Modification des données d'une ASBL inscrite au RCS

Après sélection de la prestation Modification, l'utilisateur est invité à Choisir la langue du formulaire de saisie relatif à la demande de modification. Après indication de son choix, l’utilisateur valide la création de sa demande de dépôt de modification en cliquant sur le bouton Suivant. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie correspondant à la démarche choisie.

Au sein du formulaire de saisie et afin de procéder à une modification d’une ou de plusieurs données, l’utilisateur doit cliquer sur l’option Modifier. En cliquant sur cette option, l’utilisateur libère les champs de saisie lui permettant de procéder aux modifications souhaitées. Pour annuler la modification apportée, l'utilisateur doit cliquer sur Annuler la modification en haut à droite de la rubrique.

Lorsque tous les champs à modifier sont complétés, l'utilisateur passe à l'étape suivante, à savoir Publication, en cliquant sur le bouton Compléter la publication.

Votre ASBL a été créé avant la nouvelle loi sur les associations ? Vous devez mettre vos statuts à jour. 
Si votre association a été constituée avant le 23 septembre 2023, vous devez adapter vos statuts pour qu’ils respectent la nouvelle loi sur les associations. Voici les 2 étapes à suivre :

• Étape 1: Commencez par modifier les informations de votre ASBL
  Utilisez la prestation Modifier et mettez à jour les informations de votre association en fonction de vos nouveaux statuts.
  Ajoutez à votre demande le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés après la mise à jour des statuts de votre association.

•  Étape 2: Ensuite, déposez la version complète et à jour de vos statuts, suite à la modification d’un ou de plusieurs articles
  Utilisez la prestation Statuts coordonnés et ajoutez à votre demande une version complète des statuts mis à jour de votre association.

C’est une démarche en deux étapes, à faire dans cet ordre.

Dans le cas d’une fondation, toute modification des statuts doit être réalisée par acte notarié. Le projet d’acte doit être transmis au préalable au ministère de la Justice pour approbation par arrêté grand-ducal. Une fois cette approbation obtenue, l’acte peut être signé devant notaire.

Dans le cas d'une modification des statuts de votre ASBL

• Procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision.

Une modification des statuts intervient dès que vous changez un ou plusieurs articles des statuts de votre ASBL, par exemple :

• la dénomination (nom) de l’ASBL,
• la commune du siège,
• l’objet de l’association,
• la durée,
• les dates de l’exercice social,
• ou les pouvoirs généraux des administrateurs.

Dans le cas où la modification ne porte pas sur les articles des statuts de l’association (par exemple : un changement d’adresse du siège social dans la même commune), aucun document n’est à joindre à la demande.

Informations utiles

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision destiné à la publication au RESA doit être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication. Le procès-verbal doit en outre :

• Être présenté au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
• Ne pas contenir d’images.
• Ne pas avoir été numérisé.
• Être rédigé avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigé en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents et aide

• Comment adapter les statuts de mon ASBL à la nouvelle loi ?
  Cette rubrique explique comment mettre à jour les statuts de votre ASBL afin de les conformer à la nouvelle loi. Elle renvoie vers une FAQ qui reprend les questions les plus fréquemment posées dans ce contexte.
  
  
• Modèle de procès-verbal de l’assemblée générale notifiant l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les ASBL (Word, 30 Ko)
  Ce document propose un modèle de procès-verbal à utiliser lors de l’assemblée générale qui approuve l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous aide à structurer correctement les décisions prises par l’ASBL.
  
  
• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Dans le cas d'une modification des statuts de votre ASBL, c'est dans cette rubrique que l’utilisateur est invité à télécharger le document destiné à la publication, qui sera publié au RESA.  Le document à joindre doit être un fichier PDF respectant la norme PDF/A texte. C'est dans cette rubrique que l'utilisateur doit télécharger :

• Procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision.

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision est à joindre par l’utilisateur au sein du champ Document(s) destiné(s) à la publication en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. L’opération de chargement peut prendre un certain temps car chaque fichier joint à la demande de modification est contrôlé de manière à vérifier le respect de la norme PDF/A.

L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement du document par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de publication. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles. Si l'utilisateur coche Non, il devra faire enregistrer son document directement auprès de l'AED.

Champ Date de publication

La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande de modification a été acceptée par LBR. L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Ajouter les documents à joindre.

Informations utiles

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui acte la décision destiné à la publication au RESA doit être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication. Le procès-verbal doit en outre :

• Être présenté au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
• Ne pas contenir d’images.
• Ne pas avoir été numérisé.
• Être rédigé avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigé en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

• Modèle de procès-verbal de l’assemblée générale notifiant l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les ASBL (Word, 30 Ko)
  Ce document propose un modèle de procès-verbal à utiliser lors de l’assemblée générale qui approuve l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous aide à structurer correctement les décisions prises par l’ASBL.
  
  
• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Rubrique de la demande de modification où l’utilisateur peut, si nécessaire, télécharger les documents complémentaires requis au traitement de sa demande. Dans le cadre de cette prestation, aucun document complémentaire n'est requis. Mais si l'utilisateur souhaite procéder à l'ajout de documents, il est tenu de joindre le ou les documents, au format PDF/A,  au sein du champ Pièce(s) à déposer en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe.

L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement du document par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de validation. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles.

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de traitement doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

• Être présentés au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
• Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)

Modèles de documents

• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.

Rubrique de la demande de modification qui reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa demande de démarche administrative au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. 

L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

Les exigences diffèrent légèrement selon que le document est destiné ou non à la publication officielle.

1. Documents non destinés à la publication

Les documents qui ne sont pas destinés à la publication doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

• Être présentés au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).

2. Documents destinés à la publication au RESA

Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication. Ces documents doivent en outre :

• Être présentés au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
• Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
• Ne pas contenir d’images.
• Ne pas avoir été numérisés.
• Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro.
  Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
• Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
• Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
• Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)

Modèles de documents

• Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
  Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.