Aucun représentant permanent pour la(les) succursale(s) d'une entreprise luxembourgeoise n'est inscrit

Explication

Aucun représentant permanent n’est actuellement inscrit pour la ou les succursale(s) de votre entité. Conformément aux exigences applicables au RCS, chaque succursale doit disposer d’au moins un représentant permanent dûment inscrit. Vous devez donc procéder à l’inscription d’un représentant permanent afin de régulariser la situation.

Comment inscrire un représentant permanent ?

Pour inscrire un représentant permanent, vous devez effectuer un dépôt modificatif auprès du RCS. Cela consiste à ajouter un représentant permanent pour la ou les succursale(s) concernée(s) et à joindre, le cas échéant, les documents justificatifs requis (par exemple, une copie de la pièce d’identité ou tout document attestant de la qualité et des pouvoirs du représentant).

Les informations présentées sont standards et fournies à titre indicatif. Selon la forme juridique de votre entité, les documents à fournir ou les étapes à suivre peuvent être différents.

Après avoir choisi la prestation Modification - Succurale, vous accédez à un écran où vous devez sélectionner, dans la liste proposée, la succursale que vous souhaitez modifier, puis choisir la langue du formulaire.
Avant de continuer, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires ainsi que les documents utiles pour réaliser la modification.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur Suivant. Vous serez ensuite redirigé automatiquement vers le formulaire de saisie pour compléter la modification.

Dans la partie Saisie des données, sélectionnez la rubrique Représentants permanents de la succursale pour accéder aux informations à inscrire.

Pour modifier le champ Pouvoir général, cliquez simplement sur l'option Modifier. 

Le pouvoir général de signature indique qui peut représenter l’entité et signer des documents en son nom. Dans ce champ, vous devez préciser :

  • Qui a ce pouvoir (par exemple : président, trésorier, tous les membres ensemble ou chacun séparément).

  • Comment ce pouvoir s’exerce (par exemple : signature conjointe de deux administrateurs ou signature individuelle du président).

Ces informations servent à déterminer qui peut engager légalement l’entité, comme signer un contrat, ouvrir un compte bancaire ou effectuer des démarches officielles.

Une fois les informations complétées, cliquez sur le bouton Saisir les représentants permanents de la succursale pour passer à l'étape suivante.

Pour ajouter un représentant permanent pour l'activité de la succursale, cliquez sur l'option Ajouter un représentant permanent.

Selon le type de personne autorisée à gérer, administrer et signer, l'entité doit sélectionner parmi l'une des options suivantes et renseigner les informations correspondantes :

Cas de figure : Personne physique

  • Numéro d'identification national luxembourgeois
  • Nom(s) et prénom(s)
  • Date, lieu et pays de naissance 
  • Adresse privée ou professionnelle
  • Type de mandat, incluant l'indication de la nature et de l’étendue de leurs pouvoir
  • Durée du mandat, incluant la date de nomination

Cas de figure : Personne morale luxembourgeoise immatriculée au RCS

  • Numéro d'immatriculation au RCS
  • Type de mandat, incluant l'indication de la nature et de l’étendue de leurs pouvoir
  • Durée du mandat, incluant la date de nomination

Cas de figure : Personne morale étrangère

  • Dénomination ou leur raison sociale,
  • Forme juridique (si applicable)
  • Numéro d’immatriculation au registre si la législation de l’État dont la personne morale relève prévoit un tel numéro ainsi que le nom du registre, le cas échéant 
  • Adresse privée ou professionnelle
  • Type de mandat, incluant l'indication de la nature et de l’étendue de leurs pouvoir
  • Durée du mandat, incluant la date de nomination

Une fois les informations complétées, cliquez sur la rubrique Récapitualtif pour passer à l'étape suivante.

Formulaire : informations additionnelles

Récapitulatif

Rubrique de la demande où vous pouvez vérifier le récapitulatif de votre demande avant de l’envoyer dans le panier. Pour cela, cliquez sur Visualiser le récapitulatif de ma demande en français afin d’ouvrir le document PDF. Si vous repérez une erreur, vous pouvez revenir en arrière grâce au bouton d’étape précédente jusqu’à la rubrique où l’information doit être corrigée.

Si toutes les informations sont correctes, cochez la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. Vous pouvez aussi ajouter une référence personnelle dans le champ Ma référence de dépôt pour mieux organiser vos demandes. Une fois la vérification terminée, cliquez sur Ajouter la demande au panier pour valider votre démarche.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les règles peuvent être un peu différentes selon que votre document doit être publié officiellement au RESA ou non. 

1. Les documents qui ne sont pas publiés au RESA doivent être transmis au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Les documents qui sont destinés à la publication au RESA doivent être transmis au format PDF/A Texte. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents que vous devez déposer, placez les informations sous la zone blanche de 35 mm prévue en haut de la page. Les informations suivantes doivent y figurer :

  • Dénomination (par ex. : Nom de votre entreprise ou de votre ASBL)
  • Forme juridique (par ex. : Société à responsabilité limité; Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'entreprise ou de l'ASBL (par ex. : B123456; F1234)

Documentation utile

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.