1) Commande d'extraits et de certificats

En accédant à la page d’Accueil du LBR, l’utilisateur peut procéder à la commande de documents relatifs aux informations inscrites au dossier d’une entité immatriculé en cliquant sur la tuile Commander. L’utilisateur accède ainsi à des services sécurisés lui permettant de commander des :

  • Extraits RCS
    Cet extrait consiste en l’émission par le gestionnaire du RCS, d’un résumé des données que l’entité doit communiquer au RCS aux fins d’inscription.

  • Certificat de disponibilité de dénomination
    Ce certificat atteste de la disponibilité ou de la non-disponibilité de la ou des dénomination(s) demandée(s) par rapport aux dénominations des entités déjà immatriculées auprès du RCS.

  • Certificats de non-inscription d’une décision judiciaire (certificat négatif)
    Ce certificat consiste en l’émission par le gestionnaire du RCS, d’un document qui atteste qu’aucune décision de justice n’est inscrite au RCS au titre de cette entité.

  • Extraits RBE (sous certaines conditions)
    Cet extrait consiste en l’émission par le gestionnaire du RBE, d’un résumé de la déclaration des bénéficiaires effectifs que l’entité doit communiquer au RBE aux fins de déclaration.

  • Certificats de non-inscription des bénéficiaires effectifs  (sous certaines conditions)
    Ce certificat consiste en l’émission par le gestionnaire du RBE, d’un document qui atteste qu’aucun bénéficiaire effectif n’est déclaré au RBE au titre de cette entité.

En cliquant sur la tuile Commander, l’utilisateur accède à un pop-up lui permettant d’utiliser la fonctionnalité de recherche ainsi que procéder à la commande d’un certificat de disponibilité de dénommination.

Avant de pouvoir procéder à la commande de documents, l’utilisateur doit effectuer une recherche afin d’identifier et de sélectionner l’entité immatriculée pour laquelle une commande de documents doit être faite, en saisissant comme critère de recherche soit son Numéro RCS, soit sa Dénomination.

Après avoir rechercher, puis identifier et sélectionner l’entité immatriculée pour laqelle l’utilisateur souhaite procéder à la commande de document, ce dernier est redirigé vers l’écran d’authentification au sein duquel il doit indiquer le mode d’authentification souhaitée.

Après avoir fait son choix, l’utilisateur est invité à suivre les instructions indiquées à l’écran pour procéder à sa connexion au site LBR. Une fois la connexion par authentification établie, l’utilisateur accède à l’écran présentant les détails de l’entité en question.

Une fois la recherche effectuée et l'entité identifiée, l’utilisateur accède à l’écran présentant les détails de l’entité sélectionnée.

Les détails de l’entité incluent :

  • Nom de l’entité immatriculée
  • Numéro d'immatriculation RCS
  • Adresse du siège social
  • Date d'immatriculation au RCS
  • Forme juridique
  • Le cas échéant, la liste des succursales pour l’entité en question

Étape 1 : Choix des documents

En sélectionnant cette prestation, l’utilisateur est invité à sélectionner le(s) document(s) à commander parmi la liste à l’écran :

  • Extrait du registre de commerce et des sociétés (RCS)

  • Extrait du registre des bénéficiaires effectifs (RBE) (le cas échéant)
    Pour effectuer une demande d’extrait RBE, l’utilisateur doit obligatoirement saisir le Code PIN qui lui a été transmis par courrier dans le cadre de l’accès à son propre dossier RBE. 

  • Certificat de non-inscription d’une décision judiciaire (le cas échéant)

Le montant de la commande s’affiche dans le champ Coût de la commande (HTVA) situé en haut à droite de l’écran. Le lien Voir grille tarifaire renseigne l’utilisateur sur les tarifs en vigueur pour le type de prestation sélectionnée.

Pour commander l’extrait et/ou le certificat, l’utilisateur doit indiquer son choix en sélectionnant les cases à cocher. Une fois sa sélection faite, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Étape suivante.

Étape 2 : Configuration des documents

Une fois la connexion au site LBR finalisée, l’utilisateur accède à l’écran lui permettant de configurer l'extrait et/ou le certificat.

A cette étape, l’utilisateur doit indiquer ses choix quant à la configuration du/des document(s). L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

L'extrait et/ou le certificat peut être émis sous format électronique et/ou sur papier sécurisé.

