5) Préparation des documents au format PDF/A

Méthodes de conversion au format PDF/A conseillées

Plusieurs solutions existent pour convertir des fichiers bureautiques au format PDF/A.

Voici les trois méthodes qui sont officiellement supportées par le gestionnaire du RCS :

  • Création d’un document par Microsoft Office (Versions 2010 et postérieures) et utiliser la fonctionnalité Enregistrer sous.
  • Création d’un document par OpenOffice ou LibreOffice et utiliser la fonctionnalité Exporter en PDF.
  • Création d’un document en utilisant la fonctionnalité d’impression vers l’imprimante Adobe PDF installée par défaut lors de l’installation de l’outil Adobe Acrobat Professional.

Préparation de vos documents avec Microsoft Office

Étapes principales :

1. L’utilisateur doit ouvrir son document dans Microsoft Word.

2. Pour convertir son fichier Word au format PDF/A, l’utilisateur doit suivre les étapes suivantes :

A. Cliquer sur Fichier, puis sur Enregistrer sous.

B. Sélectionnez au sein de l’option Type, le format intitulé PDF (*.pdf). Puis cliquez sur le bouton Options.

C. Au sein du pop-up apparaissant à l’écran, l’utilisateur doit cocher la case Compatible ISO 19005-1 (PDF/A). Puis cliquez sur le bouton OK. Cette option devrait rester cochée pour les prochaines sauvegardes en PDF.

D. Pour finaliser le processus de conversion au format PDF/A, veuillez cliquer sur le bouton Enregistrer.

Une fois ces différents étapes réalisées, l’utilisateur disposera d’une version PDF/A de son document Word qui pourra être transmis au gestionnaire du RCS.

Préparation de vos documents avec OpenOffice / LibreOffice

Ces logiciels sont des solutions bureautiques complètes avec un fonctionnement équivalent à Microsoft Office. Ce sont des logiciels Open Source, construits sur la même base et disponibles gratuitement sur les sites des projets respectifs :

Étapes principales :

1. L’utilisateur doit ouvrir son document dans OpenOffice / LibreOffice.

2. Pour convertir son document au format PDF/A, l’utilisateur doit suivre les étapes suivantes :

A. Cliquer sur File, puis sur "Export as PDF".

B.  Au sein du pop-up apparaissant à l’écran, l’utilisateur doit cocher la case Archive PDF/A-1a (ISO 19005-1). Puis cliquez sur le bouton Export.vCette option devrait rester cochée pour les prochaines sauvegardes en PDF.

Une fois ces différents étapes réalisées, l’utilisateur disposera d’une version PDF/A de son document qui pourra être transmis au gestionnaire du RCS.

Préparation de vos documents avec Acrobat PDF

Il existe plusieurs méthodes pour convertir un fichier au format PDF/A à l’aide de l’outil Adobe Acrobat. Les différentes méthodes sont décrites dans l’aide d’Adobe Acrobat. La méthode la plus simple pour créer un fichier PDF respectant la norme PDF/A à partir d’un fichier existant est la suivante :

Étapes principales :

1. L’utilisateur doit ouvrir son document dans son logiciel de traitement de texte.

2. Pour convertir son document au format PDF/A, l’utilisateur doit suivre les étapes suivantes :

A. Cliquez sur File (Fichier), puis sur Print (Imprimer). Sélectionnez l’imprimante Adobe PDF qui est automatiquement créée lors de l’installation d’Adobe Acrobat Professional. Puis cliquer l’option Printer Properties (Propriétés Imprimante)

B. Au sein du pop-up apparaissant à l’écran, l’utilisateur doit

Sélectionnez l’onglet Adobe PDF Settings.
Au sein du champ Default Setting, sélectionnez l’option PDF/A-1b.
Au sein du champ Adobe PDF Security, veillez à sélectionner l’option None.
Puis cliquez sur bouton OK pour fermer le pop-up.

C. De retour à l’écran d’impression, cliquez sur le bouton Print (Impression) pour finaliser le processus de conversion au format PDF/A.

D. En cliquant sur le bouton Print (Impression), une nouvelle fenêtre s’ouvre demandant à l’utilisateur de spécifier l’endroit et le nom du fichier à enregistrer. Puis cliquez sur le bouton Save (Sauvegarde).

La conversion du document démarre, Adobe Acrobat Professional est lancé automatiquement et affiche le fichier PDF nouvellement créé. Une fois ces différents étapes réalisées, l’utilisateur disposera d’une version PDF/A de son document Word qui pourra être transmis au gestionnaire du RCS.

Contrôle de compatibilité PDF/A-1b

Il est possible de contrôler la compatibilité d’un fichier PDF avec la norme PDF/A-1b, à condition que l’utilisateur dispose de l’outil Adobe Acrobat Professional.

  • Ouvrir le document PDF à contrôler avec Adobe Acrobat Professional.
  • Sélectionnez au sein du Menu principal, l’option View.
  • Puis cliquez sur l’option Tools et sélectionnez le sous-menu Print Production.

Au sein du sous-menu Print Production qui s’affiche à droite de l’écran, il faut cliquer sur l’option Prefight.

Après avoir sélectionner l’option Preflight, un pop-up apparaît à l’écran. Au sein de l’onglet Profiles, sélectionnez le menu accordéon PDF/A Compliance et sélectionnez l’option Verify compliance with PDF/A-1b. Une fois cette option sélectionnée, il faut cliquer sur le bouton Analyze.

Si le document est compatible PDF/A-1b, l’onglet Results affiche une coche verte. 

Si le document n’est pas compatible avec la norme PDF/A-1b, l’onglet Results affiche une croix rouge. Le document doit donc être créé selon une des méthodes décrites dans cette aide.

Informations utiles

Terminologie
  • Format PDF
    Portable Document Format     : Format de fichier créé par Adobe permettant de visualiser et d'imprimer un fichier sur n'importe quelle plateforme.
  • Format PDF/A
    Format normalisé par la spécification PDF/A-1 publiée par l’ISO pour garantir l’archivage à long terme de documents électroniques. Il s’agit donc d’une version restreinte du format PDF.

Les restrictions comportent :

  • Non-inclusion d’objet dynamique de type audiogramme ou vidéogramme.
  • Interdiction du lancement de code script ou de fichiers exécutables.
  • Inclusion de toutes les polices de caractères et leur utilisation sans contrainte légale et d’affichage.
  • Palette des couleurs utilisée doit être spécifiée de manière indépendante.
  • Interdiction du chiffrement et de la sécurité.
  • Utilisation de métadonnées standard est obligatoire.

Règles générales

Les exigences diffèrent légèrement selon que le document est destiné ou non à la publication officielle.

1. Documents non destinés à la publication

Les documents qui ne sont pas destinés à la publication doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A.

Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
  • Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

2. Documents destinés à la publication au RESA

Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication.

Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
  • Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.