2) Première immatriculation - Formulaire de saisie : ce qu'il faut savoir

La demande d’immatriculation regroupe de façon structurée l'ensemble des informations dont la loi modifiée du 19 décembre 2002 prévoit la communication au RCS.

Selon la forme juridique sélectionnée, la demande d’immatriculation est structurée en rubriques et sous-rubriques avec des champs à compléter facilitant la collecte d’informations en conformité avec les exigences légales en vigueur.

Des aides, sous forme d’explications ou d’infobulles, sont également disponibles dans les formulaires afin de guider l’utilisateur vers une saisie correcte et conforme des données requises.

Situées en haut à droite de la demande d’immatriculation, les fonctionnalités suivantes sont accessibles à l’utilisateur :

• Bouton Reprendre plus tard :
  Permet de sauvegarder et de reprendre la saisie des données ultérieurement.
  La demande d’immatriculation est sauvegardée au sein de la rubrique Mes demandes à finaliser accessible dans l’espace client de l’utilisateur via le menu Mon Compte.
  
  
• Bouton Abandonner la saisie :
  Permet de supprimer définitivement la demande d’immatriculation en cours.
  
  
• Le Menu de Navigation, situé à gauche de la demande d’immatriculation, regroupe les rubriques principales pour lesquelles l’utilisateur est invité à saisir les données / télécharger les pièces demandées.
  
  
• Des boutons de navigation, situés en bas de la demande d’immatriculation, permettent à l’utilisateur de naviguer entre les différentes rubriques et sous-rubriques de la demande de dépôt d'immatriculation.

Champs de saisie

Les champs de saisie sont des champs auto-ajustables. La taille du champ est adaptée automatiquement au contenu jusqu'à atteindre la taille maximal autorisée. Tous les champs ne peuvent recevoir qu'un nombre limité de caratères, les champs auto-ajustables y compris.

L'utilisateur est invité à cliquer dans les champs pour activer le curseur et ainsi lui permettre la saisie des données.

Selon ses besoins, l'utilsateur peut ajouter des champs supplémentaires. Par exemple, pour renseigner une enseigne commerciale, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton Ajouter une enseigne commerciale afin d’ajouter le champ et y saisir les données.

Champ Calendrier

Le champ de saisie encerclé en rouge est un calendrier contextuel permettant à l'utilisateur de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Pour afficher le calendrier, l'utilisateur doit cliquer sur le pictogramme calendrier, ce qui fait apparaître automatiquement un petit calendrier interactif à droite du champ concerné. L’utilisateur peut ensuite naviguer entre les mois et cliquer sur la date souhaitée.

Fonctionnalité :

• Permet à l’utilisateur de sélectionner une date sans avoir à la saisir manuellement.
• Cela réduit les erreurs de saisie (ex. : format incorrect) et assure une uniformisation des données.

Champ Liste déroulante

Le champ de saisie encerclé en rouge est une liste déroulante (ou menu déroulant) permettant à l'utilisateur de sélectionner parmi des valeurs proposées au sein d'une liste prédéfinie.

Pour afficher la liste, l'utilisateur doit cliquer sur la flèche qui se trouve à la droite du champ. L'utilisateur doit ensuite faire défiler la liste et choisir la valeur adéquate.

Une fois la liste déroulé, le fait de saisir au clavier une lettre positionne immédiatement le curseur sur la première valeur qui commence par cette lettre. Répéter cette même lettre positionne le curseur sur les valeurs suivantes.

Fonctionnalité :

• Permet à l’utilisateur de choisir une valeur sans avoir à le saisir manuellement, en sélectionnant une option dans une liste prédéfinie.
  
  
• Cela réduit les erreurs de saisie (ex. : fautes d’orthographe, noms non standardisés) et garantit une uniformisation des données, notamment pour les informations liées à la nationalité ou à l’adresse.

Mécanismes de contrôle

Lorsque l'utilisateur navigue d'une section à une autre du formulaire ou d'une étape à une autre de sa demande, des contrôles automatiques sont effectués.

