La durée de mandat de personne(s), ayant le pouvoir d'engager cette entité, est échue

Explication

La durée de mandat d’une ou plusieurs personnes ayant le pouvoir d’engager votre entité est arrivée à expiration. Si un mandataire n’est plus en fonction, vous devez le radier de votre liste de mandataires et, si nécessaire, inscrire un nouveau mandataire. S’il est toujours en fonction, veuillez simplement renouveler son mandat. La mise à jour de ces informations permet de refléter correctement la situation de votre entité.

Comment corriger la durée de mandat des personnes ayant le pouvoir d'engager l’entité ?

Pour mettre à jour ces informations, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Deux situations peuvent se présenter :

Le mandat est arrivé à échéance et n’a pas été renouvelé : dans ce cas, vous devez rayer ce mandataire de votre liste, car il n’est plus en fonction.
Le mandat est arrivé à échéance mais le mandataire reste en fonction : dans ce cas, il suffit de mettre à jour les informations en modifiant la durée de son mandat.

Ces ajustements permettent de maintenir une liste de mandataires correcte et à jour.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification portant unqiuement sur les mandataires, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner la langue du formulaire.

La publication au RESA pour ce type de dépôt est générée automatiquement par le gestionnaire du RCS à partir des informations renseignées dans votre demande.

Une fois la langue choisie, cliquez sur Suivant. Vous serez alors dirigé vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Mandataires pour accéder aux informations à modifier.

Cas de figure 1 - Le mandat est échu et n’a pas été renouvelé
Dans ce cas, vous devez supprimer ce mandataire de votre liste, car il n’est plus en fonction. Pour le supprimer, cliquez simplement sur l’option Rayer.

Pour ajouter un administrateur/gérant, cliquez sur l'option Ajouter un administrateur / gérant, choisissez le Type de personne, puis complétez les informations demandées.

Cas de figure 2 - Le mandat est échu mais le mandataire reste en fonction
Dans ce cas, il suffit de mettre à jour les informations en modifiant la durée de son mandat. Cliquez d’abord sur la petite flèche pour afficher les informations du mandataire à modifier.

Dans la rubrique Mandataires, pensez à vérifier les deux parties :

celle concernant les Administrateurs / Gérants,
ainsi que celle relative aux Délégués à la gestion journalière.

Dans l’exemple présenté dans le cadre des explications fournies, vous pouvez voir, dans la rubrique Durée du mandat, que le mandat a expiré en 2025.

Pour renouveler le mandat, cliquez sur l’option Modifier afin de débloquer les champs de saisie et effectuer les modifications nécessaires.

Rendez-vous ensuite dans la rubrique Durée du mandat pour corriger les informations, selon le cas de figure correspondant à la situation de votre entité.

La durée du mandat peut être déterminée ou indéterminée :

Si aucune durée n’est prévue dans l’acte de nomination, sélectionnez Indéterminée.
Si l’acte de nomination prévoit une durée précise, sélectionnez Déterminée jusqu’à une date fixe ou bien Déterminée jusqu’à une prochaine assemblée générale et indiquez la date de fin du mandat.

Dans tous les cas, la nouvelle date de début du mandat doit être renseignée. Elle correspond à la date à laquelle le mandat est renouvelé. Cette date doit être rensignée dans le champ Date de nomination.

Une fois les modifications effectuées, cliquez soit sur la rubrique Publication ou sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles

En utilisant cette démarche, il n’y a nul besoin de créer et de joindre un document pour publication. En effet, en guise de simplification administrative, la publication au RESA pour ce type de dépôt est générée automatiquement par le gestionnaire du RCS à partir des informations renseignées dans votre demande. Une fois cette étape terminée, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.