Les comptes/rapports annuels de l'exercice 2023 n'ont pas été déposés

Explication

L’entité n’a pas déposé les comptes annuels de l’exercice 2023 dans les délais légaux. Le dépôt des comptes annuels au RCS est obligatoire pour chaque exercice comptable. Il permet de tenir les informations de l’entité à jour. Comme les comptes n’ont pas été déposés dans les délais, la situation de l’entité n’est pas conforme. Vous devez donc déposer les comptes annuels manquants dès que possible afin de régulariser la situation.

Comment déposer les comptes annuels ?

Pour déposer les comptes annuels, vous devez effectuer un dépôt des données financières auprès du RCS. Cela consiste à transmettre les comptes annuels correspondant à l’exercice 2023, conformément aux formats et exigences applicables.

  • Certaines entreprises doivent établir leurs comptes selon le plan comptable normalisé (PCN). Dans ce cas, les informations doivent d’abord être complétées sur la plateforme eCDF, puis déposées au RCS.

  • Les entreprises qui établissent leurs comptes selon les normes comptables internationales (IFRS) ne sont pas soumises au plan comptable normalisé. Pour ces entreprises, la préparation via eCDF n’est pas requise.

Le dépôt des comptes annuels au RCS se fait donc de deux manières différentes, selon que l’entreprise est soumise ou non au plan comptable normalisé.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Comptes annuels (eCDF) : comment faire votre dépôt ?

Cette prestation permet à votre entité de déposer ses documents comptables au RCS, après leur préparation et validation sur la plateforme eCDF. Lors de la création de la demande de dépôt, les données déjà validées sur eCDF peuvent être reprises directement.

Le cas échéant, l’entité doit également joindre les autres documents exigés par la loi, au format PDF/A (par exemple l’annexe ou les rapports requis). Une fois le dépôt effectué, la publication de la mention du dépôt au RESA est réalisée automatiquement par LBR.

Après avoir choisi la prestation Comptes ennuels (eCDF), vous accédez à un écran où vous devez indiquer la date de début et la date de fin de l’exercice comptable concerné. Ces dates doivent correspondre à celles figurant sur les comptes annuels joints à la demande.

Une fois les informations renseignées, cliquez sur Suivant pour accéder au formulaire et finaliser la demande de dépôt.

Dans la rubrique Déclaration eCDF, sélectionnez la déclaration eCDF concernée à l’aide de la liste déroulante (plan comptable).

Les autres documents, tels que le bilan, le compte de profits et pertes et le tableau de passage, sont ajoutés automatiquement. Ils ne peuvent pas être modifiés.

Par défaut, la déclaration la plus récemment préparée sur la plateforme eCDF est sélectionnée. Si nécessaire, vous pouvez mettre à jour la liste en cliquant sur le bouton Rafraîchir.

Pour poursuivre votre démarche, cliquez ensuite sur le bouton Compléter la publication.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Publication

Rubrique de la demande où vous devez ajouter le ou les documents destinés à la publication par mention au RESA. Vous devez joindre les documents en un seul fichier, au format PDF/A. Pour l'ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Documents à publier par mention. C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant :

  • L'annexe légale.
  • Le rapport de gestion (si applicable).
  • Le rapport de contrôle des comptes (si applicable).
  • La proposition d’affectation des résultats (si applicable).
  • L'affectation des résultats (si applicable).

Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton Ajouter les documents à joindre pour passer à l'étape suivante.

Informations utiles

Les documents comptables destinés à la publication par mention au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrés au format PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas dépasser une taille de 40 Mo.
  • Ne pas comporter de signature électronique.
  • Ne comporter aucune protection (mot de passe, restriction d'accès ou de modification).
  • Ne contenir aucune page vide.

Informations complémentaires : Dépôt des comptes annuels par des professionnels

Les exigences techniques suivantes sont également à respecter :

a. Si le document est numérisé au format texte

  • La taille maximale est de 160 Ko par page.
  • La résolution recommandée est comprise entre 200 et 300 dpi.

b. Si le document contient des images numérisées ou converties

  • La taille maximale est de 300 Ko par page.
  • La résolution des images doit être comprise entre 70 et 600 dpi.
  • Les images ne doivent pas être compressées, à l'exception de la compression CCITT Fax Decode Group 4.
  • Si des images au format JPEG sont utilisées, leur qualité ne peut pas être inférieure à 50 %.

c. Tableaux

  • Un tableau ne peut pas contenir plus de 8.190 éléments.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de l'entité doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination 
  • Forme juridique 
  • Adresse du siège social 
  • Numéro RCS

Documen(s) joint(s)

Rubrique de la demande où vous devez ajouter devez ajouter le ou les documents nécessaires à la validation de votre demande de dépôt. Les documents doivent être joints en un seul fichier, au format PDF/A, dans le champ Pièce(s) à déposer, en cliquant sur Ajouter la pièce jointe. Ces documents ne sont ni publiés au RESA, ni consultables par des tiers.

C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant, les autres documents liés aux comptes annuels (par exemple la liste des mandataires légaux ou des personnes chargées du contrôle des comptes). Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton Vérification de la demande pour passer à l'étape suivante.

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de traitement doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4 portrait.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de l'entité doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination 
  • Forme juridique 
  • Adresse du siège social 
  • Numéro RCS

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Comptes annuels : comment faire votre dépôt ?

