Modification des données d'une ASBL inscrite au RCS

Après sélection de la prestation Modifier, l'utilisateur est invité à Choisir la langue du formulaire de saisie relatif à la demande de modification. Après indication de son choix, l’utilisateur valide la création de sa demande de dépôt de modification en cliquant sur le bouton Suivant. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie correspondant à la démarche choisie.

Dans le formulaire de saisie :

• L'option Modifier permet à l'utilisateur de procéder à la modification des données inscrites au RCS. En cliquant sur cette option, l’utilisateur libère les champs de saisie lui permettant de procéder aux modifications souhaitées.
  Pour annuler la modification apportée, l'utilisateur doit cliquer sur Annuler la modification en haut à droite de la section

Une fois les modifications effectuées, l’utilisateur clique sur Compléter la publication.

Cas de figure : Numéro d'identification national luxembourgeois

Dans le cadre de l'inscription ou de la création du numéro d'identification national luxembourgeois pour les personnes physiques inscrites au RCS, ce numéro doit être renseigné pour toute personne physique inscrite ou à inscrire au RCS dans le dossier de l'ASBL, à quelque titre que ce soit (en qualité d'administrateur, délégué à la gestion journalière, personne chargée du contrôle des comptes).

Mise à jour du numéro d’identification national luxembourgeois des personnes physiques inscrites au RCS

Si l'ASBL compte plusieurs membres du conseil d'administration et/ou délégué à la gestion journalière disposant déjà d’un numéro d’identification national luxembourgeois, ce numéro doit être renseigné pour chaque personne physique concernée.
Dans le menu de la rubrique Saisie des données, cliquez sur Mandataires, puis sur Personne(s) autorisée(s) à gérer, administrer et signer pour accéder aux données relatives aux mandataires de votre association.

Dans la section Mandataires, deux options sont proposées à l’utilisateur :

• L'option Modifier lui permet de procéder à la modification des données de la personne inscrite au RCS. En cliquant sur cette option, l’utilisateur libère les champs de saisie lui permettant de procéder aux modifications souhaitées.
  Pour annuler la modification apportée, l'utilisateur doit cliquer sur Annuler la modification en haut à droite de la section.
  
  
• L’option Rayer lui permet de procéder à la radiation de la personne inscrite au RCS. 
  L'utilisateur peut annuler la radiation en cliquant sur l'option Annuler la radiation. La donnée d'origine s'affichera à nouveau dans le champ concerné.

Selon ses besoins, l’utilisateur peut également inscrire un nouveau membre du conseil d’administration. Pour cela, il clique sur Ajouter une personne autorisée à gérer, administrer et signer, puis sélectionne le type de personne correspondant. Dans la plupart des ASBL, les membres du conseil d’administration sont des personnes physiques. L’utilisateur sélectionne alors Personne physique, puis complète les informations demandées.

Une fois les modifications relatives aux membres du conseil d’administration effectuées, l’utilisateur clique sur Compléter la publication.

Dans la section Identité de la personne physique, indiquez si la personne concernée dispose d’un numéro d'identification national luxembourgeois.

Si la personne dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez répondre Oui à la question correspondante et renseigner le numéro d'identification national au sein du champ spécialement prévu à cet effet. 
Aucune pièce justificative n’est à joindre pour le numéro d’identification national. Une fois les mises à jour effectuées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour passer à l’étape suivante.

Si la personne ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez répondre Non à la question correspondante.
Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton Compléter la publication  ou sur Saisir les données relatives à la création du numéro d’identification national luxembourgeois, selon le cas.

Création du numéro d'identification national luxembourgeois

Dans la rubrique Numéro d'identification national luxembourgeois à créer, les informations suivantes sont à renseigner dans le but de créer le numéro d’identification national luxembourgeois :

• Nom(s)
• Prénom(s)
  Il est impératif de renseigner tous les prénoms de la personne physique.
• Date, lieu et pays de naissance
• Genre (masculin, féminin, inconnu)
• Nationalité
  A partir de la liste déroulante, l’ensemble des nationalités de la personne physique sont à renseigner.
• Adresse du domicile privé (numéro, rue, code postal, localité, pays) – pièce justificative à fournir. L’adresse complète est à renseigner et pas uniquement la localité et le pays.

Dans ce cas, vous devez également joindre une pièce d’identité et, si nécessaire, un justificatif de domicile. Ces documents servent à la création du numéro d’identification national luxembourgeois par le gestionnaire du RCS lors du traitement de la demande.

Il est important que les informations indiquées dans la demande correspondent exactement à celles figurant sur les documents joints.

