Première immatriculation de votre entreprise, association ou nouvelle succursale au RCS

L’utilisateur a la possibilité de procéder à la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination. Cette prestation est recommandée avant de procéder à une immatriculation ou à une modification de la dénomination d'une entité immatriculée et permet à l’utilisateur de s'assurer que la dénomination choisie est bien disponible.
Ce certificat atteste de la disponibilité ou de la non-disponibilité de la ou des dénomination(s) demandée(s) par rapport aux dénominations des entités déjà immatriculées auprès du RCS.

La prestation relative à la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination est accessible aussi bien par une authentification par connexion anonyme que par une authentification par certificat.

Étape 1 : Saisie de la dénomination

En sélectionnant cette prestation, l’utilisateur accède à l’écran lui permettant de saisir la ou les dénominations exactes pour laquelle/lesquelles il souhaite vérifier la disponibilité au RCS.

Au sein du champ Entrez la dénomination souhaitée, l’utilisateur doit saisir la dénomination à vérifier. L’utilisateur peut vérifier la disponibilité d’une ou de plusieurs dénominations en cliquant sur le bouton Ajouter une dénomination. Pour supprimer une dénomination ajoutée, l’utilisateur n’a qu’à cliquer sur le bouton Poubelle.

En fonction de la ou des dénominations saisies par l’utilisateur, le montant de la commande s’affiche dans le champ Coût de la commande (HTVA) situé en haut à droite de l’écran. Le lien Voir grille tarifaire renseigne l’utilisateur sur les tarifs en vigueur pour le type de prestation sélectionnée. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Après saisie des informations demandées, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Étape suivante. A l’Étape suivante, l’utilisateur est redirigé vers l’écran d’authentification au sein duquel il est invité à sélectionner le mode d’authentification souhaité.

Pour la commande d’un certificat de disponibilité de dénomination, une authentification par connexion anonyme est suffisante.

4 modes d’authentification sont proposés :

• Authentification par connexion anonyme
• Authentification par certificat LuxTrust
• Authentification via l’application GouvID
• Authentification par certificat électronique eIDAS

Après avoir fait son choix, l’utilisateur est invité à suivre les instructions indiquées à l’écran pour procéder à sa connexion au site LBR. 

Étape 2 : Configuration des documents

Une fois la connexion au site LBR finalisée, l’utilisateur accède à l’écran lui permettant de configurer le certificat de disponibilité de dénomination.

A cette étape, l’utilisateur doit indiquer ses choix quant à la configuration du certificat. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Le certificat de disponibilité de dénomination peut être émis sous format électronique et/ou sur papier sécurisé.

L’utilisateur dispose ainsi des options suivantes :

• Sélection de la langue du document :
  Cette section permet à l’utilisateur de choisir la langue du certificat en cochant l’une des cases disponibles.
  La case Français est sélectionnée par défaut car actuellement seule la version française du document peut être émise par le RCS.
  
  
• Sélection du ou des formats et options des documents :
  Cette section permet à l’utilisateur de choisir entre les deux formats de documents disponibles en cochant les cases correspondantes.
  
  • Le Format électronique signifie que le certificat de disponibilité est établi avec une signature électronique qualifiée automatique garantissant l’authenticité et l’intégrité du certificat.
    
    
  • Le Format papier sécurisé avec signature manuscrite signifie que le certificat de disponibilité est établi et signé manuellement, comportant le nom et le prénom de l'agent les ayant signés, pour le compte du gestionnaire du RCS.

Si uniquement la commande au Format électronique est sélectionnée, l’utilisateur doit valider son choix en cliquant sur le bouton Étape suivante.

Si la commande au Format papier sécurisé est également sélectionnée, l’utilisateur doit valider son choix en cliquant sur le bouton Continuer. En cliquant sur le bouton Continuer, l’utilisateur est redirigé vers l’écran afin de saisir les informations de livraison pour l’envoi postal du certificat de disponibilité sous format papier sécurisé. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

Une fois les informations requises saisies, l’utilisateur est invité à cliquer sur le bouton Étape suivante. A l’Étape suivante (Étape 3 : Vérification de la commande), l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande.

Étape 3 : Vérification de la commande

A l’Étape suivante, l’utilisateur est redirigé vers l’écran de vérification de la commande. L’utilisateur peut annuler sa commande, en cliquant sur l’option Annuler la commande.

L’utilisateur finalise sa commande en cliquant sur le bouton Ajouter au panier.

Après avoir validé sa commande en cliquant sur le bouton Ajouter au panier, l’utilisateur accède au Détail de son panier, présentant un récapitulatif de sa commande.

