Dépôt au RCS des données financières

Oui, depuis la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, entrée en vigueur le 23 septembre 2023, toutes les ASBL et fondations sont tenues de déposer leurs documents comptables au RCS.

Les documents comptables annuels à déposer dépendent de critères de taille :

Pour les petites ASBL

Etat des recettes et dépenses, accompagné de l'annexe légale dont la forme et le contenu sont déterminés par règlement grand-ducal et portant sur les informations suivantes :

• Total des avoirs en caisse
• Total des avoirs en banque
• Nombre des membres définis par tranches de membres 
• Pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l'Union européenne et de l'Espace économique européen et en dehors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen

Pour les moyennes ASBL

Comptes annuels, incluant le bilan et le compte de pertes et profits , accompagné de l'annexe légale dont la forme et le contenu sont déterminés par règlement grand-ducal et portant sur les informations suivantes :

• Nombre des membres définis par tranches de membres
• Volume de financement d’autres entités
• Pourcentage estimé d'activités exercées au Grand-Duché de Luxembourg, dans les autres pays de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen et en dehors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen
• Pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l'Union européenne et de l'Espace économique européen et en dehors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen

Pour les grandes ASBL, les ASBL d’utilité publique et les fondations

1. Comptes annuels, incluant le bilan et le compte de pertes et profits , accompagné de l'annexe légale dont la forme et le contenu sont déterminés par règlement grand-ducal et portant sur les informations suivantes :

• Nombre des membres définis par tranches de membres
• Volume de financement d’autres entités
• Pourcentage estimé d'activités exercées au Grand-Duché de Luxembourg, dans les autres pays de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen et en dehors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen
• Pourcentage des transferts de fonds vers les autres pays de l'Union européenne et de l'Espace économique européen et en dehors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen

2. Rapport du réviseur d’entreprises agréé (avec possibilité d’établir un compte de pertes et profits abrégé)

Depuis l'entrée en vigueur de la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, le budget n’est plus à déposer pour les fondations.

D’après l’article 18 paragraphes 4, 5 et 6 de la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, les petites ASBL sont définies comme :

Toute association qui, pendant deux exercices consécutifs, ne dépasse pas à la date de clôture de son exercice social, les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants :

• Nombre des membres du personnel en équivalent plein temps : moins de 3 personnes
• Total des revenus : 50 000 €
• Total des actifs : 100 000 €

D’après l’article 18 paragraphes 4, 5 et 6 de la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, les moyennes ASBL sont définies comme :

Toute association qui n'est pas une petite association et qui, pendant deux exercices consécutifs, ne dépasse pas à la date de clôture de son exercice social, les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants :

• Nombre des membres du personnel en équivalent plein temps : plus de 15 personnes
• Total des revenus : 1 000 000 €
• Total des actifs : 3 000 000 €

D’après l’article 18 paragraphes 4, 5 et 6 de la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, les grandes ASBL sont définies comme :

Toute association qui, pendant deux exercices consécutifs, dépasse à la date de clôture de son exercice social, les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants :

• Nombre des membres du personnel en équivalent plein temps : plus de 15 personnes
• Total des revenus : 1 000 000 €
• Total des actifs : 3 000 000 €

Documents comptables destinés à la publication au RESA

Les documents comptables destinés à la publication par mention au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

• Être au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
• Ne pas dépasser une taille de 40 Mo.
• Ne pas comporter de signature électronique.
• Ne comporter aucune protection (mot de passe, restriction d'accès ou de modification).
• Ne contenir aucune page vide.

Informations complémentaires : Dépôt des comptes annuels par des professionnels

Les exigences techniques suivantes sont également à respecter :

a. Si le document est numérisé au format texte

• La taille maximale est de 160 Ko par page.
• La résolution recommandée est comprise entre 200 et 300 dpi.

b. Si le document contient des images numérisées ou converties

• La taille maximale est de 300 Ko par page.
• La résolution des images doit être comprise entre 70 et 600 dpi.
• Les images ne doivent pas être compressées, à l'exception de la compression CCITT Fax Decode Group 4.
• Si des images au format JPEG sont utilisées, leur qualité ne peut pas être inférieure à 50 %.

c. Tableaux

• Un tableau ne peut pas contenir plus de 8.190 éléments.

Les documents destinés à des fins de traitement doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

• Être au format A4 portrait.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

L'ASBL est tenu de déposer ses comptes annuels au RCS dans les 7 mois à partir de la date de clôture de l’exercie social.
En cas de dépôt en dehors de ce délai légal, les frais de dépôt seront majorés.

Les documents comptables déposés au RCS par l'ASBL font l’objet d’une publication par mention au RESA, la publication étant auto-générée par le gestionnaire du RCS. S’agissant d’une publication par mention, une mention du dépôt sera insérée dans le journal RESA aux fins de publication.

Les documents comptables faisant l'objet d'une publication au RESA ne sont pas consultables par les tiers.