Lors d’une demande de création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez indiquer l’adresse du domicile privé de la personne dans la rubrique Résidence habituelle. C’est à cette adresse que le numéro d’identification national sera envoyé.

Il est donc obligatoire de renseigner toutes les informations de l’adresse (numéro, rue, code postal, localité et pays), en conformité avec les données figurant sur le document justificatif joint à la demande. Indiquer uniquement la localité et le pays n’est pas suffisant.

Pour justifier de l’identité de la personne, pour laquelle un numéro d’identifiant national est à créer, une des pièces suivantes, en cours de validité, doit être transmise à des fins de contrôle :

• Un passeport :
  Lorsque plusieurs nationalités sont renseignées et que toutes ne figurent pas sur un seul justificatif, une pièce justificative correspondant à chacune d'elles doit être jointe à la demande de dépôt. Dans le cas où plusieurs passeports sont soumis en tant que justificatifs, il est recommandé de les regrouper dans un seul document numérisé.
  
  
• Une carte nationale d’identité.

Pour justifier de l’adresse du domicile privé (si cette information ne figure pas sur la pièce d’identité), une des pièces suivantes doit être transmise à des fins de contrôle. Elle ne doit pas dater de plus de 6 mois :

• une certificat de résidence délivrée par les communes (ou un document officiel de l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile) ;
  
  
• une déclaration sur l’honneur émanant de la personne concernée tamponnée ou contresignée par l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile, une ambassade, un notaire, un commissariat de police ;
  
  
• si aucune de ces pièces ne peut être produite : une facture d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone ou d’accès internet.

A noter que ces pièces ne sont pas énumérées dans un ordre de priorité.

Vous devez indiquer si vous êtes autorisé à recevoir le numéro d’identification national luxembourgeois pour la personne concernée.

• Si vous sélectionnez Oui : le numéro d’identification national sera affiché dans la preuve de dépôt, téléchargeable à la fin de la démarche.

• Si vous sélectionnez Non : le numéro ne figurera pas dans la preuve de dépôt. Il sera envoyé par courrier directement à la personne concernée, à l’adresse indiquée dans la demande.

Une fois les informations complétées, cliquez sur le bouton Compléter la publication pour poursuivre la démarche.

Votre ASBL a été créé avant la nouvelle loi sur les associations ? Vous devez mettre vos statuts à jour. 
Si votre association a été constituée avant le 23 septembre 2023, vous devez adapter vos statuts pour qu’ils respectent la nouvelle loi sur les associations. Voici les 2 étapes à suivre :

• Étape 1: Commencez par modifier les informations de votre ASBL
  Utilisez la prestation Modifier et mettez à jour les informations de votre association en fonction de vos nouveaux statuts.
  Ajoutez à votre demande le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés après la mise à jour des statuts de votre association.

•  Étape 2: Ensuite, déposez la version complète et à jour de vos statuts, suite à la modification d’un ou de plusieurs articles
  Utilisez la prestation Statuts coordonnés et ajoutez à votre demande une version complète des statuts mis à jour de votre association.

C’est une démarche en deux étapes, à faire dans cet ordre.

Dans le cas d’une fondation, toute modification des statuts doit être réalisée par acte notarié. Le projet d’acte doit être transmis au préalable au ministère de la Justice pour approbation par arrêté grand-ducal. Une fois cette approbation obtenue, l’acte peut être signé devant notaire.

Dans le cas d'une modification des statuts de votre ASBL

• Procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision.

Une modification des statuts intervient dès que vous changez un ou plusieurs articles des statuts de votre ASBL, par exemple :

• la dénomination (nom) de l’ASBL,
• la commune du siège,
• l’objet de l’association,
• la durée,
• les dates de l’exercice social,
• ou les pouvoirs généraux des administrateurs.

Dans le cas où la modification ne porte pas sur les articles des statuts de l’association (par exemple : un changement d’adresse du siège social dans la même commune), aucun document n’est à joindre à la demande.

Informations utiles

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision destiné à la publication au RESA doit être obligatoirement transmis au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté pour les documents destinés à la publication. 
Le procès-verbal doit également respecter les règles suivantes :

• Être au format A4 portrait.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistré au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.)..
• Ne pas contenir d’images, y compris le logo de l'entreprise.
• Ne pas avoir été numérisé.
• Ne pas comporter de signature manuscrite.
• Être rédigé avec des polices courantes de bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigé en police de caractère noire sur fond blanc.

