Modification des données d'une ASBL inscrite au RCS

En tant qu'ASBL, si vous devez modifier des informations déjà enregistrées au RCS, vous devez utiliser la démarche administrative intitulée Modification qui vous donne accès aux différentes prestations de modification, permettant à l'ASBL de signaler tout changement la concernant. 

Pour vous aider à modifier plus facilement les informations de votre ASBL déjà inscrite au RCS, les formulaires de saisie sont préremplis avec les données existantes. Cela signifie que, lorsque vous lancez une demande de modification, les informations apparaissent automatiquement dans le formulaire, ce qui vous permet de modifier uniquement ce qui doit être changé.

Pour que votre demande soit recevable, il est important de joindre, si nécessaire, le ou les documents requis par la législation, afin que les nouvelles informations puissent être publiées conformément aux obligations légales en vigueur.

Modèles de documents et aide

Création d'une demande pour modifier les informations de votre ASBL

Afin de pouvoir réaliser sa demande de modification, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Création d'une demande pour modifier les informations de votre ASBL

Pour créer une demande de modification, sélectionnez la démarche Déposer.

Renseignez le numéro RCS de votre ASBL, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

Vous accédez ensuite au guide de dépôt simplifié, qui présente les principales prestations disponibles pour votre association.

Sélectionnez la prestation Modifier pour :

  • mettre à jour les informations inscrites au RCS concernant votre association. Généralement, un document reprenant les modifications doit être joint à la demande. Ce document est publié au RESA.

  • inscrire, mettre à jour ou rayer un ou plusieurs administrateurs, délégués à la gestion journalière ou le cas échéant, une ou plusieurs personnes chargées du contrôle des comptes de l'ASBL.
    La publication au RESA de ces informations est effectuée par LBR, sur base des données qui ont été communiquées.

Pour accéder aux autres prestations de modification disponibles pour votre ASBL, sélectionnez Toutes les démarches.

L'écran suivant vous permet de sélectionner l'une des prestations suivantes :

  • Modification - Changement de la forme juridique
    Cette prestation permet de communiquer au RCS le changement de forme juridique de votre ASBL. Un document destiné à la publication, actant du changement de forme juridique suivant la forme requise par la loi doit être joint.

  • Modification - Dépôt d’une décision aux fins de publication, sans impact sur les données inscrites au RCS
    Cette prestation permet à votre ASBL de déposer au RCS et de publier au RESA une décision prise par votre ASBL qui ne change pas les informations déjà inscrites au RCS (pas de formulaire de saisie). Il peut s’agir, par exemple, du changement de date de l’assemblée générale. Le document actant cette modification doit être joint à la demande et sera enregistré. 

  • Modification avec effet futur sans réquisition
    Cette prestation permet à votre ASBL de déposer un document relatif à une décision ou un événement qui n’a pas encore pris effet et qui ne doit donc pas encore être inscrit au RCS. Cela peut concerner, par exemple, une décision conditionnelle ou un changement prévu à une date ultérieure. Le document doit être joint pour enregistrement et sera publié au RESA. Le déposant devra, le moment venu, effectuer un dépôt complémentaire via un formulaire de saisie, une fois la décision devenue effective.

Prestations les plus fréquemment utilisées par une ASBL - Explications

Nouvelle loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et fondations

Votre ASBL a été créé avant la nouvelle loi sur les associations ? Vous devez mettre vos statuts à jour. 
Si votre association a été constituée avant le 23 septembre 2023, vous devez adapter vos statuts pour qu’ils respectent la nouvelle loi sur les associations. Voici les 2 étapes à suivre :

  • Étape 1: Commencez par modifier les informations de votre ASBL
    Utilisez la prestation Modifier et mettez à jour les informations de votre association en fonction de vos nouveaux statuts.
    Ajoutez à votre demande le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés après la mise à jour des statuts de votre association.
  •  Étape 2: Ensuite, déposez la version complète et à jour de vos statuts, suite à la modification d’un ou de plusieurs articles
    Utilisez la prestation Statuts coordonnés et ajoutez à votre demande une version complète des statuts mis à jour de votre association.

C’est une démarche en deux étapes, à faire dans cet ordre.

Dans le cas d’une fondation, toute modification des statuts doit être réalisée par acte notarié. Le projet d’acte doit être transmis au préalable au ministère de la Justice pour approbation par arrêté grand-ducal. Une fois cette approbation obtenue, l’acte peut être signé devant notaire.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

 Les exigences diffèrent légèrement selon que le document est destiné ou non à la publication officielle.

1. Documents non destinés à la publication

Les documents qui ne sont pas destinés à la publication doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4 portrait.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Documents destinés à la publication au RESA

Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté pour les documents destinés à la publication.
Ces documents doivent également respecter les règles suivantes :

  • Être au format A4 portrait.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images, y compris le logo de l'association.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Ne pas comporter de signature manuscrite.
  • Être rédigés avec des polices courantes de bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Attention : vérifiez également que l’en-tête, le pied de page ainsi que la numérotation des pages de votre document utilisent uniquement les polices courantes de bureautique.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

  • Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
  • Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Aides générales