La durée de mandat du(des) représentant(s) permanent(s) de la(les) succursale(s) d'une entreprise étrangère est échue

Explication

La durée de mandat d’un ou de plusieurs représentants permanents de la ou des succursales est arrivée à expiration. Si un représentant n’est plus en fonction, vous devez le radier de votre liste de mandataires  et, si nécessaire, inscrire un nouveau mandataire. S’il est toujours en fonction, veuillez simplement renouveler son mandat. La mise à jour de ces informations permet de refléter correctement la situation de votre entité.

Comment corriger la durée de mandat des représentants permanents de la succursale ?

Pour mettre à jour ces informations, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Deux situations peuvent se présenter :

  • Le mandat est arrivé à échéance et n’a pas été renouvelé : dans ce cas, vous devez rayer ce mandataire de votre liste, car il n’est plus en fonction.
  • Le mandat est arrivé à échéance mais le mandataire reste en fonction : dans ce cas, il suffit de mettre à jour les informations en modifiant la durée de son mandat.

Ces ajustements permettent de maintenir une liste de mandataires correcte et à jour.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner, dans la liste proposée, la succursale que vous souhaitez modifier, puis choisir la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Représentants permanents de la succursale pour accéder aux informations à modifier.

Cas de figure 1 - Le mandat est échu et n’a pas été renouvelé
Dans ce cas, vous devez supprimer ce mandataire de votre liste, car il n’est plus en fonction. Pour le supprimer, cliquez simplement sur l’option Rayer.

Pour ajouter un représentant permanent, cliquez sur l'option Ajouter un représentant permanent, choisissez le Type de personne, puis complétez les informations demandées.

Cas de figure 2 - Le mandat est échu mais le mandataire reste en fonction
Dans ce cas, il suffit de mettre à jour les informations en modifiant la durée de son mandat. Cliquez d’abord sur la petite flèche pour afficher les informations du mandataire à modifier.

Dans l’exemple présenté dans le cadre des explications fournies, vous pouvez voir, dans la rubrique Durée du mandat, que le mandat a expiré en mai 2025.

Pour renouveler le mandat, cliquez sur l’option Modifier afin de débloquer les champs de saisie et effectuer les modifications nécessaires.

Rendez-vous ensuite dans la rubrique Durée du mandat pour corriger les informations, selon le cas de figure correspondant à la situation de votre entité.

La durée du mandat peut être déterminée ou indéterminée :

  • Si aucune durée n’est prévue dans l’acte de nomination, sélectionnez Indéterminée.

  • Si l’acte de nomination prévoit une durée précise, sélectionnez Déterminée jusqu’à une date fixe ou bien Déterminée jusqu’à une prochaine assemblée générale et indiquez la date de fin du mandat.

Dans tous les cas, la nouvelle date de début du mandat doit être renseignée. Elle correspond à la date à laquelle le mandat est renouvelé. Cette date doit être rensignée dans le champ Date de nomination.

Une fois les modifications effectuées, cliquez soit sur la rubrique Publication ou sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Publication

Rubrique de la demande où vous devez ajouter le document destiné à la publication au RESA. Ce document ne revêt pas de forme particulière, mais doit être rédigé sous la forme d’un extrait. Cela signifie qu’il doit reprendre uniquement les informations qui ont été modifiées, telles que prévues par la loi, sans reproduire l’intégralité de l’acte ou du document d’origine.

Le document doit être un PDF au format PDF/A texte. Pour l’ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Document(s) destiné(s) à la publication. Le chargement peut prendre un peu de temps, car chaque fichier est automatiquement vérifié pour s’assurer qu’il respecte bien la norme PDF/A. Une fois cette étape terminée, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.