En cas d'erreurs dans la saisie des données, l'utilisteur en est informé par un pop-up Erreurs dan votre saisie qui apparaîtra automatiquement lorsque des erreurs sont détectée dans le formulaire. Les champs erronés sont signalés en rouge à l'intérieur du formulaire.

L’utilisateur doit ensuite cliquer sur l’un des deux boutons disponibles :

• Corriger les erreurs maintenant redirigera l'utilisateur vers la rubrique ou sous-rubrique contenant les erreurs à corriger
  
  
• Continuer et corriger plus tard permet à l'utilisateur d'avancer à la rubrique suivante et de poursuivre la saisie des données au sein du formulaire

Fonctionnalité :

• Permet une gestion flexible des erreurs : correction immédiate pour un traitement rigoureux ou différée pour ne pas interrompre le processus en cours.

Choix du Type de personne

Comme les données à renseigner diffèrent selon qu'il s'agisse d'une personne physique, morale luxembourgeoise ou étrangère, l'utilisateur doit sélectionner un type de personne avant de pouvoir inscrire une nouvelle personne.

Pour effectuer un choix, l'utilisateur doit cliquer sur l’un des cercles correspondant à une des options proposées. Un seul choix est possible à la fois.

La sélection permet d'afficher uniquement les champs de saisie pour le type de personne choisie.

Personne physique

En sélectionnant l'option Personne physique, l’utilisateur doit tout d’abord préciser si la personne concernée possède un numéro d’identification national luxembourgeois.
Selon la réponse donnée, les champs de saisie appropriés s’afficheront automatiquement à l’écran, et l’utilisateur devra y renseigner les informations requises.

Personne morale luxembourgeoise inscrite au RCS

En sélectionnant l'option Personne morale luxembourgeoise inscrite au RCS, l’utilisateur libère une fonctionnalité de recherche, destinée à la saisie du numéro d’immatriculation au RCS de la personne morale luxembourgeoise déjà inscrite.

Après avoir renseigné le N° RCS, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton Recherche pour faire apparaître automatiquement les données renseignées dans le dossier de la personne morale luxembourgeoise concernée.

Personne morale étrangère

En sélectionnant l'option Personne morale étrangère, l’utilisateur déclenche l'affichage de champs de saisie spécifiques lui permettant de renseigner les informations requises concernant la personne morale étrangère.

Selon le pays sélectionné, l'utilisateur se voie proposé des listes déroulantes au niveau des champs Forme juridique étrangère et Nom du registre étranger, adaptés aux structures étrangères et aux spécificités du pays renseigné.

Personne morale luxembourgeoise non inscrite au RCS

En sélectionnant l'option Personne morale luxembourgeoise non inscrite au RCS, l’utilisateur déclenche l'affichage de champs de saisie spécifiques lui permettant de renseigner les informations requises concernant la personne morale luxembourgeoise non inscrite au RCS.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Compléter la publication.

Le document destiné à la publication est à joindre par l’utilisateur au sein du champ Document(s) destiné(s) à la publication en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. L’opération de chargement peut prendre un certain temps car chaque fichier joint à la demande d’immatriculation est contrôlé de manière à vérifier le respect de la norme PDF/A.

Champ Date de publication

La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande d’immatriculation a été acceptée par LBR.

L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Ajouter les documents à joindre.

Document(s) à joindre à titre de validation

La rubrique Document(s) joint(s) peut, si nécessaire, indiquer à l'utilisateur une liste de documents obligatoires à transmettre à des fins de validation de la demande d’immatriculation.

Dans ce cas de figure, l'utilisateur est tenu de joindre le ou les documents, au format PDF/A, nécessaire(s) à la validation de sa demande de dépôt au sein du champ Pièce(s) à déposer en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe.

Document(s) à joindre à titre de contrôle

La rubrique Document(s) joint(s) peut également, si nécessaire, indiquer à l'utilisateur une liste de documents obligatoires à transmettre à des fins de contrôle de la demande d’immatriculation.

Dans ce cas de figure, l'utilisateur est tenu de joindre le ou les documents nécessaire(s) au contrôle de sa demande de dépôt au sein du champ Pièce(s) remises à titre de contrôle en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa demande de démarche administrative au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français.

En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif.

L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. 

L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.