L’utilisateur dispose ainsi des options suivantes :

  • Sélection de la langue du document :
    Cette section permet à l’utilisateur de choisir la langue du certificat en cochant l’une des cases disponibles.

  • Sélection du ou des formats et options des documents :
    Cette section permet à l’utilisateur de choisir entre les deux formats de documents disponibles en cochant les cases correspondantes.
    • Le Format électronique signifie que le document est établi avec une signature électronique qualifiée automatique garantissant l’authenticité et l’intégrité du document.

    • Le Format papier sécurisé avec signature manuscrite signifie que le document est établi et signé manuellement, comportant le nom et le prénom de l'agent les ayant signés, pour le compte du gestionnaire du RCS.

L’utilisateur se voie également proposer la possibilité d’activer l’option Appliquer une configuration spécifique à mes différents documents en cliquant sur le curseur. 

Via cette option, l’utilisateur peut configurer individuellement chacun des documents de sa commande. En activant cette option, l’utilisateur se voie proposé un menu sur la droite de l’écran lui permettant de configurer de manière spécifique chacun des documents à commander.

Afin de configurer spécifiquement chacun des documents, l’utilisateur doit indiquer ses choix parmi les options proposées, puis cliquer sur le bouton Document suivant pour poursuivre la configuration spécifique souhaitée à chaque document.

Si uniquement la commande au Format électronique est sélectionnée, l’utilisateur doit valider ses choix en cliquant sur le bouton Étape suivante.

Si la commande au Format papier sécurisé est également sélectionnée, l’utilisateur doit valider son choix en cliquant sur le bouton Continuer.

En cliquant sur le bouton Continuer, l’utilisateur est redirigé vers l’écran afin de saisir les informations de livraison pour l’envoi postal du document sous format papier sécurisé. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Une fois les informations requises saisies, l’utilisateur est invité à cliquer sur le bouton Étape suivante. A l’Étape suivante (Étape 3 : Vérification de la commande), l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande.

Étape 3 : Vérification de la commande

A l’Étape suivante, l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

L’utilisateur finalise sa commande en cliquant sur le bouton Ajouter au panier.

Après avoir validé sa commande en cliquant sur le bouton Ajouter au panier, l’utilisateur accède au Détail de son panier, présentant un récapitulatif de sa commande.

L’utilisateur peut supprimer une commande de son panier en cliquant sur l’icône Poubelle.

Dans le cas d’une authentification par connexion anonyme, l'utilisateur doit indiquer une adresse e-mail valide. Un lien de téléchargement lui sera ensuite transmis afin de lui permettre d’accéder à la quittance de paiement ainsi qu’aux documents commandés en version électronique.

Afin de valider sa commande, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Confirmer la commande. Par cette action, l’utilisateur marque la volonté de procéder au paiement de toutes les demandes du panier. L’ensemble des demandes constitue une commande. Le paiement est réalisé à travers la plateforme sécurisée de paiement électronique Saferpay de SIX Card Solutions.

 

Une fois le processus de paiement finalisé et pour autant que le paiement soit accepté, l’utilisateur est ensuite redirigé vers l’écran Bon de commande confirmée.

L’utilisateur peut imprimer son bon de commande confirmée au format PDF en cliquant sur le bouton Imprimer la commande.

Dans le cas d’une commande d’extrait et/ou de certificat sous format électronique :

  • Avec une Authentification par Connexion anonyme, le document sera mis à disposition au sein d’un espace temporaire qui sera communiqué à l’utilisateur par e-mail à l’adresse renseignée lors du passage de la commande.

  • Avec une Authentification par Certificat, le document sera mis à disposition au sein de la rubrique Suivi de mes demandes disponible dans l’espace client accessible via le menu Mon Compte.

Des notifications sont automatiquement envoyées par e-mails à l’utilisateur :

  • Pour lui confirmer la réception de sa commande par LBR.
  • Pour lui confirmer le traitement de sa commande par LBR.

Si l’utilisateur ne souhaite pas recevoir ces e-mails, il lui est possible d’en désactiver la réception depuis le menu Mon compte et de sélectionner Mes informations et préférences.

Prestation disponible

Comment commander un certificat de disponibilité ?

L’utilisateur a la possibilité de procéder à la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination. Cette prestation est recommandée avant de procéder à une immatriculation ou à une modification de la dénomination d'une entité immatriculée et permet à l’utilisateur de s'assurer que la dénomination choisie est bien disponible.
Ce certificat atteste de la disponibilité ou de la non-disponibilité de la ou des dénomination(s) demandée(s) par rapport aux dénominations des entités déjà immatriculées auprès du RCS.

