Dépôt des statuts coordonnés

Dès qu’une modification est apportée aux statuts de votre ASBL, vous devez déposer au RCS une nouvelle version actualisée des statuts, appelée statuts coordonnés, reprenant les mises à jour/modifications et cela dans un délai d’un mois après adoption des modifications. 

Les statuts coordonnés sont à enregistrer et à publier au RESA par le biais d’une mention de dépôt qui est autogénérée par le gestionnaire du RCS. Vous n’avez donc qu’un seul document à déposer : les statuts coordonnés.

Nouvelle loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et fondations

Votre ASBL a été créé avant la nouvelle loi sur les associations ? Vous devez mettre vos statuts à jour. 
Si votre association a été constituée avant le 23 septembre 2023, vous devez adapter vos statuts pour qu’ils respectent la nouvelle loi sur les associations. Voici les 2 étapes à suivre :

  • Étape 1: Commencez par modifier les informations de votre ASBL
    Utilisez la prestation Modifier et mettez à jour les informations de votre association en fonction de vos nouveaux statuts.
    Ajoutez à votre demande le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés après la mise à jour des statuts de votre association.
  •  Étape 2: Ensuite, déposez la version complète et à jour de vos statuts, suite à la modification d’un ou de plusieurs articles
    Utilisez la prestation Statuts coordonnés et ajoutez à votre demande une version complète des statuts mis à jour de votre association.

C’est une démarche en deux étapes, à faire dans cet ordre.

Modèles de documents et aide

Création d'une demande pour déposer les statuts coordonnés de votre ASBL

Afin de pouvoir réaliser son dépôt des statuts coordonnés, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Création d’une demande pour déposer les statuts coordonnés de votre ASBL

Pour créer une demande de dépôt des statuts coordonnés, sélectionnez la démarche Déposer.

Renseignez le numéro RCS de votre ASBL, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

Vous accédez ensuite au guide de dépôt simplifié, qui présente les principales prestations disponibles pour votre association.
Sélectionnez la prestation Statuts coordonnés pour déposer au RCS la version actualisée des statuts (statuts coordonnés) d’une association immatriculée. Le document doit être enregistré et la publication par mention du dépôt au RESA est effectuée par LBR.
Si votre association a été constituée avant septembre 2023, veillez à mettre à jour au préalable les informations de l’association conformément aux nouveaux statuts, via la prestation Modification.

Formulaire : ce qu'il faut savoir
Ajout des documents obligatoires

Formulaire : ce qu'il faut savoir

Après sélection de la prestation Statuts coordonnées, l'utilisateur doit valider la création de sa demande de dépôt des statuts coordonnées en cliquant sur le bouton Suivant. L'utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire correspondant à la démarche choisie.

Dans le formulaire, au sein de la rubrique Publication, l’utilisateur est invité à télécharger la version coordonnée des statuts de l'ASBL qui sera publiée au RESA par le biais d'une mention de dépôt autogénérée par le gestionnaire du RCS. Le document à joindre doit respecter le format PDF/A. C'est dans cette rubrique que l'utilisateur doit télécharger la :

  • Version coordonnée des statuts reprenant les modifications apportées aux statuts initiaux de l'ASBL.

La version coordonnée des statuts est à joindre par l’utilisateur au sein du champ Documents à publier par mention en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. L’opération de chargement peut prendre un certain temps car chaque fichier joint à la demande de dépôt est contrôlé de manière à vérifier le respect de la norme PDF/A.

L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement du document par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de publication. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles.  Si l'utilisateur coche Non, il devra faire enregistrer son document directement auprès de l'AED.

Champ Date de publication

La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande de dépôt a été acceptée par LBR. L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

La rubrique Récapitulatif reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. Les statuts coordonnés de l’ASBL sont publiés au RESA sous forme d'une mention du dépôt. La publication est automatiquement générée par le gestionnaire du RCS. Les statuts coordonnés de l'ASBL seront consultables par les tiers. 

L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

Documents à joindre au dépôt des statuts coordonnés
  • La demande de dépôt des statuts coordonnés doit être accompagnée de la nouvelle version complète des statuts de votre ASBL, intégrant les mises à jour/modifications décidées lors de l'assemblée générale ou par le conseil d'administration. 

Attention: seul la version définitive et à jour des statuts doit être transmise. Ne transmettez pas une liste des modifications, un document comparatif entre deux versions des statuts ou une version faisant apparaître les modifications.

Informations utiles

Les documents destinés à la publication par mention au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A et doivent respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4 portrait.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Être rédigés dans l’une des trois langues administratives du Luxembourg, à savoir le luxembourgeois, le français ou l'allemand. Une traduction dans une autre langue officielle de l'Union européenne peut être jointe à titre complémentaire.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
  • Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)