La date de naissance d’un ou plusieurs bénéficiaires effectifs semble être incorrecte
Explication
Au moins une personne physique inscrite en tant que bénéficiaire effectif ou dirigeant principal dans le dossier de votre entité présente une date de naissance qui semble incorrecte ou douteuse. Il peut s’agir, par exemple, d’une erreur de saisie lors de l’encodage de la date de naissance, ou d’une date manifestement incohérente (par exemple une personne apparaissant comme centenaire).
Vous devez donc mettre à jour le dossier en corrigeant la date de naissance de la ou des personnes concernées. Le cas échéant, si la personne concernée n'est plus à considérer comme bénéficiaire effectif ou dirigeant principal de votre entité, vous devez la radier de votre liste des bénéficiaires effectifs ou des dirigeants principaux. La mise à jour de ces informations permet de refléter correctement la situation de votre entité.
Comment vérifier la date de naissance de vos bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux ?
Pour vérifier la date de naissance de vos bénéficiaires effectifs ou de vos dirigeants principaux, consultez la liste correspondante dans le dossier RBE de votre entité. Cette liste affiche, pour chaque personne inscrite, les informations déclarées, dont la date de naissance. Vous pouvez ainsi vérifier facilement que cette date est correcte.
À partir du menu Consulter, sélectionnez la rubrique Dossier d’une entreprise ou d’une association pour accéder au dossier RCS / RBE de l’entité.
Après avoir indiqué le numéro RCS de l’entité dans le moteur de recherche, vous accédez directement à son dossier.
Depuis l’écran principal du dossier RCS / RBE de l’entité, sélectionnez l’onglet Bénéficiaires effectifs. Cet onglet vous permet de consulter la liste de vos bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux, ainsi que les informations les concernant.
Dans l’exemple présenté dans le cadre des explications fournies, vous pouvez constater que, pour l’un des bénéficiaires effectifs, la date de naissance indiquée semble douteuse, car elle laisse apparaître un âge supérieur à cent vingt ans.
Pour corriger cette information, vous devez d'abord radier cette personne de la liste des bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux, puis procéder à sa réinscription en renseignant la date de naissance correcte.
Comment corriger la date de naissance incorrecte ou douteuse ?
Pour corriger une date de naissance incorrecte ou douteuse concernant une ou plusieurs personnes physiques inscrites comme bénéficiaires effectifs ou dirigeants principaux, vous devez effectuer une modification de vos bénéficiaires effectifs auprès du RBE. Cela consiste à mettre à jour les informations des personnes concernées en renseignant une date de naissance correcte.
Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.
Pour mettre à jour la liste des bénéficiaires effectifs / dirigeants prinicpaux de votre entité au RBE, sélectionnez la catégorie Bénéficiaires effectifs, puis choisissez la prestation Modification des bénéficiaires effectifs.
Une fois la prestation sélectionnée, vous accédez à l'écran sur lequel vous devez obligatoirement cocher la case relative à la Déclaration sur l’honneur afin de certifier que vous êtes dûment mandaté(e) pour effectuer la modification.
Si vous ne la cochez pas, vous ne pourrez pas continuer la démarche de modification des bénéficiaires effectifs.
Après avoir coché la case Déclaration sur l’honneur, un pop-up s’ouvre et vous permet d’indiquer votre code PIN dans le champ prévu à cet effet. Ce code vous a été envoyé par courrier et vous permet d'accéder à votre dossier RBE.
Une fois le code PIN saisi, cliquez sur Continuer.
Après avoir cliqué sur Continuer, vous accédez à l'écran sur lequel vous devez choisir la langue du formulaire.
Selon le type de bénéficiaires effectifs initialement déclarés pour votre entité :
- Si votre modification concerne les bénéficiaires effectifs, cliquez sur le bouton Modifier.
- Si votre modification concerne les dirigeants principaux, cliquez sur le bouton Modifier.
En cliquant sur le bouton Modifier correspondant à votre situation, vous êtes redirigé vers le formulaire affichant la liste des bénéficiaires effectifs ou des dirigeants principaux concernés.
Dans la partie Saisie des données à inscrire, vous accédez à la liste de vos bénéficiaires effectifs.
Après avoir identifié la personne dont la date de naissance est douteuse, veuillez la radier de la liste en cliquant sur l'option Radier.
