Rectifier un dépôt

Le dépôt rectificatif permet de corriger une erreur matérielle dans un document déjà déposé au RCS. Il peut s’agir, par exemple, d’un acte notarié, d’un procès-verbal, d’un extrait ou d’une simple mention. Pour faire un dépôt rectificatif, un premier dépôt doit donc déjà exister, et comporter une erreur à corriger.

Afin de faciliter le rectificatif des informations inscrites au RCS, les formulaires de saisie relatifs aux dépôts rectificatifs sont préremplies avec les données inscrites au RCS au moment de la mise à disposition de la demande. La demande doit être accompagnée du ou des documents rectificatifs dont la loi prévoit la publication.

Premières étapes de la demande de rectification d'un dépôt

Création d'une demande relative à une démarche de rectification d'un dépôt

Afin de pouvoir réaliser son dépôt rectificatif, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Pour créer une demande de dépôt rectificatif, il convient de :

1) Sélectionner la démarche Déposer.

2) Renseigner le numéro RCS du commerçant.

3) Sélectionner au sein des démarches administratives disponibles la catégorie Rectifier un dépôt.

Dans la catégorie Rectifier un dépôt, le commerçant accède à la prestation suivante : 

  • Rectifier un dépôt déjà effectué
    Cette prestation permet de corriger une erreur matérielle dans un document déjà transmis au RCS.

Documents à joindre au dépôt rectificatif

Joignez le(s) document(s) qui corrigent l’erreur matérielle figurant dans le dépôt initial. Il peut s’agir :

  • d’un acte rectificatif (par ex. acte notarié),
  • d’un extrait rectificatif (par ex. extrait du contrat de marrage amendé),
  • d’un document rectificatif (par ex. délégation de pouvoir ou procuration).

Ce qui est important :

  • Le dépôt rectificatif n’est possible que s’il existe un premier dépôt contenant l’erreur.
  • Seuls les documents que la loi prévoit de déposer ou de publier peuvent être acceptés.

Informations utiles

Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication. Les documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.
  • Être rédigés dans l’une des trois langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand).

Les documents destinés à des fins de validation doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
  • Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par un commerçant, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

  • Dénomination (ex. : Nom du commerçant)
  • Forme juridique (ex. : Commerçant personne physique)
  • Adresse de l'établissement principal (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS du commerçant (ex. : A12345)

Comment rectifier un dépôt ?

Après sélection de la prestation Rectifier un dépôt déjà effectué, l’utilisateur est invité à sélectionner le dépôt à rectifier en cliquant sur l'option Faire une rectification pour ce dépôt disponible au sein de la colonne Rectifier un dépôt.

Après avoir sélectionné le dépôt à rectifier, l'utilisateur accède à l'écran suivant où il est invité à cocher :

  • La case Oui s'il souhaite rectifier les données précédemment inscrites à l'aide du formulaire de saisie.
  • La case Non s'il ne souhaite pas rectifier les données précédemment inscrites à l'aide du formulaire de saisie.
  • A choisir la langue du formulaire relatif à la demande de dépôt rectificatif.
  • A indiquer s'il souhaite ou non rectifier les documents précèdemment joints.

Après indication de ses choix, l’utilisateur valide la création de sa demande de dépôt rectificatif en cliquant sur le bouton Suivant. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire correspondant au dépôt à rectifier au sein duquel il est invité à procéder aux rectifications des données et/ou des documents à l'origine de sa demande.

Informations importantes

Conditions de validité

Pour qu’un dépôt rectificatif soit accepté par le RCS, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • Erreur matérielle : Le dépôt rectificatif ne peut porter que sur des erreurs matérielles.
  • Identification claire : Le document rectificatif doit clairement indiquer de manière explicite qu’il constitue un rectificatif d’un document déjà déposé.
  • Références du dépôt initial : Le numéro de dépôt du document déjà déposé et qui est à rectifier doit impérativement être indiqué sur le document rectificatif faisant l’objet de la démarche.

Principes administratifs

Une fois déposé au RCS, aucun document ne peut être détruit ou retourné au déposant. Tous les documents déposés, y compris les rectificatifs, sont conservés dans le dossier de l’entité concernée. Le RCS ne procède à aucun retrait des pièces déjà enregistrées. Les dépôts rectificatifs sont soumis au paiement de frais administratifs. En respectant ces exigences, le dépôt rectificatif permet de garantir l’exactitude et la conformité des informations enregistrées au RCS.

Aides générales