Modifications des données d'une ASBL inscrite au RCS
Modèles de documents et aide
- Comment adapter les statuts de mon ASBL à la nouvelle loi ?
Cette rubrique explique comment mettre à jour les statuts de votre ASBL afin de les conformer à la nouvelle loi. Elle renvoie vers une FAQ qui reprend les questions les plus fréquemment posées dans ce contexte.
- Modèle de procès-verbal de l’assemblée générale notifiant l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les ASBL (Word - 31 Ko)
Ce document propose un modèle de procès-verbal à utiliser lors de l’assemblée générale qui approuve l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous aide à structurer correctement les décisions prises par l’ASBL.
- Modèles d'en-tête (Pdf - 487 Ko)
Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.
Dans quels cas l'ASBL doit-elle déposer la modification de ses données au RCS ?
L’ASBL doit déposer une modification au RCS dans les cas suivants :
- Modification de ses informations inscrites au RCS, notamment en cas de changement de dénomination, d’objet, d’adresse du siège au Grand-Duché de Luxembourg ou de durée.
- Inscription, modification ou radiation d’un ou de plusieurs mandataires, dépositaires ou, le cas échéant, personnes chargées du contrôle des comptes.
Pour inscrire les modifications au RCS, l’utilisateur doit :
- Sélectionner la démarche Déposer.
- Renseigner le numéro RCS de l’ASBL.
- Sélectionner au sein des démarches disponibles la prestation Modifier.
Les formulaires de saisie sont préremplis avec les données inscrites au RCS au moment de la mise à disposition de la demande.
Quels documents l'ASBL doit-elle déposer au RCS en cas de modification de ses statuts ?
En cas de modification de ses statuts, l’ASBL doit déposer au RCS l’acte intégral modifiant les statuts, puis une version coordonnée de ses statuts. Ces dépôts doivent être effectués en deux étapes, dans cet ordre.
1) Déposer l’acte intégral modifiant les statuts
Toute modification des statuts doit être déposée au RCS dans le mois de sa survenance, aux fins de publication au RESA. L’ASBL doit déposer l’acte intégral attestant de cette modification, par exemple le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés. Pour effectuer ce dépôt, l’utilisateur doit :
- Sélectionner la démarche Déposer.
- Renseigner le numéro RCS de l’ASBL.
- Sélectionner au sein des démarches disponibles la prestation Modifier.
- Mettre à jour les informations inscrites au RCS en fonction des modifications statutaires et joindre l’acte intégral modifiant les statuts.
2) Déposer les statuts coordonnés
Après le dépôt de la modification, l’ASBL doit déposer une version complète et à jour de ses statuts, intégrant les modifications apportées. Pour effectuer ce second dépôt, l’utilisateur doit :
- Sélectionner la démarche Déposer.
- Renseigner le numéro RCS de l’ASBL.
- Sélectionner au sein des démarches disponibles la prestation Statuts coordonnés et joindre la version complète des statuts mis à jour.
Comment l'ASBL doit-elle préparer les documents à soumettre au RCS ?
Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté pour les documents destinés à la publication.
Ces documents doivent également respecter les règles suivantes :
- Être au format A4 portrait.
- Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
- Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
- Ne pas contenir d’images, y compris le logo de l'association.
- Ne pas avoir été numérisés.
- Ne pas comporter de signature manuscrite.
- Être rédigés avec des polices courantes de bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
- Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.
Attention : vérifiez également que l’en-tête, le pied de page ainsi que la numérotation des pages de votre document utilisent uniquement les polices courantes de bureautique.
Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :
- Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
- Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
- Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
- Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)
L'ASBL doit-elle effectuer des démarches au RBE ?
Oui, si les modifications concernent l’identité des bénéficiaires effectifs ou des dirigeants principaux de l'ASBL. Dans ce cas, une modification au RBE dans un délai d’un mois suivant le changement doit être faite. Pour modifier les informations relatives aux bénéficiaires effectifs inscrites au RBE, l’utilisateur doit :
- Sélectionner la démarche Déposer.
- Renseigner le numéro RCS de l'ASBL.
- Sélectionner au sein des démarches disponibles la prestation Déclaration RBE.
- Cocher la case correspondante à la Déclaration sur l’honneur.