La prestation relative à la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination est accessible aussi bien par une authentification par connexion anonyme que par une authentification par certificat.

Étape 1 : Saisie de la dénomination

En sélectionnant cette prestation, l’utilisateur accède à l’écran lui permettant de saisir la ou les dénominations exactes pour laquelle/lesquelles il souhaite vérifier la disponibilité au RCS.

Au sein du champ Entrez la dénomination souhaitée, l’utilisateur doit saisir la dénomination à vérifier. L’utilisateur peut vérifier la disponibilité d’une ou de plusieurs dénominations en cliquant sur le bouton Ajouter une dénomination. Pour supprimer une dénomination ajoutée, l’utilisateur n’a qu’à cliquer sur le bouton Poubelle.

En fonction de la ou des dénominations saisies par l’utilisateur, le montant de la commande s’affiche dans le champ Coût de la commande (HTVA) situé en haut à droite de l’écran. Le lien Voir grille tarifaire renseigne l’utilisateur sur les tarifs en vigueur pour le type de prestation sélectionnée. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Après saisie des informations demandées, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Étape suivante. A l’Étape suivante, l’utilisateur est redirigé vers l’écran d’authentification au sein duquel il est invité à sélectionner le mode d’authentification souhaité.

Pour la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination, une authentification par connexion anonyme est suffisante.

4 modes d’authentification sont proposés :

  • Authentification par connexion anonyme
  • Authentification par certificat LuxTrust
  • Authentification via l’application GouvID
  • Authentification par certificat électronique eIDAS

Après avoir fait son choix, l’utilisateur est invité à suivre les instructions indiquées à l’écran pour procéder à sa connexion au site LBR. 

Étape 2 : Configuration des documents

Une fois la connexion au site LBR finalisée, l’utilisateur accède à l’écran lui permettant de configurer le certificat de disponibilité de dénomination.

A cette étape, l’utilisateur doit indiquer ses choix quant à la configuration du certificat. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Le certificat de disponibilité de dénomination peut être émis sous format électronique et/ou sur papier sécurisé.

L’utilisateur dispose ainsi des options suivantes :

  • Sélection de la langue du document :
    Cette section permet à l’utilisateur de choisir la langue du certificat en cochant l’une des cases disponibles.
    La case Français est sélectionnée par défaut car actuellement seule la version française du document peut être émise par le RCS.

  • Sélection du ou des formats et options des documents :
    Cette section permet à l’utilisateur de choisir entre les deux formats de documents disponibles en cochant les cases correspondantes.
    • Le Format électronique signifie que le certificat de disponibilité est établi avec une signature électronique qualifiée automatique garantissant l’authenticité et l’intégrité du certificat.

    • Le Format papier sécurisé avec signature manuscrite signifie que le certificat de disponibilité est établi et signé manuellement, comportant le nom et le prénom de l'agent les ayant signés, pour le compte du gestionnaire du RCS.

Si uniquement la commande au Format électronique est sélectionnée, l’utilisateur doit valider ses choix en cliquant sur le bouton Étape suivante.

Si la commande au Format papier sécurisé est également sélectionnée, l’utilisateur doit valider son choix en cliquant sur le bouton Continuer. En cliquant sur le bouton Continuer, l’utilisateur est redirigé vers l’écran afin de saisir les informations de livraison pour l’envoi postal du certificat de disponibilité sous format papier sécurisé. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Une fois les informations requises saisies, l’utilisateur est invité à cliquer sur le bouton Étape suivante. A l’Étape suivante (Étape 3 : Vérification de la commande), l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande.

Étape 3 : Vérification de la commande

A l’Étape suivante, l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

L’utilisateur finalise sa commande en cliquant sur le bouton Ajouter au panier.

Après avoir validé sa commande en cliquant sur le bouton Ajouter au panier, l’utilisateur accède au Détail de son panier, présentant un récapitulatif de sa commande.

L’utilisateur peut supprimer une commande de son panier en cliquant sur l’icône Poubelle.

Afin de valider sa commande, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Confirmer la commande. Par cette action, l’utilisateur marque la volonté de procéder au paiement de toutes les demandes du panier. L’ensemble des demandes constitue une commande. Le paiement est réalisé à travers la plateforme sécurisée de paiement électronique Saferpay de SIX Card Solutions.