Cliquez ensuite sur l'option Ajouter un bénéficiaire effectif afin de réinscrire cette personne avec les informations correctes. Dans ce cas, vous devez à nouveau joindre les pièces justificatives requises.
Si la personne concernée n’est plus à considérer comme bénéficiaire effectif de votre entité, vous devez la radier définitivement de la liste et, le cas échéant, inscrire un nouveau bénéficiaire effectif.
Pour réinscrire le bénéficiaire effectif, vous devez d’abord indiquer si la personne à déclarer dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois.
- Sélectionnez Oui si la personne possède un numéro d’identification national luxembourgeois.
- Sélectionnez Non si la personne n’en possède pas.
Modification des bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux (suite à leur radiation)
Formulaire de saisie : ce qu'il faut savoir
Bénéficiaires effectifs
Si vous sélectionnez l’option Oui, les champs de saisie nécessaires s’affichent automatiquement. Vous devez alors compléter les informations demandées afin de poursuivre la modification. Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action permet de contrôler les données renseignées. Les éventuelles erreurs ou informations manquantes sont indiquées en rouge à l’écran. Vous devez les corriger avant de continuer.
Après validation de la saisie, vous pouvez accéder à l’étape suivante en cliquant sur la rubrique Vérification de ma demande. Si le bénéficiaire effectif dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois, aucune pièce justificative n’est requise pour finaliser la déclaration.
Si vous sélectionnez l’option Non, les champs de saisie nécessaires s’affichent automatiquement. Vous devez alors compléter les informations demandées afin de poursuivre la modification. Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action permet de contrôler les données renseignées. Les éventuelles erreurs ou informations manquantes sont indiquées en rouge à l’écran. Vous devez les corriger avant de continuer.
Après validation de la saisie, vous passez à l’étape suivante en cliquant sur la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration.
Dans la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration, vous devez obligatoirement joindre la pièce justificative requise dans le champ Pièces justificatives en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. La liste des documents à joindre est proposée en fonction des informations renseignées dans la rubrique Saisie des données à inscrire. Pour poursuivre la modification, cliquez ensuite sur le lien Aller à la mise au panier.
La rubrique Vérification de ma demande présente un récapitulatif de la demande de modification afin de permettre à l’utilisateur de la vérifier avant son ajout au panier. Vous pouvez visualiser le récapitulatif de votre demande de modification au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. Si vous constatez une erreur, vous pouvez revenir aux étapes précédentes afin d’accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique concernée et corriger les informations.
Si les informations sont correctes, vous devez obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez également renseigner une référence libre dans le champ Ma référence de déclaration afin de mieux organiser vos demandes. Pour finaliser votre modification, cliquez sur le bouton Ajouter la demande au panier.
Dirigeants principaux
Si vous sélectionnez l’option Oui, les champs de saisie nécessaires s’affichent automatiquement. Vous devez alors compléter les informations demandées afin de poursuivre la modification. Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action permet de contrôler les données renseignées. Les éventuelles erreurs ou informations manquantes sont indiquées en rouge à l’écran. Vous devez les corriger avant de continuer.
Après validation de la saisie, vous pouvez accéder à l’étape suivante en cliquant sur la rubrique Vérification de ma demande. Si le dirigeant principal dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois, aucune pièce justificative n’est requise pour finaliser la déclaration.
Si vous sélectionnez l’option Non, les champs de saisie nécessaires s’affichent automatiquement. Vous devez alors compléter les informations demandées afin de poursuivre la modification. Une fois tous les champs complétés, cliquez sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action permet de contrôler les données renseignées. Les éventuelles erreurs ou informations manquantes sont indiquées en rouge à l’écran. Vous devez les corriger avant de continuer.
Après validation de la saisie, vous passez à l’étape suivante en cliquant sur la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration.
Dans la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration, vous devez obligatoirement joindre la pièce justificative requise dans le champ Pièces justificatives en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. La liste des documents à joindre est proposée en fonction des informations renseignées dans la rubrique Saisie des données à inscrire. Pour poursuivre la modification, cliquez ensuite sur le lien Aller à la mise au panier.
La rubrique Vérification de ma demande présente un récapitulatif de la demande de modification afin de permettre à l’utilisateur de la vérifier avant son ajout au panier. Vous pouvez visualiser le récapitulatif de votre demande de modification au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. Si vous constatez une erreur, vous pouvez revenir aux étapes précédentes afin d’accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique concernée et corriger les informations.
