénéficiaires effectifs de ma société

L'ASBL / fondation a la possibilité de commander un extrait (payant) de son propre dossier RBE en cliquant sur la prestation Commander un extrait ou un certificat située sur la droite de l’écran.

Schéma de la procédure