L’utilisateur peut supprimer une commande de son panier en cliquant sur l’icône Poubelle.

Afin de valider sa commande, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Confirmer la commande. Par cette action, l’utilisateur marque la volonté de procéder au paiement de toutes les demandes du panier. L’ensemble des demandes constitue une commande. Le paiement est réalisé à travers la plateforme sécurisée de paiement électronique Saferpay de SIX Card Solutions.

Après avoir cliqué sur le bouton Confirmer la commande, l’utilisateur se voie redirigé vers l’écran suivant Option d’enregistrement d’une carte de crédit lui offrant la possibilité d’enregistrer ou pas une carte de crédit pour de futurs paiements. L’utilisateur doit choisir si Oui ou Non il souhaite enregistrer son moyen de paiement.
Attention : La fonctionnalité d’enregistrement des données de carte de crédit nécessite obligatoirement une authentification par certificat de l’utilisateur. Une authentification par connexion anonyme ne permet pas d’utiliser cette fonctionnalité.

Pour ce faire, l’utilisateur doit indiquer son choix en cochant soit :

• La case Oui indiquant sa volonté d’enregistrer son moyen de paiement.
• La case Non indiquant son souhait de na pas enregistrer son moyen de paiement.

Pour valider son choix, l’utilisateur est invité à cliquer sur le bouton Étape suivante. Lors de l’Étape suivante, un pop-up informatif sur le Mode de paiement apparait à l’écran.

Pour continuer la procédure de paiement, cliquer sur le bouton Oui. L’utilisateur est redirigé vers la plateforme de paiement sécurisé Saferpay. L’utilisateur doit simplement suivre les instructions à l’écran pour finaliser le processus de paiement. Pour annuler la procédure de paiement, cliquer sur le bouton Non.

Une fois le processus de paiement finalisé et pour autant que le paiement soit accepté, l’utilisateur est ensuite redirigé vers l’écran Bon de commande confirmée.

L’utilisateur peut imprimer son bon de commande confirmée au format PDF en cliquant sur le bouton Imprimer la commande.

Dans le cas d’une commande de certificat de disponibilité sous format électronique :

• Avec une Authentification par Connexion anonyme, le certificat de disponibilité sera mis à disposition au sein d’un espace temporaire qui sera communiqué à l’utilisateur par e-mail à l’adresse renseignée lors du passage de la commande.
  
  
• Avec une Authentification par Certificat, le certificat de disponibilité sera mis à disposition au sein de la rubrique Suivi de mes demandes disponible dans l’espace client accessible via le menu Mon Compte.

Des notifications sont automatiquement envoyées par e-mails à l’utilisateur :

• Pour lui confirmer la réception de sa commande par LBR.
• Pour lui confirmer le traitement de sa commande par LBR.

Si l’utilisateur ne souhaite pas recevoir ces e-mails, il lui est possible d’en désactiver la réception depuis le menu Mon compte et de sélectionner Mes informations et préférences.

1) Existence d'une base légale justifiant le dépôt et/ou la publication

Effectuer un dépôt auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS) consiste à remettre au RCS des documents dont la loi prévoit la communication au RCS.

Une distinction est à faire entre les informations requises à des fins d’inscription au RCS, conformément à la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises (ci-après « loi de 2002 ») et les informations dont la publication au RESA est prescrite par la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales ou d’après d’autres législations spécifiques.

Les informations à inscrire au RCS doivent être communiquées par voie électronique au RCS par le biais d’un des formulaires de réquisition prévus à cet effet.

Il est rappelé que lors du dépôt électronique, les informations figurant sur les formulaires présentés et acceptés par le gestionnaire sont portées sur le registre, telles qu’elles ont été inscrites sur lesdits formulaires. Le gestionnaire n’intervient en aucune façon sur le contenu ou la forme de ces derniers et ne peut corriger de son propre chef des informations inscrites sur les formulaires de réquisition.

Les informations dont la publication est ordonnée sont déposées sous forme d’actes notariés ou sous forme d’actes sous seing privé.

Les formulaires de réquisition et les documents destinés à la publication qui s’y rapportent doivent être déposés en même temps au RCS, sauf exception (dépôt aux fins de publication concernant un événement futur par exemple).

Le gestionnaire du RCS n’accepte en dépôt que les actes, extraits d’actes, procès-verbaux et documents dont le dépôt ou la publication est prévu par un texte légal. Par conséquent, le gestionnaire du RCS refuse toute pièce dont le dépôt ou la publication n’est pas ordonné par la loi.

