Comptes annuels : comment faire votre dépôt

Si vous êtes commerçant et que vous n’êtes pas soumis au plan comptable normalisé, vous devez tout de même effectuer le dépôt de vos comptes annuels auprès du RCS.

Cette prestation permet de déposer les comptes annuels pour un commerçant n’ayant pas l’obligation de les présenter conformément au plan comptable normalisé. Lors de la création de sa demande de dépôt au RCS, le commerçant doit joindre trois documents obligatoires au format PDF/A. Ces documents sont :

  • Le bilan, qui résume la situation financière de votre entreprise à la fin de l’exercice.
  • Le compte de pertes et profits, qui présente les revenus et les dépenses réalisés pendant l’année.
  • L'annexe légale, qui contient des informations complémentaires et obligatoires sur vos comptes.

Conformément aux dispositions légales, les documents comptables ainsi déposés ne donnent pas lieu à publication au RESA et ne sont pas consultables par des tiers.

Formulaire : ce qu'il faut savoir

Après sélection de la prestation Comptes annuels, l’utilisateur doit :

  • Indiquer la date de début et la date de fin de l’exercice des comptes annuels à déposer. Les dates doivent être conformes à celles figurant sur les comptes annuels qui sont joints à la demande.

Après avoir renseigné les informations demandées, l’utilisateur valide la création de sa demande de dépôt de comptes annuels en cliquant sur le bouton Suivant. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire correspondant à la démarche choisie.

Dans le formulaire, au sein de la rubrique Document(s) joint(s), l'utilisateur doit importer les documents comptables en un seul fichier au format PDF/A. Les documents comptables, nécessaires à la validation de sa demande de dépôt, sont à ajouter au sein du champ Pièce(s) à déposer en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe.

Les documents à joindre sont :

  • Le bilan, qui résume la situation financière de votre entreprise à la fin de l’exercice.
  • Le compte de pertes et profits, qui présente les revenus et les dépenses réalisés pendant l’année.
  • L'annexe légale, qui contient des informations complémentaires et obligatoires sur vos comptes.

L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement de la liasse comptable par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de validation. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles. Si l'utilisateur coche Non, il devra faire enregistrer son document directement auprès de l'AED. 

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

La rubrique Récapitulatif reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

Documents à joindre pour le dépôt des comptes annuels

Le commerçant doit regrouper les trois documents obligatoires dans un seul fichier au format PDF/A. Il s’agit des documents suivants :

  • Le bilan, qui résume la situation financière de votre entreprise à la fin de l’exercice.
  • Le compte de pertes et profits, qui présente les revenus et les dépenses réalisés pendant l’année.
  • L'annexe légale, qui contient des informations complémentaires et obligatoires sur vos comptes.

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de validation doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
  • Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par un commerçant, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

  • Dénomination (ex. : Nom du commerçant)
  • Forme juridique (ex. : Commerçant personne physique)
  • Adresse de l'établissement principal (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS du commerçant (ex. : A12345)

Informations utiles pour les documents à transmettre

Les documents destinés à des fins de validation doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
  • Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par un commerçant, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

  • Dénomination (ex. : Nom du commerçant)
  • Forme juridique (ex. : Commerçant personne physique)
  • Adresse de l'établissement principal (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS du commerçant (ex. : A12345)