Après avoir cliqué sur le bouton Confirmer la commande, l’utilisateur se voie redirigé vers l’écran suivant Option d’enregistrement d’une carte de crédit lui offrant la possibilité d’enregistrer ou pas une carte de crédit pour de futurs paiements. L’utilisateur doit choisir si Oui ou Non il souhaite enregistrer son moyen de paiement.
Attention : La fonctionnalité d’enregistrement des données de carte de crédit nécessite obligatoirement une authentification par certificat de l’utilisateur. Une authentification par connexion anonyme ne permet pas d’utiliser cette fonctionnalité.

Pour ce faire, l’utilisateur doit indiquer son choix en cochant soit :

  • La case Oui indiquant sa volonté d’enregistrer son moyen de paiement.
  • La case Non indiquant son souhait de na pas enregistrer son moyen de paiement.

Pour valider son choix, l’utilisateur est invité à cliquer sur le bouton Étape suivante. Lors de l’Étape suivante, un pop-up informatif sur le Mode de paiement apparait à l’écran.

Pour continuer la procédure de paiement, cliquer sur le bouton Oui. L’utilisateur est redirigé vers la plateforme de paiement sécurisé Saferpay. L’utilisateur doit simplement suivre les instructions à l’écran pour finaliser le processus de paiement. Pour annuler la procédure de paiement, cliquer sur le bouton Non.

Une fois le processus de paiement finalisé et pour autant que le paiement soit accepté, l’utilisateur est ensuite redirigé vers l’écran Bon de commande confirmée.

L’utilisateur peut imprimer son bon de commande confirmée au format PDF en cliquant sur le bouton Imprimer la commande.

Dans le cas d’une commande de certificat de disponibilité sous format électronique :

  • Avec une Authentification par Connexion anonyme, le certificat de disponibilité sera mis à disposition au sein d’un espace temporaire qui sera communiqué à l’utilisateur par e-mail à l’adresse renseignée lors du passage de la commande.

  • Avec une Authentification par Certificat, le certificat de disponibilité sera mis à disposition au sein de la rubrique Suivi de mes demandes disponible dans l’espace client accessible via le menu Mon Compte.

Des notifications sont automatiquement envoyées par e-mails à l’utilisateur :

  • Pour lui confirmer la réception de sa commande par LBR.
  • Pour lui confirmer le traitement de sa commande par LBR.

Si l’utilisateur ne souhaite pas recevoir ces e-mails, il lui est possible d’en désactiver la réception depuis le menu Mon compte et de sélectionner Mes informations et préférences.

Conseils

La Recherche par Numéro RCS : comment cela fonctionne ?

Le moyen le plus efficace pour rechercher / identifier une entité immatriculée est d’effectuer une recherche à partir de son numéro RCS.

Pour effectuer une recherche par numéro RCS, l’utilisateur doit connaître le numéro RCS exact et puis valider sa recherche en cliquant sur le bouton Rechercher.

L’utilisateur est dès lors automatiquement redirigé vers l’écran présentant le dossier de l’entité pour laquelle la consultation est souhaitée.

La Recherche par Dénomination : comment cela fonctionne ?

La recherche par dénomination s'appuie sur les informations suivantes, qu'elles concernent l'établissement principal ou une succursale :

  • Dénomination actuelle et ses éventuelles traductions ou abréviations (ou nom et prénom pour un commerçant).
  • Enseignes commerciales actuelles et leurs éventuelles abréviations.
  • Dénomination historique et ses éventuelles traductions ou abréviations.
  • Enseignes commerciales historiques et leurs éventuelles abréviations.

L'utilisateur valide les critères de recherche en cliquant sur le bouton Rechercher.

La Recherche par Dénomination : résultats possibles

Si un seul résultat correspond aux critères de recherche, l’utilisateur est automatiquement redirigé vers l’écran présentant le dossier de l’entité concernée par la consultation.

Si plusieurs résultats correspondent aux critères de recherche, l'utilisateur doit sélectionner l’entité concernée par la consultation en cliquant sur son Numéro RCS. Après avoir sélectionnée l’entité concernée par la consultation, l’utilisateur est redirigé vers l’écran présentant le dossier de l’entité sélectionnée.

Si l'entité recherchée ne figure pas dans la liste, l'utilisateur doit affiner ses critères de recherche.

Si aucun résultat n'est trouvé, un message d'erreur s’affiche, invitant l'utilisateur à modifier ses critères de recherches et à relancer sa recherche.