Un ou plusieurs représentants permanents de la(les) succursale(s) sont mineurs

Explication

Une ou plusieurs personnes inscrites comme représentants permanents de la succursale sont mineures. Or, seules des personnes majeures peuvent légalement représenter et engager l’entité. Vous devez donc corriger les informations relatives aux représentants permanents de la succursale autorisés à engager l’entité afin de ne conserver que des personnes majeures dans ces fonctions.

Comment corriger les informations relatives aux représentants permanents autorisés à engager la succursale ?

Pour mettre à jour ces informations, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Cela consiste à modifier la liste des représentants permanents de la succursale disposant du pouvoir d’engager l’entité, en supprimant les personnes mineures et en inscrivant, le cas échéant, les personnes majeures qui disposent effectivement de cette capacité.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner, dans la liste proposée, la succursale que vous souhaitez modifier, puis choisir la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Représentants permanents de la succursale pour accéder aux informations à modifier.

Comme seules les personnes majeures peuvent représenter et engager l’entité, vous devez supprimer la personne mineure de la liste de vos représentants permanents.

Pour la supprimer, cliquez simplement sur l’option Rayer.

Pour ajouter un représentant permanent, cliquez sur l'option Ajouter un représentant permanent, choisissez le Type de personne, puis complétez les informations demandées.

Une fois les informations modifiées, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.