La durée inscrite pour cette entité est échue

Explication

La durée d’existence de votre entité est arrivée à son terme. Cela signifie que la durée prévue à la création de l’entité est terminée et qu’aucune information n’a été renseignée pour indiquer si l’entité continue son activité ou si elle doit être clôturée. Selon la situation applicable à votre entité, vous devez :

  • soit procéder à la radiation de l’entité si celle-ci n’a plus de raison d’exister,
  • soit prolonger sa durée d’existence si le projet ou l'objet de l'entité a été prolongé dans le temps,
  • soit indiquer que sa durée d’existence est désormais sans limite.

La mise à jour de cette information permet de refléter correctement la situation de votre entité.

Cas de figure 1 - La durée d'existence de l'entité n'est pas prolongée

Lorsque la durée d’existence de l’entité était liée à un projet ou à un objectif précis arrivé à son terme, l’entité n’a plus de raison d’exister. Dans ce cas, vous devez procéder à la radiation de l’entité. Avant la radiation, une phase de liquidation préalable est toutefois nécessaire. Cette phase se déroule en deux étapes :

  • dans un premier temps, vous devez procéder à l’inscription de la mise en liquidation de l’entité ;

  • dans un second temps, une fois la liquidation clôturée, vous devez procéder à la radiation définitive de l’entité.

Si aucune phase de liquidation n’est nécessaire, vous pouvez procéder directement à la radiation de l’entité (voir étape 2).

Cas de figure 2 - La durée d'existence de l'entité est prolongée

Lorsque l’entité poursuit son activité, la durée d’existence doit être mise à jour en fonction de la situation réelle de l’entité. Deux situations peuvent se présenter :

  • si la durée d’existence est liée à un projet ou à un objectif précis qui a été prolongé dans le temps, vous devez mettre à jour la durée d’existence conformément aux informations figurant dans l’acte de constitution ;

  • si la durée d’existence de l’entité est désormais prévue sans limite de temps, vous devez également mettre à jour la durée d’existence conformément aux informations figurant dans l’acte de constitution.

La durée d'existence de l'entité n'est pas prolongée
Étape 1 : Comment procéder à la mise en liquidation de votre entité?

Pour procéder à la mise en liquidation de l'entité, vous devez faire un dépôt modificatif auprès du RCS.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois la langue choisie, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Liquidation volontaire afin d’indiquer les informations relatives à la liquidation volontaire de l’entité, les conditions de cette liquidation et l’identité des liquidateurs.

Pour inscrire un ou plusieurs liquidateurs, cliquez sur l’option Ajouter un liquidateur, puis complétez les informations demandées.

Vous devez compléter les champs suivants :

  • Date à laquelle la liquidation a été décidée
    Indiquez la date à laquelle la durée d'existence de l'entité est arrivée à son terme.

  • Pouvoir général (champ facultatif)
    Ce champ permet d’indiquer si les statuts accordent au liquidateur le pouvoir d’engager la société. Ce pouvoir ne doit être renseigné que s’il est prévu par les statuts.

  • Inscription du liquidateur
    Sélectionnez le type de personne concernée : personne physique, personne morale luxembourgeoise ou personne morale étrangère.

    Complétez l’ensemble des champs en vous basant sur les informations figurant dans le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire, qui sera joint à la demande de dépôt.

  • Pouvoir de signature du liquidateur (champ facultatif)
    Ce champ permet d’indiquer un pouvoir de signature spécifique accordé au liquidateur.

Une fois toutes les informations requises renseignées, vous pouvez poursuivre la démarche de liquidation volontaire en cliquant sur le bouton Compléter la publication.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Publication

Rubrique de la demande où vous devez ajouter le document destiné à la publication au RESA. Ce document doit être rédigé sous la forme d’un extrait. L’extrait doit contenir les informations essentielles, notamment :

  • pour un liquidateur personne physique : le nom, le prénom, l’adresse et, le cas échéant, les pouvoirs qui lui sont accordés ;
  • pour un liquidateur personne morale : la dénomination et l’adresse de la société, ainsi que les informations relatives au représentant permanent (nom, prénom, adresse et, le cas échéant, les pouvoirs).

Le document doit être un PDF au format PDF/A texte. Pour l’ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Document(s) destiné(s) à la publication. Le chargement peut prendre un peu de temps, car chaque fichier est automatiquement vérifié pour s’assurer qu’il respecte bien la norme PDF/A. Une fois cette étape terminée, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

La durée d'existence de l'entité n'est pas prolongée
Étape 2 : Comment procéder à la radiation de votre entité?

Une fois la liquidation clôturée, vous devez effectuer un dépôt de radiation auprès du RCS afin de procéder à la radiation de l’entité. Si aucune phase de liquidation n’est nécessaire, vous pouvez procéder directement à la radiation de l’entité.

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Radiation, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois la langue choisie, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Radiation afin d’indiquer les informations relatives à la date de cessation de l’entité et au motif de la radiation.

