Modification des données d'une ASBL inscrite au RCS

En tant qu'ASBL, si vous devez modifier des informations déjà enregistrées au RCS, vous devez utiliser la démarche administrative intitulée Modification qui vous donne accès aux différentes prestations de modification, permettant à l'ASBL de signaler tout changement la concernant. 

Pour vous aider à modifier plus facilement les informations de votre ASBL déjà inscrite au RCS, les formulaires de saisie sont préremplis avec les données existantes. Cela signifie que, lorsque vous lancez une demande de modification, les informations apparaissent automatiquement dans le formulaire, ce qui vous permet de modifier uniquement ce qui doit être changé.

Pour que votre demande soit recevable, il est important de joindre, si nécessaire, le ou les documents requis par la législation, afin que les nouvelles informations puissent être publiées conformément aux obligations légales en vigueur.

Modèles de documents et aide

Comment effectuer une demande de modification ?

Création d’une demande pour modifier les informations de votre ASBL

Afin de pouvoir réaliser sa demande de modification, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Pour créer une demande de modification, il convient de :

1) Sélectionner la démarche Déposer.

2) Renseigner le numéro RCS de l'ASBL.

3) Sélectionner au sein des démarches administratives disponibles la catégorie Modification.

Dans la catégorie Modification, l’ASBL accède à différentes prestations pour mettre à jour ses informations :

  • Mise à jour du numéro d'identification national luxembourgeois
    Cette prestation permet la mise à jour du numéro d'identification national luxembourgeois des administrateurs et/ou délégué(s) à la gestion journalière de l'ASBL. Ce numéro doit être renseigné pour toute personne physique inscrite ou à inscrire au RCS, au sein du dossier de votre ASBL, à quelque titre que ce soit.

  • Modification
    Cette prestation permet de mettre à jour des informations inscrites au RCS concernant votre association. Généralement, un document reprenant les modifications doit être joint à la demande. Ce document est publié au RESA.

  • Modification portant uniquement sur les mandataires
    Cette prestation permet d'inscrire, de mettre à jour ou de rayer un ou plusieurs administrateurs, délégués à la gestion journalière ou le cas échéant, d'une ou plusieurs personnes chargées du contrôle des comptes de l'ASBL. La publication au RESA de ces informations est effectuée par LBR, sur base des données qui ont été communiquées.

  • Modification - Changement de la forme juridique
    Cette prestation permet de communiquer au RCS le changement de forme juridique de votre ASBL. Un document destiné à la publication, actant du changement de forme juridique suivant la forme requise par la loi doit être joint.

  • Modification - Dépôt d’une décision aux fins de publication, sans impact sur les données inscrites au RCS
    Cette prestation permet à votre ASBL de déposer au RCS et de publier au RESA une décision prise par votre ASBL qui ne change pas les informations déjà inscrites au RCS (pas de formulaire de saisie). Il peut s’agir, par exemple, du changement de date de l’assemblée générale. Le document actant cette modification doit être joint à la demande et sera enregistré. 

  • Modification avec effet futur sans réquisition
    Cette prestation permet à votre ASBL de déposer un document relatif à une décision ou un événement qui n’a pas encore pris effet et qui ne doit donc pas encore être inscrit au RCS. Cela peut concerner, par exemple, une décision conditionnelle ou un changement prévu à une date ultérieure. Le document doit être joint pour enregistrement et sera publié au RESA. Le déposant devra, le moment venu, effectuer un dépôt complémentaire via un formulaire de saisie, une fois la décision devenue effective.

Prestations les plus fréquemment utilisées par une ASBL - Explications

Nouvelle loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et fondations

Votre ASBL a été créé avant la nouvelle loi sur les associations ? Vous devez mettre vos statuts à jour. 
Si votre association a été constituée avant le 23 septembre 2023, vous devez adapter vos statuts pour qu’ils respectent la nouvelle loi sur les associations. Voici les 2 étapes à suivre :

  • Étape 1: Commencez par modifier les informations de votre ASBL
    Utilisez la prestation Modifier et mettez à jour les informations de votre association en fonction de vos nouveaux statuts.
    Ajoutez à votre demande le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés après la mise à jour des statuts de votre association.
  •  Étape 2: Ensuite, déposez la version complète et à jour de vos statuts, suite à la modification d’un ou de plusieurs articles
    Utilisez la prestation Statuts coordonnés et ajoutez à votre demande une version complète des statuts mis à jour de votre association.

C’est une démarche en deux étapes, à faire dans cet ordre.

Dans le cas d’une fondation, toute modification des statuts doit être réalisée par acte notarié. Le projet d’acte doit être transmis au préalable au ministère de la Justice pour approbation par arrêté grand-ducal. Une fois cette approbation obtenue, l’acte peut être signé devant notaire.

Documents à transmettre : ce qu'il faut savoir (format PDF/A requis)

Règles générales

Les exigences diffèrent légèrement selon que le document est destiné ou non à la publication officielle.

1. Documents non destinés à la publication

Les documents qui ne sont pas destinés à la publication doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Documents destinés à la publication au RESA

Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication. Ces documents doivent en outre :

  • Être présentés au format A4.
  • Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
  • Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
  • Ne pas contenir d’images.
  • Ne pas avoir été numérisés.
  • Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
    Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
  • Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

  • Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
  • Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
  • Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
  • Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

  • Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
    Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Aides générales