Immatriculation d'une ASBL auprès du RCS

Par souci de transparence, le grand public peut vérifier les données inscrites au RCS. Même si elles n’ont pas de but lucratif, les ASBL sont appelées à financer leurs actions et donc à collecter et manipuler des fonds.

La lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme appelle chacun à faire preuve de transparence notamment dans la traçabilité et la comptabilité. En parallèle, les tiers (donateurs, autorités nationales, autres parties intéressées) doivent pouvoir obtenir des informations de qualité dans leurs relations avec les ASBL : des informations exactes, précises et à jour.

D’après la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, l'ASBL dois inclure dans ses statuts les éléments suivants :

• La dénomination
• La description précise du but
• La commune du siège de l’ASBL au Grand-Duché du Luxembourg
• Les informations (nom, prénom, adresse) sur chaque membre-fondateur
• Le montant maximum des cotisations
• Le nombre minimum de membres (qui ne peut être inférieur à deux) et conditions d’entrée et de sortie des membres
• Le mode de nomination, de cessation de fonctions et de révocation des administrateurs
• La destination du patrimoine en cas de dissolution
• La durée du mandat des administrateurs (qui ne peut excéder 6 ans)
• Le mode de nomination, cessation de fonctions et révocation des personnes représentant l’association ainsi que l’étendue de leurs pouvoirs
• Le cas échéant : le mode de nomination, cessation de fonctions et révocation du délégué à la gestion journalière ainsi que l’étendue de ses pouvoirs
• Le mode de nomination du réviseur d’entreprises agréé pour les grandes ASBL, les ASBL d’utilité publique et les fondations
• La durée de l’association lorsqu’elle n’est pas illimitée

Ces données sont à reprendre au sein de l'acte constitutif que l'ASBL doit joindre à sa demande d'immatriculation.

Important : toute modification aux statuts doit être transmise par voie électronique au RCS dans le mois de sa survenance, aux fins de publication au RESA.

Les démarches auprès du RCS se font par le biais de dépôts électroniques effectués sur le site internet de LBR, gestionnaire du RCS. Pour accéder aux formalités de dépôt en ligne, l’utilisateur doit au préalable s’authentifier par certificat sur le site internet de LBR.

Pour compléter les données adéquates relatives à l'immatriculation de l'ASBL, l'utilisateur doit séléctionner

• la démarche Immatriculer
• la catégorie Association / Fondation
• sélectionner la forme juridique Association sans but lucratif (ASBL) (le cas échéant indiquer la mention supplémentaire)

Après indication de ses choix, l'ASBL est redirigé vers le formulaire de saisie où elle complète les informations conformément à celles inscrites dans ses statuts.

Pour s’authentifier sur le site Internet de LBR et accéder aux différents services proposés (1ère immatriculation au RCS et démarches administratives au RCS et au RBE ), l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié soit par certificat électronique LuxTrust, soit via l’application GouvID, soit par certificat eIDAS, offrant au minimum un niveau de sécurité substantiel.

Les informations que l'ASBL est tenu d'inscrire et de maintenir à jour au RCS incluent notamment :

• Dénomination
• Forme juridique (ASBL)
• Adresse précise du siège
• Objet
• Date de constitution
• Durée
• Exercice social
• Mandataires

Les informations suivantes sont également à indiquer selon les cas :

• Pouvoir général des administrateurs
• Délégué à la gestion journalière pour les ASBL ou fondations qui en nomment un
• Représentant permanent (personne physique) pour toute ASBL ou fondation qui nomme un mandataire personne morale (administrateur / délégué / liquidateur)
• Réviseur d’entreprises agréé obligatoirement pour les grandes ASBL, les ASBL d’utilité publique et les fondations

Le document suivant doit être joint à la demande d'immatriculation au RCS :

• Acte constitutif de l'ASBL (rédigé sous seing privé ou par acte notarié)

Ce document est destiné à la publication au RESA, consultable par les tiers et est à enregistrer par le gestionnaire du RCS au moment du dépôt (si rédigé sous seing privé). 

Dans le cas d'une ASBL d’utilité publique est également à joindre à la demande :

• Arrêté grand-ducal reconnaissant l’utilité publique

Les documents qu'une ASBL doit transmettre au gestionnaire du RCS doivent respecter les conditions suivantes :

• Être présenté au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.)..
• Ne pas contenir d’images.
• Ne pas avoir été numérisé.
• Être rédigé avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigé en police de caractère noire sur fond blanc.

Veuillez consulter notre aide générale pour la préparation des documents au format PDF/A.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse du siège (ex. : 1 rue de Luxembourg, L-1234 Luxembourg)

Modèles de documents

• Modèle de statuts relatif à la constitution d’une nouvelle ASBL conformément à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif
  Ce document fournit un modèle de statuts à utiliser pour constituer une nouvelle ASBL conformément aux exigences de la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous guide sur les informations essentielles à intégrer lors de la création de l’association.


• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Guichets d’assistance LBR

Il est possible (moyennant majoration tarifaire) de recourir aux guichets d’assistance au dépôt, mis en place par LBR. Pour ce faire il est nécessaire de contacter le Helpdesk afin de fixer un rendez-vous, au 26 428 1 ou à l’adresse helpdesk@lbr.lu.

La mission traditionnelle du réviseur d’entreprises est de s’assurer, par des vérifications approfondies, que les comptes annuels d’une entreprise ou d'une association donnent une image fidèle de sa situation financière.

Un réviseur d’entreprises agréé a reçu un agrément officiel de la CSSF (Commission de surveillance du secteur financier).