Modification des administrateurs, des délégués et/ou du réviseur d'entreprise d'une ASBL

Après sélection de la prestation Modifier, l'utilisateur est invité à choisir la langue du formulaire de saisie relatif à la demande de modification.  Après indication de son choix, l’utilisateur valide la création de sa demande de dépôt de modification en cliquant sur le bouton Suivant. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie correspondant à la démarche choisie.

Dans le formulaire de saisie, vous accédez à la section Données relatives à l’établissement principal. Dans le menu de la rubrique, cliquez sur Mandataires, puis sur Personne(s) autorisée(s) à gérer, administrer et signer pour accéder aux données relatives aux mandataires de votre association.

Dans la section Mandataires, deux options sont proposées à l’utilisateur :

• L'option Modifier lui permet de procéder à la modification des données de la personne inscrite au RCS. En cliquant sur cette option, l’utilisateur libère les champs de saisie lui permettant de procéder aux modifications souhaitées.
  Pour annuler la modification apportée, l'utilisateur doit cliquer sur Annuler la modification en haut à droite de la section.
  
  
• L’option Rayer lui permet de procéder à la radiation de la personne inscrite au RCS. 
  L'utilisateur peut annuler la radiation en cliquant sur l'option Annuler la radiation. La donnée d'origine s'affichera à nouveau dans le champ concerné.

Selon ses besoins, l’utilisateur peut également inscrire un nouveau membre du conseil d’administration. Pour cela, il clique sur Ajouter une personne autorisée à gérer, administrer et signer, puis sélectionne le type de personne correspondant. Dans la plupart des ASBL, les membres du conseil d’administration sont des personnes physiques. L’utilisateur sélectionne alors Personne physique, puis complète les informations demandées.

Une fois les modifications relatives aux membres du conseil d’administration effectuées, l’utilisateur clique sur Compléter la publication.

Cas de figure : Numéro d'identification national luxembourgeois

Dans le cadre de l'inscription ou de la création du numéro d'identification national luxembourgeois pour les personnes physiques inscrites au RCS, ce numéro doit être renseigné pour toute personne physique inscrite ou à inscrire au RCS dans le dossier de l'ASBL, à quelque titre que ce soit (en qualité d'administrateur, délégué à la gestion journalière, personne chargée du contrôle des comptes).

Mise à jour du numéro d’identification national luxembourgeois des personnes physiques inscrites au RCS

Si l'ASBL compte plusieurs membres du conseil d'administration et/ou délégué à la gestion journalière disposant déjà d’un numéro d’identification national luxembourgeois, ce numéro doit être renseigné pour chaque personne physique concernée, dans la rubrique Saisie des données, sous la section Mandataires, dans le champ Identité de la personne physique.

Si la personne dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez répondre Oui à la question correspondante et renseigner le numéro d'identification national au sein du champ spécialement prévu à cet effet. 
Aucune pièce justificative n’est à joindre pour le numéro d’identification national. Une fois les mises à jour effectuées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Si la personne ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez répondre Non à la question correspondante.
Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton Compléter la publication  ou sur Saisir les données relatives à la création du numéro d’identification national luxembourgeois, selon le cas.

Création du numéro d'identification national luxembourgeois

Dans la rubrique Numéro d'identification national luxembourgeois à créer, les informations suivantes sont à renseigner dans le but de créer le numéro d’identification national luxembourgeois :

• Nom(s)
• Prénom(s)
  Il est impératif de renseigner tous les prénoms de la personne physique.
• Date, lieu et pays de naissance
• Genre (masculin, féminin, inconnu)
• Nationalité
  A partir de la liste déroulante, l’ensemble des nationalités de la personne physique sont à renseigner.
• Adresse du domicile privé (numéro, rue, code postal, localité, pays) – pièce justificative à fournir. L’adresse complète est à renseigner et pas uniquement la localité et le pays.