Cas 1 – Une phase de liquidation préalable a eu lieu

  • Date de cessation : cette date doit être identique ou postérieure à la date de mise en liquidation volontaire de la société (étape 1).

  • Motif de la radiation: dans la liste déroulante, sélectionnez le motif Clôture de la liquidation volontaire. 

Important : Un document destiné à la publication, attestant de la clôture de la liquidation volontaire, doit être joint à votre demande. La forme et le contenu de ce document dépendent de la forme juridique de votre entité.

Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Cas 2 – Aucune phase de liquidation n’a été nécessaire

  • Date de cessation : cette date doit être identique ou postérieure à la date à laquelle la durée d'existence de l'entité est arrivée à son terme.

  • Motif de la radiation : dans la liste déroulante, sélectionnez le motif Autre.
    Un champ supplémentaire apparaît et doit obligatoirement être complété avec une brève explication du motif de la radiation, par exemple : Durée arrivée à échéance.

Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l’étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles

Publication

Cas 1 – Une phase de liquidation préalable a eu lieu
Rubrique de la demande où vous devez ajouter le document destiné à la publication au RESA. Ce document doit attester de la clôture de la liquidation volontaire. Sa forme et son contenu dépendent de la forme juridique de votre entité.

Le document doit être un PDF au format PDF/A texte. Pour l’ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Document(s) destiné(s) à la publication. Le chargement peut prendre un peu de temps, car chaque fichier est automatiquement vérifié pour s’assurer qu’il respecte bien la norme PDF/A. Une fois cette étape terminée, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Cas 2 – Aucune phase de liquidation n’a été nécessaire
Aucune publication n’est requise pour la radiation. Vous pouvez poursuivre la démarche en cliquant sur la rubrique Récapitulatif afin de vérifier les informations saisies et passer à l’étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

La durée d'existence de l'entité est prolongée - Comment mettre à jour la durée de votre entité?

La décision de prolonger ou de modifier la durée d’existence de l’entité doit avoir été prise avant l’expiration de la durée initialement prévue et avoir été formellement actée, même si elle n’a pas encore été déposée auprès du RCS. 

Pour mettre à jour la durée d'existence de l'entité, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Selon la situation de votre entité, deux cas peuvent se présenter :

  • La durée d'existence est liée à un projet ou à un objectif précis qui a été prolongé dans le temps : dans ce cas, vous devez modifier la durée d'existence conformément aux informations figurant dans l'acte de constitution. 
  • La durée d'existence est prévue sans limite de temps : dans ce cas, vous devez modifier la durée d'existence conformément aux informations figurant dans l'acte de constitution. 

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois la langue choisie, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Durée pour accéder aux informations à mettre à jour.

Dans l’exemple présenté dans le cadre des explications fournies, vous pouvez voir que la durée d'existence est inscrite comme déterminée et que la date de fin inscrite était fixée à décembre 2022.

Pour modifier les données affichées, cliquez sur l’option Modifier afin de débloquer les champs de saisie et effectuer les modifications nécessaires.

Cas de figure 1 - La durée  d'existence liée à un projet ou à un objectif précis a été prolongée dans le temps 

Après avoir cliqué sur Modifier, sélectionner l'option Prorogée. Dans le champ Date de fin, indiquez la nouvelle date d'échance à l'aide de la fonctionnalité Calendrier.

Cette mise à jour permet de prolonger officiellement la durée d’existence de l’entité. Elle doit correspondre aux informations prévues dans l’acte de constitution ou dans la décision qui a prolongé le projet ou l’objectif de l’entité.

Une fois les informations complétées, cliquez sur la rubrique Publication ou sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Cas de figure 2 - La durée d'existence est prévue sans limite de temps 

Après avoir cliqué sur Modifier, sélectionner l'option Illimitée.

Cette mise à jour permet de prolonger officiellement la durée d’existence de l’entité. Elle doit correspondre aux informations prévues dans l’acte de constitution ou dans la décision prévoyant une durée d'existence sans limite de temps.

Une fois l'information complétée, cliquez sur la rubrique Publication ou sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles
Ajout des documents obligatoires

Publication

Rubrique de la demande où vous devez ajouter le document destiné à la publication au RESA. Le document à déposer et à publier doit être établi en principe sous la même forme que l’acte de constitution de l’entité. Il est important de noter que la décision de proroger ou de modifier la durée d’existence de l’entité doit avoir été formellement prise avant l’expiration de la durée initialement prévue.

Le document doit être un PDF au format PDF/A texte. Pour l’ajouter, cliquez sur Ajouter la pièce jointe dans le champ Document(s) destiné(s) à la publication. Le chargement peut prendre un peu de temps, car chaque fichier est automatiquement vérifié pour s’assurer qu’il respecte bien la norme PDF/A. Une fois cette étape terminée, cliquez sur la rubrique Récapitulatif pour passer à l'étape suivante.

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.