Cette prestation permet à votre entité de déposer ses documents comptables au RCS, sans passer par la plateforme eCDF. Cela concerne uniquement des cas particuliers prévus par la loi :

  • Les entreprises visées par l’article 13 du Code de commerce ;
  • Celles qui ont obtenu une dérogation selon l’article 27 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 ;
  • Celles qui établissent leurs comptes annuels selon les normes comptables internationales (IFRS).

L’entité doit également joindre les documents exigés par la loi, au format PDF/A :

  • Comptes annuels : bilan, comptes de profits et pertes et annexe légale
  • Solde des comptes repris au plan comptable normalisé incluant le tableau de passage (si applicable)
  • Rapport de gestion (si applicable)
  • Rapport de la personne chargée du contrôle des comptes (si applicable)
  • Autres documents qui se rapportent aux comptes annuels (proposition d’affectation des résultats, affectation des résultats, liste des mandataires légaux, et de la ou des personnes en charge du contrôle des comptes…)

Après avoir choisi la prestation Comptes annuels, vous accédez à un écran où vous devez indiquer la date de début et la date de fin de l’exercice comptable concerné. Ces dates doivent correspondre à celles figurant sur les comptes annuels joints à la demande.

Une fois les informations renseignées, cliquez sur Suivant pour accéder au formulaire et finaliser la demande de dépôt.

Dans la rubrique Publication, vous devez ajouter le ou les documents destinés à la publication au RESA. Vous devez joindre les documents en un seul fichier, au format PDF/A. Pour l'ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Documents à publier par mention. C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant :

  • Le bilan, qui résume la situation financière de votre entreprise à la fin de l’exercice.
  • Le compte de pertes et profits, qui présente les revenus et les dépenses réalisés pendant l’année.
  • L'annexe légale, qui contient des informations complémentaires et obligatoires sur vos comptes.
  • Rapport de gestion (si applicable).
  • Rapport de la personne chargée du contrôle des comptes (si applicable).
  • La proposition d’affectation des résultats (si applicable).
  • L'affectation des résultats (si applicable).

Pour poursuivre votre démarche, cliquez ensuite sur le bouton Ajouter les documents à joindre.

Informations utiles

Les documents comptables destinés à la publication par mention au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrés au format PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas dépasser une taille de 40 Mo.
  • Ne pas comporter de signature électronique.
  • Ne comporter aucune protection (mot de passe, restriction d'accès ou de modification).
  • Ne contenir aucune page vide.

Informations complémentaires : Dépôt des comptes annuels par des professionnels

Les exigences techniques suivantes sont également à respecter :

a. Si le document est numérisé au format texte

  • La taille maximale est de 160 Ko par page.
  • La résolution recommandée est comprise entre 200 et 300 dpi.

b. Si le document contient des images numérisées ou converties

  • La taille maximale est de 300 Ko par page.
  • La résolution des images doit être comprise entre 70 et 600 dpi.
  • Les images ne doivent pas être compressées, à l'exception de la compression CCITT Fax Decode Group 4.
  • Si des images au format JPEG sont utilisées, leur qualité ne peut pas être inférieure à 50 %.

c. Tableaux

  • Un tableau ne peut pas contenir plus de 8.190 éléments.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de l'entité doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination 
  • Forme juridique 
  • Adresse du siège social 
  • Numéro RCS

Formulaire : informations additionnelles

Documen(s) joint(s)

Rubrique de la demande où vous devez ajouter devez ajouter le ou les documents nécessaires à la validation de votre demande de dépôt. Les documents doivent être joints en un seul fichier, au format PDF/A, dans le champ Pièce(s) à déposer, en cliquant sur Ajouter la pièce jointe. Ces documents ne sont ni publiés au RESA, ni consultables par des tiers.

C’est dans cette rubrique que vous devez télécharger, le cas échéant, les autres documents liés aux comptes annuels (par exemple la liste des mandataires légaux ou des personnes chargées du contrôle des comptes). Une fois cette étape terminée, cliquez sur le bouton Vérification de la demande pour passer à l'étape suivante.

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de traitement doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4 portrait.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de l'entité doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination 
  • Forme juridique 
  • Adresse du siège social 
  • Numéro RCS

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Documents comptables destinés à la publication au RESA

Les documents comptables destinés à la publication par mention au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas dépasser une taille de 40 Mo.
  • Ne pas comporter de signature électronique.
  • Ne comporter aucune protection (mot de passe, restriction d'accès ou de modification).
  • Ne contenir aucune page vide.

Informations complémentaires : Dépôt des comptes annuels par des professionnels

Les exigences techniques suivantes sont également à respecter :

a. Si le document est numérisé au format texte

  • La taille maximale est de 160 Ko par page.
  • La résolution recommandée est comprise entre 200 et 300 dpi.

b. Si le document contient des images numérisées ou converties

  • La taille maximale est de 300 Ko par page.
  • La résolution des images doit être comprise entre 70 et 600 dpi.
  • Les images ne doivent pas être compressées, à l'exception de la compression CCITT Fax Decode Group 4.
  • Si des images au format JPEG sont utilisées, leur qualité ne peut pas être inférieure à 50 %.

c. Tableaux

  • Un tableau ne peut pas contenir plus de 8.190 éléments.

Les documents destinés à des fins de traitement doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4 portrait.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de l'entité doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination 
  • Forme juridique 
  • Adresse du siège social 
  • Numéro RCS