2) Exception

En application de l’article 6 du règlement du 23 janvier 2003 pris en exécution de la loi de 2002, le gestionnaire peut accepter une demande de dépôt ou de publication d’actes, d’extraits d’actes, de procès-verbaux ou de documents quelconques dont le dépôt ou la publication n’est pas ordonné par la loi. Le requérant doit motiver sa demande de dépôt ou de publication par écrit en justifiant de circonstances graves et exceptionnelles rendant nécessaires le dépôt ou la publication. 

Il s’agit d’une mesure exceptionnelle :

• Cette exception vise avant tout le fait du prince étranger, cas où le dépôt au RCS ou la publication dans un journal officiel est exigé par des dispositions légales étrangères et que la personne immatriculée ne peut s’y soustraire sans subir un préjudice grave.
• L’acceptation du dépôt ou de la publication volontaire est laissée à l’appréciation du gestionnaire du RCS.
• En cas de refus de sa part, le requérant dispose des voies de recours prévues à l’article 21 de la loi de 2002.

Les réquisitions sont introduites par le biais des formulaires de réquisition dynamiques, tels que définis par le règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi de 2002. Les formulaires sont complétés par la voie électronique, via le site Internet du gestionnaire du RCS. Les dépôts effectués auprès du RCS sont soumis au paiement de frais administratifs suivant la grille de tarification arrêtée par règlement grand-ducal.

1) Documents déposés

Les documents déposés doivent remplir les conditions suivantes :

• être transmis sous format PDF/A,
• offrir une parfaite lisibilité,
• et réserver une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.

2) Documents destinés à la publication

Les documents déposés aux fins de publication doivent remplir les conditions suivantes :

• être transmis au format PDF/A texte et ne doivent ni contenir d’image, ni avoir été numérisés, (ou «océrisés»),
• être présentés au format A4, rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique. La liste des polices est précisée par le gestionnaire du RCS sur son site internet,
• être rédigés en police de caractère noire, sur fond blanc,
• réserver en haut de la première page une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres.

L’acte de constitution des sociétés anonymes, des sociétés en commandite par actions, des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés coopératives et des sociétés civiles ainsi que toute modification de ces actes doivent être déposés et publiés dans leur intégralité, conformément à l’article 100-10 de la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales.

Les actes des sociétés en nom collectif, des sociétés en commandite simple et en commandite spéciale sont, quant à eux, publiés par extrait, conformément à l’article 100-7 de la loi modifiée précitée du 10 août 1915. Le contenu de cet extrait est fixé par l’article 100-8 de la loi modifiée de 1915.

Le gestionnaire du RCS procède à un examen sommaire des formulaires de réquisition et des publications avant d’accepter leur dépôt. En cas de doute sur la légalité de l’inscription demandée, le gestionnaire du RCS procède de la manière suivante :

• il procède à une analyse des textes soumis à publication pour vérifier si :
  • l’information destinée à la publication et l’information soumise pour inscription sur base des formulaires de réquisition sont cohérentes ;
  • l’ensemble des informations qui doivent être communiquées est effectivement repris sur le formulaire de réquisition y relatif ;
  • l’existence d’une base légale prescrivant le dépôt et/ou la publication présentés.
    
    
• il peut suggérer au requérant de modifier son inscription, demander des précisions supplémentaires ou réclamer les pièces manquantes en application de l’article 21 (2) de la loi de 2002 ;
  
  
• finalement, il peut refuser l’inscription demandée selon les dispositions de l’article 21 (3) de la loi de 2002.

Le gestionnaire du RCS n’interprète pas les textes qui sont soumis pour dépôt, mais exécute les réquisitions qui sont introduites en se basant sur un contrôle sommaire des informations communiquées par le requérant. 

1) Création de succursale au Grand-Duché de Luxembourg par une société luxembourgeoise

Aucune disposition légale n’exige une publication au RESA lors de la création d’une succursale au Grand-Duché par une société luxembourgeoise. Le gestionnaire du RCS doit refuser toute demande de publication. Seul le formulaire de réquisition est à déposer aux fins d’inscription de la succursale.

2) Décharge accordée ou non aux administrateurs, gérants, commissaires, réviseurs, liquidateurs

Du fait de l’absence de base légale le prescrivant, aucun dépôt ni publication n’est à effectuer auprès du RCS.

3) Inscription concernant les champs non obligatoires du formulaire

Concernant les champs non obligatoires, tels que l’indication de l’étage ou du bâtiment dans l’adresse d’un mandataire, ces champs ne doivent pas être complétés si ces données n’existent pas. Ainsi, les demandes de dépôt sur lesquelles figureront dans ces champs par exemple le signe « / » ou « n/a » seront retournées par le gestionnaire au déposant.