FAQ - Numéro d'identification national luxembourgeois

Il s’agit du numéro tel que prévu par la loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l’identification des personnes physiques, plus communément connu sous l’appellation « numéro de matricule » ou « numéro CNS ».

Ce numéro doit être renseigné pour toute personne physique inscrite ou à inscrire au RCS, au sein du dossier d’une entité immatriculée, à quelque titre que ce soit (en qualité d’associé, de mandataire, de commissaire…).

Il existe toutefois quelques exceptions où ce numéro n’est pas à communiquer :

• lorsque la personne physique est un mandataire judiciaire, nommé dans le cadre d’une procédure inscrite au RCS,
• lorsque la personne physique est mandataire d’une société de droit étranger ayant ouvert une succursale au Grand-Duché de Luxembourg.

Oui, ce numéro doit être également renseigné pour les représentants permanents d’une succursale luxembourgeoise d’une personne morale de droit étranger. Seules les personnes physiques inscrites en qualité de mandataires de la personne morale de droit étranger ne sont pas concernées par l’inscription de ce numéro.

Oui. Au sein du dossier d'une entité inscrite au RCS, le déposant aura la possibilité simultanément

• de demander, le cas échéant, la création d'un numéro d'identification national luxembourgeois ;
• ainsi que procéder, le cas échéant, à la mise à jour du numéro d'identification national luxembourgeois existant.

Non car la demande de création d’un identifiant national luxembourgeois ne peut être réalisée que par l’entité immatriculée ou par son mandataire qui demandera la création d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois pour les personnes physiques inscrites ou à inscrire au sein de son dossier.

Il convient de rappeler qu'un seul numéro d'identification national luxembourgeois peut-être attribué par personne physique.

Si plusieurs demandes visant à créer un numéro d'identification ont été introduites en parallèle pour une même personne physique, inscrite ou à inscrire, le numéro sera créé sur base de la 1^ère demande à être traitée et acceptée par le gestionnaire du RCS. Les autres demandes de création en cours pour la même personne seront traitées par le gestionnaire comme une demande de mise à jour d’un numéro d’identification national d’ores et déjà existant et ce numéro sera directement intégré au sein des autres demandes soumises pour validation auprès du gestionnaire du RCS.

Le déposant sera informé de l’adaptation de sa demande, suite à la création du numéro d’identification national créé et ce numéro lui sera communiqué s’il a mandat pour recevoir cette information.

Non. Toute demande de dépôt initiée par le déposant ne pourra être transmise que par ce dernier au gestionnaire du RCS. Le déposant n’aura pas la possibilité de transmettre la demande à un tiers pour procéder à la saisie des données.

Il existe trois possibilités pour faire cette mise à jour :

• Lors d’un dépôt d’immatriculation ou d’inscription,
• lors d’un dépôt de modification,
• par le biais de la prestation spécifique « Mise à jour de l’identifiant national luxembourgeois des personnes physiques inscrites au RCS ».

En utilisant la prestation spécifique « Modification »

Si une entité immatriculée au RCS dispose de plusieurs mandataires, le déposant a la possibilité, par le biais de cette prestation, de modifier les informations relatives aux mandataires de manière individuelle et à des moments distincts. Cette prestation permet ainsi de soumettre une demande de modification au RCS pour chaque mandataire concerné, selon les besoins et le calendrier choisis par le déposant.

En utilisant la prestation spécifique « Mise à jour du numéro d'identification national luxembourgeois pour les personnes physiques inscrites au RCS »

Si une entité immatriculée au RCS dispose de plusieurs mandataires, le déposant a l’obligation, par le biais de cette prestation, de modifier les informations relatives pour l’ensemble des mandataires de manière simultanée. Dans le cas contraire, la demande de mise à jour ne pourra pas être trasnsmise au RCS.

Dans un premier temps et ce jusqu’au 31 mai 2025, la prestation de mise à jour reste gratuite.

Il est important de souligner que la demande de création d’un numéro d’identification national luxembourgeois est gratuite.

À compter du 1^er juin 2025, cette prestation deviendra payante.

À défaut de mise à jour des numéros d’identification nationaux luxembourgeois dans les délais impartis, LBR se réserve le droit de restreindre l’accès aux dépôts pour les entités concernées, tant que ces numéros n’ont pas été communiqués à LBR et jusqu’à régularisation de leur situation.

Cette restriction sera effective à partir du 1^er octobre 2025, date à laquelle le blocage des dépôts deviendra opérationnel.

Non, aucune pièce justificative n’est à joindre en cas d’inscription d’un numéro d‘identifiant national déjà existant pour une personne physique.

Le numéro d’identifiant national luxembourgeois est à communiquer dans le champ du formulaire de réquisition, spécialement prévu à cet effet.

Aucune pièce justificative concernant le numéro d’identifiant national n’est à joindre.