Attention : vérifiez également que l’en-tête, le pied de page ainsi que la numérotation des pages de votre document utilisent uniquement les polices courantes de bureautique.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents et aide

• Comment adapter les statuts de mon ASBL à la nouvelle loi ?
  Cette rubrique explique comment mettre à jour les statuts de votre ASBL afin de les conformer à la nouvelle loi. Elle renvoie vers une FAQ qui reprend les questions les plus fréquemment posées dans ce contexte.
  
  
• Modèle de procès-verbal de l’assemblée générale notifiant l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les ASBL (Word, 31 Ko)
  Ce document propose un modèle de procès-verbal à utiliser lors de l’assemblée générale qui approuve l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous aide à structurer correctement les décisions prises par l’ASBL.
  
  
• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Création d’un numéro d’identification national luxembourgeois
Si la modification des données des administrateurs et/ou des délégués à la gestion journalière nécessite la création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, des documents justificatifs doivent être joints à la demande de modification :

Pour justifier de l’identité de la personne

• Carte d'identité ou Passport 
  

Pour justifier de l’adresse du domicile privé

• Certificat de résidence ne datant pas de plus 6 mois ou
• Déclaration sur l'honneur ne datant pas de plus 6 mois ou
• Facture d'électrcité / gaz ne datant pas de plus 6 mois

Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre FAQ - Numéro d'identification national luxembourgeois.

Dans le cas d'une modification des statuts de votre ASBL, c'est dans cette rubrique que l’utilisateur est invité à télécharger le document destiné à la publication au RESA.  Le document à joindre doit être au format PDF/A Texte. C'est dans cette rubrique que l'utilisateur doit télécharger :

• Procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision.

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision est à joindre par l’utilisateur au sein du champ Document(s) destiné(s) à la publication en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. L’opération de chargement peut prendre un certain temps car chaque fichier joint à la demande de modification est contrôlé de manière à vérifier le respect de la norme PDF/A.

L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement du document par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de publication. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles. Si l'utilisateur coche Non, il devra faire enregistrer son document directement auprès de l'AED.

Champ Date de publication

La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande de modification a été acceptée par LBR. L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Ajouter les documents à joindre.

Informations utiles

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision destiné à la publication au RESA doit être obligatoirement transmis au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté pour les documents destinés à la publication. 
Le procès-verbal doit également respecter les règles suivantes :

• Être au format A4 portrait.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistré au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.)..
• Ne pas contenir d’images, y compris le logo de l'entreprise.
• Ne pas avoir été numérisé.
• Ne pas comporter de signature manuscrite.
• Être rédigé avec des polices courantes de bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigé en police de caractère noire sur fond blanc.

Attention : vérifiez également que l’en-tête, le pied de page ainsi que la numérotation des pages de votre document utilisent uniquement les polices courantes de bureautique.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

• Modèle de procès-verbal de l’assemblée générale notifiant l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les ASBL (Word, 31 Ko)
  Ce document propose un modèle de procès-verbal à utiliser lors de l’assemblée générale qui approuve l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous aide à structurer correctement les décisions prises par l’ASBL.
  
  
• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Rubrique de la demande de modification où l’utilisateur peut, si nécessaire, télécharger les documents complémentaires requis au traitement de sa demande. Dans le cadre de cette prestation, aucun document complémentaire n'est requis.
Mais si l'utilisateur souhaite procéder à l'ajout de documents, il est tenu de joindre le ou les documents, au format PDF/A,  au sein du champ Pièce(s) à déposer en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe.

L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement du document par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de validation. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de traitement doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes:

• Être au format A4 portrait.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Rubrique de la demande de modification qui reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa demande de démarche administrative au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. 

L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

 Les exigences diffèrent légèrement selon que le document est destiné ou non à la publication officielle.

1. Documents non destinés à la publication

Les documents qui ne sont pas destinés à la publication doivent être transmis au format PDF/A et respecter les règles suivantes :

• Être au format A4 portrait.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Documents destinés à la publication au RESA

Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté pour les documents destinés à la publication.
Ces documents doivent également respecter les règles suivantes :

• Être au format A4 portrait.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrés au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
• Ne pas contenir d’images, y compris le logo de l'association.
• Ne pas avoir été numérisés.
• Ne pas comporter de signature manuscrite.
• Être rédigés avec des polices courantes de bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
  Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Attention : vérifiez également que l’en-tête, le pied de page ainsi que la numérotation des pages de votre document utilisent uniquement les polices courantes de bureautique.

Sous la zone blanche horizontale de 35 mm, l'en-tête des documents de votre ASBL doit contenir les informations suivantes :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.