Dans ce cas, vous devez également joindre une pièce d’identité et, si nécessaire, un justificatif de domicile. Ces documents servent à la création du numéro d’identification national luxembourgeois par le gestionnaire du RCS lors du traitement de la demande.

Il est important que les informations indiquées dans la demande correspondent exactement à celles figurant sur les documents joints.

Lors d’une demande de création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez indiquer l’adresse du domicile privé de la personne dans la rubrique Résidence habituelle. C’est à cette adresse que le numéro d’identification national sera envoyé.

Il est donc obligatoire de renseigner toutes les informations de l’adresse (numéro, rue, code postal, localité et pays), en conformité avec les données figurant sur le document justificatif joint à la demande. Indiquer uniquement la localité et le pays n’est pas suffisant.

Pour justifier de l’identité de la personne, pour laquelle un numéro d’identifiant national est à créer, une des pièces suivantes, en cours de validité, doit être transmise à des fins de contrôle :

• Un passeport :
  Lorsque plusieurs nationalités sont renseignées et que toutes ne figurent pas sur un seul justificatif, une pièce justificative correspondant à chacune d'elles doit être jointe à la demande de dépôt. Dans le cas où plusieurs passeports sont soumis en tant que justificatifs, il est recommandé de les regrouper dans un seul document numérisé.
  
  
• Une carte nationale d’identité.

Pour justifier de l’adresse du domicile privé (si cette information ne figure pas sur la pièce d’identité), une des pièces suivantes doit être transmise à des fins de contrôle. Elle ne doit pas dater de plus de 6 mois :

• une certificat de résidence délivrée par les communes (ou un document officiel de l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile) ;
  
  
• une déclaration sur l’honneur émanant de la personne concernée tamponnée ou contresignée par l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile, une ambassade, un notaire, un commissariat de police ;
  
  
• si aucune de ces pièces ne peut être produite : une facture d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone ou d’accès internet.

A noter que ces pièces ne sont pas énumérées dans un ordre de priorité.

Vous devez indiquer si vous êtes autorisé à recevoir le numéro d’identification national luxembourgeois pour la personne concernée.

• Si vous sélectionnez Oui : le numéro d’identification national sera affiché dans la preuve de dépôt, téléchargeable à la fin de la démarche.

• Si vous sélectionnez Non : le numéro ne figurera pas dans la preuve de dépôt. Il sera envoyé par courrier directement à la personne concernée, à l’adresse indiquée dans la demande.

Une fois les informations complétées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour poursuivre la démarche.

Aucune pièce justificative n’est à joindre pour cette prestation.
La publication au RESA est automatiquement générée par le gestionnaire du RCS sur la base des informations renseignées dans la demande.

Exception : Création d’un numéro d’identification national luxembourgeois
Si la modification des données des administrateurs et/ou des délégués à la gestion journalière nécessite la création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, des documents justificatifs doivent être joints à la demande de modification :

Pour justifier de l’identité de la personne

• Carte d'identité ou Passport 
  

Pour justifier de l’adresse du domicile privé

• Certificat de résidence ne datant pas de plus 6 mois ou
• Déclaration sur l'honneur ne datant pas de plus 6 mois ou
• Facture d'électrcité / gaz ne datant pas de plus 6 mois

Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre FAQ - Numéro d'identification national luxembourgeois.

La publication au RESA relative à ce type de dépôt est générée automatiquement par le gestionnaire du RCS sur la base des informations renseignées dans la demande. Une fois la publication auto-générée, l’utilisateur peut consulter le PDF de la publication auto-générée en cliquant sur le lien et vérifier l’exactitude des informations renseignées. En cas d’erreurs constatées, l’utilisateur a la possibilité de retourner à la demande pour apporter les corrections nécessaires.

Champ Date de publication

La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande de modification a été acceptée par LBR. L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

Rubrique de la demande de modification qui reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa demande de démarche administrative au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. 

L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.