La création de ce numéro devra être demandée dans le cadre de la démarche à effectuer auprès du RCS. Les informations suivantes seront à renseigner au sein du formulaire de réquisition, dans le but de créer le numéro d’identifiant national luxembourgeois :

• Nom(s)
• Prénom(s) :
  Dans ce champ de saisie, il est impératif de renseigner tous les prénoms de la personne physique.
• Date, lieu et pays de naissance
• Genre (masculin, féminin, inconnu)
• Nationalité :
  A partir de la liste déroulante, l’ensemble des nationalités de la personne physique sont à renseigner.
• Adresse du domicile privé (numéro, rue, code postal, localité, pays) – pièce justificative à fournir.
  L’adresse complète est à renseigner et pas uniquement la localité et le pays.

Il est important que les informations saisies au sein du formulaire correspondent aux informations figurant sur la ou les pièce(s) justificative(s) qui sera (seront) à joindre à l’appui de la demande de création du numéro d’identifiant national luxembourgeois (voir Pièces justificatives à joindre).

Les informations relatives au genre, à la nationalité et à l’adresse de la résidence habituelle de la personne physique ne sont pas inscrites au RCS mais seront transmises au Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE) pour être intégrées dans le Registre national des personnes physiques. Elles sont donc communiquées au LBR uniquement pour les besoins de la création du numéro d’identifiant national.

Lors de la communication d’un numéro d’identifiant national existant, l’information relative au(x) nom(s) et au(x) prénom(s) à reprendre sur le formulaire doit correspondre exactement à l’information figurant au registre national des personnes physiques.

Une vérification sera effectué avec le Registre national des personnes physiques. Les informations fournies dans le formulaire de réquisition seront automatiquement remplacées par les données enregistrées dans le Registre national des personnes physiques.

Lors de la demande de création d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois, seul le nom de naissance est à communiquer (le nom d’usage, comme le nom d’épouse par exemple, n’est pas à inscrire dans le champ relatif au nom). Le nom de naissance indiqué doit correspondre à celui figurant sur le document d'identification fourni en tant que pièce justificative accompagnant la demande de dépôt.

Tous les prénoms qui figurent sur la pièce justificative doivent être intégralement inscrits dans le champ relatif au(x) prénom(s). A noter qu’aucune parenthèse ou virgule ne doit figurer dans les champs relatifs au nom et au(x) prénom(s).

Non. Les titres ou fonctions (titre de noblesse, Docteur, etc…) ne sont pas à inscrire dans le champ relatif au nom, même s’ils figurent sur la pièce d’identité de la personne. 

Dans le cadre d’une demande de création d’un numéro d’identifiant national luxembouregois, il convient de communiquer l’adresse du domicile privé de la personne dans la rubrique « Résidence habituelle ». C’est en effet à cette adresse que sera envoyé le numéro d’identifiant national nouvellement crée.

Pour assurer l’envoi du numéro d’identifiant national nouvellement crée, il est impératif de renseigner toutes les informations de correspondance (numéro, rue, code postal, localité, pays) conformément aux données figurant sur la pièce justificative accompagnant la demande de dépôt. La seule indication de la localité et du pays est insuffisante.

Les informations relatives à l’adresse de la résidence habituelle de la personne physique ne sont pas inscrites au RCS mais seront transmises au Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE) pour être intégrées dans le Registre national des personnes physiques. Elles sont donc communiquées au LBR uniquement pour les besoins de la création du numéro d’identifiant national.

A noter que l’adresse qui apparaîtra sur les extraits RCS est celle qui aura été renseignée, lors de l’étape « Saisie des données », au niveau du champ « Adresse privée ou professionnelle » au sein du formulaire.

Il pourra s’agir au choix, de l’adresse privée ou professionnelle de la personne. Il est d’ailleurs précisé dans les formulaires « Adresse privée ou professionnelle ».

Pour justifier de l’identité de la personne, pour laquelle un numéro d’identifiant national est à créer, une des pièces suivantes, en cours de validité, devra être transmise à des fins de contrôle :

• Un passeport :
  Lorsque plusieurs nationalités sont renseignées et que toutes ne figurent pas sur un seul justificatif, une pièce justificative correspondant à chacune d'elles doit être jointe à la demande de dépôt.
  
  Dans le cas où plusieurs passeports sont soumis en tant que justificatifs, il est recommandé de les regrouper dans un seul document numérisé.
  
  
• Une carte nationale d’identité.

Non, les pièces telles qu’un permis de conduire ou un certificat de résidence ne sont pas acceptées. Il convient de joindre impérativement une carte d’identité ou un passeport en cours de validité pour justifier de l’identité de la personne. Si l’adresse du domicile privé est indiquée sur cette pièce, il n’est pas nécessaire de joindre un document supplémentaire.

Attention : Pour les citoyens des États-Unis d’Amérique, le permis de conduire américain constitue une exception et est accepté comme pièce justificative quant à l’identité de la personne.

Pour justifier de l’adresse du domicile privé (si cette information ne figure pas sur la pièce d’identité), une des pièces suivantes doit être transmise à des fins de contrôle. Elle ne doit pas dater de plus de 6 mois :

• une certificat de résidence délivrée par les communes (ou un document officiel de l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile) ;
  
  
• une déclaration sur l’honneur émanant de la personne concernée tamponnée ou contresignée par l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile, une ambassade, un notaire, un commissariat de police ;
  
  
• si aucune de ces pièces ne peut être produite : une facture d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone ou d’accès internet.

