Guide de mise en conformité - Régularisation des manquements constatés
Cette page vous aide à comprendre les manquements relevés dans votre dossier et les démarches à suivre pour les corriger. Pour chaque manquement, vous trouverez une page explicative qui décrit ce qui pose problème et vous donne des indications générales pour comprendre la situation et savoir comment la régulariser. L’objectif est de vous guider simplement afin que vous puissiez mettre votre dossier à jour dans les meilleurs délais.
Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.
Important : Après la prise en compte des modifications dans le dossier de l’entité, la mise à jour de la liste des manquements affichée dans ce dossier peut prendre jusqu’à 24 heures.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je obtenir un délai supplémentaire pour régulariser mon dossier avant l’application des sanctions ?
Les délais de la procédure de mise en conformité sont fixés par la loi. Le gestionnaire du Registre de commerce et des sociétés (RCS) doit appliquer ces délais et ne peut pas accorder de délai supplémentaire sur demande.
L’entité concernée doit donc effectuer les démarches nécessaires dans le délai prévu afin d’éviter les mesures liées à la procédure de mise en conformité.
Est-ce normal que suite à la mise à jour mon dossier, le message de manquements persiste ?
Oui. Après la validation des modifications apportées au dossier de l’entité, la mise à jour de la liste des manquements peut prendre jusqu’à 24 heures.
Nous vous invitons à patienter pendant ce délai avant de vérifier à nouveau la situation de l’entité.
Pourquoi ai-je reçu un courrier pour non-dépôt des comptes annuels alors que j’ai déposé les comptes consolidés ?
La législation distingue deux obligations différentes :
- le dépôt des comptes annuels, prévu par l’article 75 et suivants de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises ;
- le dépôt des comptes consolidés, prévu par l’article 1770-1 de la loi modifiée du 10 août 1915 sur les sociétés commerciales.
Ces dépôts répondent à des obligations différentes et doivent être effectués séparément via les démarches prévues à cet effet sur notre site internet.
Si vous avez uniquement procédé au dépôt des comptes consolidés, nous vous invitons à effectuer également le dépôt des comptes annuels et des documents associés dans les meilleurs délais sous la prestation « Comptes annuels ».
Pourquoi ai-je reçu un courrier indiquant que les mandats ne sont pas à jour alors qu’ils le sont ?
Veuillez vérifier que la durée des mandats inscrits au RCS pour les administrateurs, gérants, commissaires ou réviseurs d’entreprises agréés n’est pas arrivée à échéance.
Même si les personnes concernées exercent toujours leurs fonctions, un manquement peut être constaté lorsque la date de fin de mandat renseignée au RCS est expirée et qu’aucun renouvellement ou prolongation n’a été publié.
Dans ce cas, une mise à jour du dossier doit être effectuée afin de refléter la situation juridique actuelle de l’entité.
Quelles informations dois-je renseigner lorsque j’ai reçu un courrier indiquant que l’exercice social n’est pas inscrit ?
Vous devez renseigner les dates de début et de fin de l’exercice social de l’entité.
À titre d’exemple :
- Exercice social : du 01/01 au 31/12 ;
- Exercice raccourci : du 01/01/2025 au 31/01/2025.
Les dates à renseigner doivent correspondre à celles prévues par les statuts ou par la décision ayant modifié l’exercice social de l’entité.
Pourquoi dois-je modifier mon adresse alors qu’elle est inscrite ainsi depuis longtemps et qu’elle est identique à celle figurant sur mon site internet ?
L’ancienneté d’une inscription au RCS ou la présence d’une adresse sur un site internet ne garantit pas que celle-ci soit conforme aux exigences légales applicables aux informations publiées au RCS. Le RCS doit assurer la publication d’informations exactes, complètes et permettant d’identifier sans ambiguïté le siège de chaque entité.
Une demande de mise en conformité peut notamment être adressée lorsque :
- l’adresse inscrite est incomplète (par exemple : absence du numéro de rue, du code postal ou de la localité) ;
- l’adresse inscrite ne correspond pas aux données officielles du Registre national des localités et des rues (CACLR) et ne permet donc pas d’identifier correctement le siège de l’entité.
Dans ces situations, l’entité doit communiquer une adresse complète, exacte et conforme aux références officielles (rue, numéro, code postal et localité) et accomplir les formalités nécessaires afin de mettre son dossier en conformité.
La présence d’une adresse sur un site internet n’a pas la même portée juridique qu’une inscription au RCS. Les informations publiées au RCS doivent respecter les exigences légales en matière de publicité et d’identification des entités immatriculées.