Un ou plusieurs représentants permanents sont inscrits pour la(les) succursale(s) d'une entreprise étrangère, alors que leur dossier a été radié du RCS

Explication

Une ou plusieurs personnes morales sont inscrites comme représentants permanents pour la ou les succursales, alors que leur propre dossier a été radié du RCS. Ces personnes ne peuvent donc plus exercer cette fonction. Vous devez mettre à jour les informations relatives à vos représentants permanents pour corriger cette situation.

Comment corriger les informations relatives aux représentants permanents (suite à leur radiation du RCS) ?

Pour mettre à jour ces informations, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Cela consiste à vérifier, parmi vos représentants permanents personnes morales, lequel a été radié du RCS, puis à le retirer de la liste des représentants permanents de la succursale. Si nécessaire, vous devrez inscrire la ou les personnes qui exerceront désormais cette fonction.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner, dans la liste proposée, la succursale que vous souhaitez modifier, puis choisir la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Représentants permanents de la succursale pour accéder aux informations à modifier.

Vous devez vérifier, parmi vos représentants permanents personnes morales, lequel a été radié du RCS en recherchant son dossier directement dans le RCS.

Une fois identifié, vous devez le radier de votre liste de représentants permanents.

Si nécessaire, ajoutez ensuite les personnes physiques ou morales qui disposent désormais du pouvoir d’engager la succursale en cliquant l'option Ajouter un représentant permanent.

Pour rechercher un dossier au RCS, allez dans la rubrique Consulter et cliquez sur la tuile Dossier d’une entreprise ou d’une association.

Dans le moteur de recherche qui s’affiche, entrez le numéro RCS de la personne morale inscrite comme représentant permanent de la succursale.

Après avoir consulté les différents dossiers RCS de vos représentants permanents personnes morales, vous pourrez identifier le représentant permanent dont le dossier est radié du RCS. C’est cette personne morale que vous devrez supprimer de votre liste de représentants permanents inscrits dans votre dossier RCS.

Une fois le représentant permanent personne morale identifié, dont le dossier RCS est radié, vous devez le supprimer de votre liste de représentants permanents en cliquant simplement sur l'option Rayer.

Si nécessaire, ajoutez ensuite les personnes morales ou physiques qui disposent désormais du pouvoir d’engager la succursale.

Pour ajouter un représentant permanent, cliquez sur l'option Ajouter un représentant permanent, choisissez le Type de personne, puis complétez les informations demandées.

Veuillez noter que ces informations doivent obligatoirement être indiquées dans le document que vous allez joindre pour la publication. 

Une fois les informations modifiées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour passer à l'étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Publication

Rubrique de la demande où vous devez ajouter le document destiné à la publication au RESA. Ce document ne revêt pas de forme particulière, mais doit être rédigé sous la forme d’un extrait. Cela signifie qu’il doit reprendre uniquement les informations qui ont été modifiées, telles que prévues par la loi, sans reproduire l’intégralité de l’acte ou du document d’origine.

Le document doit être un PDF au format PDF/A texte. Pour l’ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Document(s) destiné(s) à la publication. Le chargement peut prendre un peu de temps, car chaque fichier est automatiquement vérifié pour s’assurer qu’il respecte bien la norme PDF/A. Une fois cette étape terminée, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.