A noter que ces pièces ne sont pas énumérées dans un ordre de priorité.

Attention : Pour les citoyens des États-Unis d’Amérique, le permis de conduire américain constitue une exception et est accepté comme pièce justificative quant à la résidence habituelle de la personne.

Il n’y a pas de vérification particulière effectuée par LBR sur l’autorité compétente. En revanche, le numéro de matricule sera adressé par courrier à la personne physique à l’adresse indiquée. Ceci permet de s’assurer que l’adresse communiquée est correcte.

Non.

Aucune certification n’est nécessaire. Une simple copie de facture suffit pour justifier de l’adresse de la personne.

Une facture de téléphone fixe ou mobile est acceptée pour justifier du domicile privé de la personne.

Les documents suivants ne sont pas acceptés pour justifier de l’identité ou de l’adresse du domicile privé de la personne physique pour laquelle la création d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois est demandée : casier judiciaire, demande d’inscription sur les listes électorales, contrat de bail, bulletin fiscal, extrait de banque, contrat d’assurance, facture « Amazon », carte de séjour…

Cette liste est donnée à titre d’exemple et n’est pas exhaustive.

Non, aucun document ne doit être joint pour justifier que le déposant est bien mandaté par la personne pour laquelle une création d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois est demandée. Le fait de cocher la case est suffisant.

Les pièces doivent être rédigées en langue française, allemande, luxembourgeoise ou anglaise.

Pour les pièces qui ne sont pas rédigées dans une de ces langues, une traduction (simple, non assermentée) doit être fournie en complément.

Non. Il n’est pas nécessaire de faire appel à un traducteur officiel. Une traduction non assermentée est suffisante.

Les informations relatives au genre, à la nationalité et à l’adresse de la résidence habituelle de la personne physique ne sont pas inscrites au RCS mais sont transmises au Centre des technologies de l’information de l’Etat (CTIE) pour être intégrées dans le Registre national des personnes physiques. Elles sont donc communiquées au LBR uniquement pour les besoins de la création du numéro d’identifiant national.

A noter que le numéro d’identifiant national luxembourgeois créé ne figurera pas sur les extraits RCS de l’entité concernée et ne sera pas accessible au public. 

Lorsqu’un numéro d’identifiant national luxembourgeois est créé par le gestionnaire du RCS, il est automatiquement envoyé par courrier à l’adresse de la résidence habituelle, communiquée dans le champ du formulaire prévu à cet effet, de la personne physique concernée.

En outre, si la case « Je déclare être dûment mandaté par la personne physique pour recevoir le numéro d’identifiant national créé » a été cochée, la personne ayant effectué la demande de dépôt aura connaissance du numéro créé. Ce dernier apparaîtra sur la preuve de dépôt qu’elle recevra après que celui-ci ait été accepté par le gestionnaire du RCS.

L’obligation de création ou d’inscription d’un numéro d’identifiant national luxembourgeois pour toute personne physique inscrite au RCS vise le RCS.

Ceci a toutefois un impact indirect sur le RBE. En effet, si une personne sans numéro d’identifiant national luxembourgeois est inscrite au RBE et reçoit ultérieurement un numéro de matricule luxembourgeois, via une démarche au RCS, ce numéro sera également à inscrire au RBE.

Non, la démarche de mise à jour doit être faite dans chaque dossier dans lequel la personne physique concernée est inscrite et où son numéro d’identifiant national luxembourgeois doit être communiqué.

Lorsqu’un numéro est à créer par le gestionnaire du RCS, la démarche de création n’est à faire qu’une seule fois pour un dossier. Une fois le numéro créé, il devra être communiqué pour chaque dossier où la personne physique est inscrite.

La standard actuellement en vigueur, fixant une période de 3 jours correspondant au délai de contrôle réservé au gestionnaire du RCS, demeurera applicable.

Si une personne physique s’est déjà vu attribuer un numéro d’identification national luxembourgeois (matricule), mais n’est plus en mesure de le retrouver,elle doit s’adresser au Registre national des personnes physiques (RNPP) par courriel à l’adresse suivante : registre.national@ctie.etat.lu, en indiquant ce fait et en joignant à la demande une copie d’un document d’identité en cours de validité ainsi que l’adresse complète de la résidence personnelle de l’intéressé(e).

Le RNPP fera alors parvenir un extrait mentionnant le numéro d’identification national par voie postale à l’adresse communiquée. Pour des raisons liées à la protection des données personnelles, le numéro d’identification national ne pourra être communiqué ni par courrier électronique, ni par téléphone.

Si un numéro d’identification national luxembourgeois a déjà été attribué à une personne physique et qu’une mise à jour ou une correction des données personnelles s’avère nécessaire, il appartient à la personne concernée d’effectuer les démarches requises conformément à la procédure accessible via le portail MyGuichet.lu, à l’adresse suivante : https://guichet.public.lu/fr/citoyens/citoyennete/registre-national/validation-rectification/rectification-mise-a-jour.html