Les derniers comptes/rapports annuels n'ont pas été déposés

Explication

L’entité n’a pas déposé les comptes annuels de l’exercice concerné dans les délais légaux. Le dépôt des comptes annuels au RCS est obligatoire pour chaque exercice comptable. Il permet de tenir les informations de l’entité à jour. Comme les comptes n’ont pas été déposés dans les délais, la situation de l’entité n’est pas conforme. Vous devez donc déposer les comptes annuels manquants dès que possible afin de régulariser la situation.

Comment déposer les comptes annuels ?

Pour déposer les comptes annuels, vous devez effectuer un dépôt des données financières auprès du RCS. Cela consiste à transmettre les comptes annuels correspondant à l’exercice concerné, conformément aux formats et exigences applicables.

  • Certaines entreprises doivent établir leurs comptes selon le plan comptable normalisé (PCN). Dans ce cas, les informations doivent d’abord être complétées sur la plateforme eCDF, puis déposées au RCS.

  • Les entreprises qui établissent leurs comptes selon les normes comptables internationales (IFRS) ne sont pas soumises au plan comptable normalisé. Pour ces entreprises, la préparation via eCDF n’est pas requise.

Le dépôt des comptes annuels au RCS se fait donc de deux manières différentes, selon que l’entreprise est soumise ou non au plan comptable normalisé.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Comptes annuels (eCDF) : comment faire votre dépôt ?

Cette prestation permet à votre entité de déposer ses documents comptables au RCS, après leur préparation et validation sur la plateforme eCDF. Lors de la création de la demande de dépôt, les données déjà validées sur eCDF peuvent être reprises directement.

Le cas échéant, l’entité doit également joindre les autres documents exigés par la loi, au format PDF/A (par exemple l’annexe ou les rapports requis). Une fois le dépôt effectué, la publication de la mention du dépôt au RESA est réalisée automatiquement par LBR.

Après avoir choisi la prestation Comptes ennuels (eCDF), vous accédez à un écran où vous devez indiquer la date de début et la date de fin de l’exercice comptable concerné. Ces dates doivent correspondre à celles figurant sur les comptes annuels joints à la demande.

Une fois les informations renseignées, cliquez sur Suivant pour accéder au formulaire et finaliser la demande de dépôt.

Dans la rubrique Déclaration eCDF, sélectionnez la déclaration eCDF concernée à l’aide de la liste déroulante (plan comptable).

Les autres documents, tels que le bilan, le compte de profits et pertes et le tableau de passage, sont ajoutés automatiquement. Ils ne peuvent pas être modifiés.

Par défaut, la déclaration la plus récemment préparée sur la plateforme eCDF est sélectionnée. Si nécessaire, vous pouvez mettre à jour la liste en cliquant sur le bouton Rafraîchir.

Pour poursuivre votre démarche, cliquez ensuite sur le bouton Compléter la publication.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Publication

Rubrique de la demande où vous devez ajouter le ou les documents destinés à la publication au RESA. Vous devez joindre les documents en un seul fichier, au format PDF/A texte. Pour l'ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Documents à publier par mention. C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant :

  • L'annexe légale.
  • Le rapport de gestion (si applicable).
  • Le rapport de contrôle des comptes (si applicable).
  • La proposition d’affectation des résultats (si applicable).
  • L'affectation des résultats (si applicable).

Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton Ajouter les documents à joindre pour passer à l'étape suivante.

Documen(s) joint(s)

Rubrique de la demande où vous devez ajouter devez ajouter le ou les documents nécessaires à la validation de votre demande de dépôt. Les documents doivent être joints en un seul fichier, au format PDF/A, dans le champ Pièce(s) à déposer, en cliquant sur Ajouter la pièce jointe. Ces documents ne sont ni publiés au RESA, ni consultables par des tiers.

C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant, les autres documents liés aux comptes annuels (par exemple la liste des mandataires légaux ou des personnes chargées du contrôle des comptes). Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton Vérification de la demande pour passer à l'étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Comptes annuels : comment faire votre dépôt ?

Cette prestation permet à votre entité de déposer ses documents comptables au RCS, sans passer par la plateforme eCDF. Cela concerne uniquement des cas particuliers prévus par la loi :

  • Les entreprises visées par l’article 13 du Code de commerce ;
  • Celles qui ont obtenu une dérogation selon l’article 27 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 ;
  • Celles qui établissent leurs comptes annuels selon les normes comptables internationales (IFRS).

L’entité doit également joindre les documents exigés par la loi, au format PDF/A :

  • Comptes annuels : bilan, comptes de profits et pertes et annexe légale
  • Solde des comptes repris au plan comptable normalisé incluant le tableau de passage (si applicable)
  • Rapport de gestion (si applicable)
  • Rapport de la personne chargée du contrôle des comptes (si applicable)
  • Autres documents qui se rapportent aux comptes annuels (proposition d’affectation des résultats, affectation des résultats, liste des mandataires légaux, et de la ou des personnes en charge du contrôle des comptes…)

Après avoir choisi la prestation Comptes annuels, vous accédez à un écran où vous devez indiquer la date de début et la date de fin de l’exercice comptable concerné. Ces dates doivent correspondre à celles figurant sur les comptes annuels joints à la demande.

Une fois les informations renseignées, cliquez sur Suivant pour accéder au formulaire et finaliser la demande de dépôt.

Dans la rubrique Publication, vous devez ajouter le ou les documents destinés à la publication au RESA. Vous devez joindre les documents en un seul fichier, au format PDF/A texte. Pour l'ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Documents à publier par mention. C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant :

  • Le bilan, qui résume la situation financière de votre entreprise à la fin de l’exercice.
  • Le compte de pertes et profits, qui présente les revenus et les dépenses réalisés pendant l’année.
  • L'annexe légale, qui contient des informations complémentaires et obligatoires sur vos comptes.
  • Rapport de gestion (si applicable).
  • Rapport de la personne chargée du contrôle des comptes (si applicable).
  • La proposition d’affectation des résultats (si applicable).
  • L'affectation des résultats (si applicable).

Pour poursuivre votre démarche, cliquez ensuite sur le bouton Ajouter les documents à joindre.

Formulaire : informations additionnelles

Documen(s) joint(s)

Rubrique de la demande où vous devez ajouter devez ajouter le ou les documents nécessaires à la validation de votre demande de dépôt. Les documents doivent être joints en un seul fichier, au format PDF/A, dans le champ Pièce(s) à déposer, en cliquant sur Ajouter la pièce jointe. Ces documents ne sont ni publiés au RESA, ni consultables par des tiers.

C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant, les autres documents liés aux comptes annuels (par exemple la liste des mandataires légaux ou des personnes chargées du contrôle des comptes). Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton Vérification de la demande pour passer à l'étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.