Si les informations sont correctes, vous devez obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez également renseigner une référence libre dans le champ Ma référence de déclaration afin de mieux organiser vos demandes. Pour finaliser votre modification, cliquez sur le bouton Ajouter la demande au panier.
Informations à inscrire au RBE - Bénéficiaires effectifs ou dirigeants principaux
Comment compléter le champ relatif au numéro d'identification national luxembourgeois ?
Le numéro d’identification national luxembourgeois est à inscrire au RBE, pour les bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux ayant un tel numéro. Dans cette hypothèse, aucune pièce justificative n’est à joindre.
Comment compléter le champ relatif au numéro d'identification étranger ?
Le numéro d’identification étranger à renseigner doit correspondre à celui figurant sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration.
Cas de figure 1 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro d’identification national étranger
- Dans le cas où un numéro d’identification national existe dans le pays, ce numéro est à indiquer dans la déclaration. Il doit également apparaître sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration. Il est à noter que dans ce cas, dans la mesure où le numéro d’identification national étranger a été renseigné dans la déclaration, il n’y a pas lieu d’indiquer le numéro du document d’identité dans la déclaration au RBE.
Cas de figure 2 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro du document d’identité (en l’absence de numéro d’identification national)
- En cas d’absence de numéro d’identification national unique, le numéro à indiquer dans la déclaration au RBE est le numéro du document d’identité présenté (ex : numéro du passeport). Seul ce numéro sera accepté, tout autre numéro, même s’il figure sur la pièce présentée, sera refusé.
De même, lorsque qu’un document présente différents numéros d’identification nationale (ex : numéro d’identification fiscale et numéro de sécurité sociale), alors le numéro du document d’identité présenté est à indiquer. Les numéros de documents acceptés sont ceux présents sur les documents d’identité acceptés pour justifier de l’identité de la personne (Carte d’identité - Passeport - Titre / carte de séjour - Carte de résident - Permis de conduire).
Important : Conformément à la mise à jour des numéros d’identification nationaux luxembourgeois attribués aux personnes physiques inscrites au RCS, les entités déclarantes sont tenues de s’assurer de la concordance des données déclarées. Il leur incombe, le cas échéant, de procéder sans délai à la mise à jour du numéro d’identification étranger précédemment communiqué, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.
Comment compléter les champs relatifs aux nom et prénom(s) ?
- Pour le bénéficiaire effectif ou dirigeant principal disposant d’un numéro d’identification national luxembourgeois, l’information relative au nom et au(x) prénom(s) à reprendre sur le formulaire doit correspondre exactement à l’information figurant au Registre national des personnes physiques.
- Pour le bénéficiaire effectif ou dirigeant principal ne disposant pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois, l’information à communiquer doit être conforme à la pièce justificative qui sera à joindre, permettant d’établir l’identité de la personne. Si la personne a plusieurs prénoms, ils sont tous à indiquer sur le formulaire. En ce qui concerne le champ relatif au nom, il convient de reprendre l’information telle qu’elle figure sur la pièce officielle justificative. A noter que les caractères tels que les guillemets, les virgules ou les parenthèses ne sont pas à inscrire dans ces champs.
Pour de plus amples informations, consultez notre FAQ - Numéro d'identification national luxembourgeois.
Comment inscrire la nature et l’étendue des intérêts effectifs détenus ?
Les champs relatifs à la nature et à l’étendue des intérêts effectifs détenus ne sont proposés que dans l’hypothèse où des bénéficiaires effectifs personnes physiques ont pu être identifiés. Si les dirigeants principaux sont à inscrire, ces champs ne sont pas proposés sur le formulaire de déclaration.
- Nature des intérêts effectifs : L’information à reprendre au niveau de ce champ concerne uniquement la nature des intérêts détenus. Il peut s’agir par exemple de parts sociales, d’actions, de participations au capital ou de droits de vote.
- Étendue : L’information à reprendre vise spécifiquement l’étendue précise des intérêts effectifs détenus. Il ne suffit pas d’y indiquer « strictement supérieur à 25% ». Il peut s’agir par exemple d’un pourcentage ou d’une proportion.
Dans l’hypothèse où un type d’intérêt effectif est à ajouter, l'utilisateur est invité à cliquer sur l'option Ajouter un type d’intérêt effectif pour que les champs s’ouvrent et puissent être complétés.