La date de naissance d’une ou plusieurs personne(s) physique(s) inscrite(s) semble être incorrecte

Explication

Au moins une personne physique inscrite dans le dossier de votre entité présente une date de naissance qui semble incorrecte ou douteuse. Il peut s’agir, par exemple, d’une erreur de saisie lors de l’encodage de la date de naissance, ou d’une date manifestement incohérente (par exemple une personne apparaissant comme centenaire).

Vous devez donc mettre à jour le dossier en corrigeant la date de naissance de la ou des personnes concernées. Le cas échéant, si la personne concernée n’exerce plus aucune fonction au sein de votre entité, vous devez procéder à sa radiation. La mise à jour de ces informations permet de refléter correctement la situation de votre entité.

Comment corriger la date de naissance incorrecte ou douteuse ?

Pour corriger une date de naissance incorrecte ou douteuse concernant une ou plusieurs personnes physiques inscrites, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Cela consiste à mettre à jour les informations des personnes concernées en renseignant une date de naissance correcte.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois la langue choisie, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Associés pour accéder aux informations à modifier. 

En cliquant sur la petite flèche, vous pouvez afficher les informations de l'associé concerné et vérifier que sa date de naissance est bien correcte.

Dans la partie Saisie des données, pensez à vérifier les deux parties :

  • celle concernant les Associés,
  • ainsi que celle relative aux Mandataires.

Dans l’exemple présenté dans le cadre des explications fournies, vous pouvez voir que, dans la rubrique Date de naissance, la date indiquée comporte une erreur concernant l'année de naissance.

Pour corriger la date de naissance pour la personne concernée, cliquez sur l’option Modifier afin de débloquer les champs de saisie et effectuer les modifications nécessaires.

Cas de figure 1 - L'associé et/ou mandataire dispose d'un numéro d'identification national luxembourgeois
Dans ce cas, vous devez répondre Oui à la question correspondante et renseigner le numéro d'identification national au sein du champ spécialement prévu à cet effet.

La rubrique Date de naissance pour la personne concernée sera alors corrigée automatiquement.

Cas de figure 2 - L'associé et/ou le mandataire ne dispose pas d'un numéro d'identification national luxembourgeois
Dans ce cas, vous devez répondre Non à la question correspondante. Rendez-vous ensuite dans la rubrique Date de naissance pour corriger la date de naissance pour la personne concernée. 

Une fois les modifications effectuées, cliquez ensuite sur le bouton Saisir les données relatives à la création du numéro d'identification national luxembourgeois pour passer à l’étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Création du numéro d'identification national luxembourgeois

Dans la rubrique Numéro d'identification national luxembourgeois à créer, les informations suivantes sont à renseigner dans le but de créer le numéro d’identification national luxembourgeois :

  • Nom(s)
  • Prénom(s)
    Il est impératif de renseigner tous les prénoms de la personne physique.
  • Date, lieu et pays de naissance
  • Genre (masculin, féminin, inconnu)
  • Nationalité
    A partir de la liste déroulante, l’ensemble des nationalités de la personne physique sont à renseigner.
  • Adresse du domicile privé (numéro, rue, code postal, localité, pays) – pièce justificative à fournir. L’adresse complète est à renseigner et pas uniquement la localité et le pays.

Dans ce cas, vous devez également joindre une pièce d’identité et, si nécessaire, un justificatif de domicile. Ces documents servent à la création du numéro d’identification national luxembourgeois par le gestionnaire du RCS lors du traitement de la demande.

Il est important que les informations indiquées dans la demande correspondent exactement à celles figurant sur les documents joints.

Lors d’une demande de création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez indiquer l’adresse du domicile privé de la personne dans la rubrique Résidence habituelle. C’est à cette adresse que le numéro d’identification national sera envoyé.

Il est donc obligatoire de renseigner toutes les informations de l’adresse (numéro, rue, code postal, localité et pays), en conformité avec les données figurant sur le document justificatif joint à la demande. Indiquer uniquement la localité et le pays n’est pas suffisant.

Pour justifier de l’identité de la personne, pour laquelle un numéro d’identifiant national est à créer, une des pièces suivantes, en cours de validité, doit être transmise à des fins de contrôle :

  • Un passeport :
    Lorsque plusieurs nationalités sont renseignées et que toutes ne figurent pas sur un seul justificatif, une pièce justificative correspondant à chacune d'elles doit être jointe à la demande de dépôt. Dans le cas où plusieurs passeports sont soumis en tant que justificatifs, il est recommandé de les regrouper dans un seul document numérisé.

  • Une carte nationale d’identité.

Pour justifier de l’adresse du domicile privé (si cette information ne figure pas sur la pièce d’identité), une des pièces suivantes doit être transmise à des fins de contrôle. Elle ne doit pas dater de plus de 6 mois :

  • une certificat de résidence délivrée par les communes (ou un document officiel de l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile) ;

  • une déclaration sur l’honneur émanant de la personne concernée tamponnée ou contresignée par l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile, une ambassade, un notaire, un commissariat de police ;

  • si aucune de ces pièces ne peut être produite : une facture d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone ou d’accès internet.

A noter que ces pièces ne sont pas énumérées dans un ordre de priorité.

Vous devez indiquer si vous êtes autorisé à recevoir le numéro d’identification national luxembourgeois pour la personne concernée. 

  • Si vous sélectionnez Oui : le numéro d’identification national sera affiché dans la preuve de dépôt, téléchargeable à la fin de la démarche.
  • Si vous sélectionnez Non : le numéro ne figurera pas dans la preuve de dépôt. Il sera envoyé par courrier directement à la personne concernée, à l’adresse indiquée dans la demande.

Une fois les informations complétées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour poursuivre la démarche.

Publication

Aucune publication n’est requise pour la mise à jour de la date de naissance. Une fois cette information correctement renseignée, vous pouvez poursuivre la démarche. Pour ce faire, cliquez sur la rubrique Récapitulatif afin de vérifier les informations saisies et passer à l’étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.