Dépôt rectificatif
Définition et portée du dépôt rectificatif
Le dépôt rectificatif concerne tout acte ou document, qu’il s’agisse d’actes notariés, d’actes sous seing privé, d’extraits d’actes, de mentions ou de toute autre pièce, visant à rectifier une erreur matérielle figurant dans un document précédemment déposé.
Ce type de dépôt suppose nécessairement qu’un dépôt initial ait été effectué et qu’il contienne une erreur matérielle nécessitant correction.
Conditions de validité
Pour qu’un dépôt rectificatif soit accepté par le RCS, les conditions suivantes doivent être respectées :
1. Erreur matérielle :
Le dépôt rectificatif ne peut porter que sur des erreurs matérielles.
2. Identification claire :
Le document rectificatif doit clairement indiquer de manière explicite qu’il constitue un rectificatif d’un document déjà déposé.
3. Références du dépôt initial :
Le numéro de dépôt du document déjà déposé et qui est à rectifier doit impérativement être indiqué sur le document rectificatif faisant l’objet de la démarche.
Principes administratifs
Une fois déposé au RCS, aucun document ne peut être détruit ou retourné au déposant. Tous les documents déposés, y compris les rectificatifs, sont conservés dans le dossier de l’entité concernée. Le RCS ne procède à aucun retrait des pièces déjà enregistrées.
Les dépôts rectificatifs sont soumis au paiement de frais administratifs.
En respectant ces exigences, le dépôt rectificatif permet de garantir l’exactitude et la conformité des informations enregistrées au RCS.
Toute demande de rectification des informations inscrites au RCS au titre d'une personne ou d’une entité immatriculée, doit être déposée auprès du RCS par le biais de la démarche Rectifier un dépôt.
La demande doit être accompagnée du ou des documents rectificatifs dont la loi prévoit la publication.
Afin de pouvoir réaliser sa demande de dépôt rectificatif, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS.
Afin de faciliter le rectificatif des informations inscrites au RCS, le formulaire de saisie relatif au dépôt rectificatif est préremplie avec les données inscrites au RCS au moment de la mise à disposition de la demande.
Après avoir sélectionner cette démarche, l’utilisateur avance sur l’écran suivant où il est invité à sélectionner le dépôt à rectifier.
L’utilisateur accède ainsi à une liste des dépôts reprenant l’ensemble des dépôts effectués auprès du RCS pour l’entité concernée.
Au sein de cette liste des dépôts, l’utilisateur doit sélectionner le dépôt à rectifier.
Après avoir identifié le dépôt à rectifier, l’utilisateur valide son choix en cliquant sur le lien Faire une rectification pour ce dépôt accessible au sein de la colonne Rectifier un dépôt.
Après avoir sélectionné le dépôt à rectifier, l’utilisateur avance sur l’écran suivant où il doit indiquer ses choix, à savoir :
1. S’il souhaite rectifier ou compléter les données inscrites à l’aide de la demande de rectification :
- En cochant la case Oui, l’utilisateur souhaite procéder à une rectification des données inscrites.
- En cochant la case Non, l’utilisateur ne souhaite pas rectifier les données inscrites.
2. S’il souhaite rectifier les documents préalablement déposés :
- En cochant la case Oui, l’utilisateur souhaite procéder à une rectification d’un ou de plusieurs documents préalablement déposés.
- En cochant la case Non, l’utilisateur ne souhaite pas rectifier les documents préalablement déposés.
3. Choisir la langue du formulaire de saisie relatif à la demande de rectification.
En cochant les deux cases Oui, l’utilisateur peut simultanément procéder à la rectification des données déjà inscrites et rectifier un ou des documents préalablement déposés.
Important : Dans le cadre du dépôt des données financières, l’utilisateur doit, lors d’un rectificatif, déposer l’entièreté des documents qui constituent la liasse comptable.
Même si, par exemple, seule une pièce d’un document joint est à rectifier, les éventuelles autres pièces devront aussi être jointes et les déclarations eCDF devront être à nouveau renseignées.
Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire dans ce cas de préparer une nouvelle version des déclarations, mais que la version précédemment déposée peut être réutilisée pour le rectificatif.
Veillez donc à vous munir des informations nécessaires à la rectification ainsi que des documents concernant la rectification.
Après indication de ses choix, l’utilisateur valide la création de sa demande de dépôt rectificatif en cliquant sur le bouton Suivant.
L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie correspondant à la démarche choisie.
L’utilisateur peut également accéder à sa demande de rectification au sein de la rubrique Mes demandes à finaliser disponible dans son espace client accessible via le menu Mon Compte. L’utilisateur peut ainsi consulter ou compléter sa demande de dépôt en cours de préparation.
