Déclaration des bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux d'une ASBL / fondation au RBE

• Concrètement, l’ASBL doit d’abord s’intéresser à ses membres (ou associés) et vérifier si l’un d’eux ne les contrôle pas de manière directe ou indirecte.
  
  
• Dans la plupart des cas, notamment si l’ASBL a plus de trois membres et que les membres sont des personnes physiques, une personne qui contrôle de manière directe ou indirecte l’ASBL ne peut pas être identifiée. Il appartient alors d’inscrire les membres de l’organe de gestion ou le délégué à la gestion journalière ou tout autre organe équivalent, désigné en vertu de dispositions légales ou statutaires de l’ASBL au RBE.
  
  Dans ce cas, le RBE indique clairement que les personnes en question ont été inscrites en tant que dirigeant principal et non en tant que personne détenant ou contrôlant l’ASBL.

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L’article 1er 3° de la loi du 13 janvier 2019 fait un renvoi à l’article 1er, paragraphe 7 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, en ce qui concerne la définition de la notion de « bénéficiaire effectif ».

Ainsi, il ressort du point c) de l’article précité que les fondations sont assimilées aux fiducies et aux trusts, en ce qui concerne la détermination de leurs bénéficiaires effectifs. Est donc bénéficiaire effectif d’une fondation, toute personne physique qui a une fonction similaire ou équivalente à celles existantes dans les fiducies et les trusts, à savoir:

• Le constituant
• Toute fiduciaire ou tout trustee
• Le protecteur (le cas échéant)
  
• Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la construction ou de l'entité juridique n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l'intérêt principal de laquelle la construction ou l'entité juridique a été constituée ou opère
• Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort, par propriété directe ou indirecte ou par d'autres moyens.

Les fonctions similaires ou équivalentes au sein d’une fondation de droit luxembourgeois sont :

• Le fondateur de la fondation
• Les membres de l’organe de gestion légalement prévu, qui exercent le contrôle sur la fondation

De par la nature de la fondation, qui a vocation à réaliser une œuvre d’un caractère philanthropique, social, religieux, scientifique, artistique, pédagogique, sportif ou touristique, la notion de bénéficiaire de la construction ou de l'entité juridique existante au sein des trusts ou fiducies ne s’applique pas à la fondation. De même, la fondation ne connait pas les fonctions de protecteur, de fiduciaire ou de trustee.

Dans ce contexte, les fondations doivent inscrire au RBE les membres de leur organe de gestion (ses administrateurs), ainsi que le fondateur.

L'ASBL / fondation inscrite au RCS se voit attribuer, par courrier envoyé à son siège, un code d’accès personnel et confidentiel dès lors que sa déclaration RBE a été effectuée. L'ASBL / fondation peut directement consulter son dossier RBE en suivant les étapes suivantes :

• Sélectionner la démarche Consulter
• Sélectionner la catégorie Dossier d'une entreprise ou association
• Renseigner le numéro RCS de l'ASBL / fondation
• Au sein du dossier RCS de l'ASBL / fondation, sélectionner l'onglet Bénéficiaires effectifs
• Procéder à l'authentification par le biais d’un certificat LuxTrust ou eIDAS ou de l'application GouvID
• Saisie le code PIN, personnel et confidentiel qui a été communiqué à l'ASBL / fondation
• Une fois les informations saisies, cliquer sur Voir les bénéficiaires effectifs de ma société

L'ASBL / fondation a la possibilité de commander un extrait (payant) de son propre dossier RBE en cliquant sur la prestation Commander un extrait ou un certificat située sur la droite de l’écran.

Schéma de la procédure

Après sélection de la prestation Déclaration des bénéficiaires effectifs, l’utilisateur avance sur l’écran suivant où il doit obligatoirement cocher la case relative à la rubrique Déclaration sur l’honneur afin de certifier être dûment mandaté pour effectuer la déclaration. Sans cette action, il est impossible pour l’utilisateur de poursuivre la démarche de déclaration des bénéficiaires effectifs.

Une fois la case Déclaration sur l’honneur cochée, l’utilisateur est invité à sélectionner la langue du formulaire de saisie relatif à la demande de déclaration. L’utilisateur valide la création de sa demande de déclaration en cliquant sur le bouton Inscrire correspondant à la catégorie de bénéficiaires effectifs qu'il souhaite déclarer. 

Il appartient à l’ASBL d’effectuer, au préalable, les recherches nécessaires lui permettant de définir son ou ses bénéficiaires effectifs (Pdf, 532 Ko), personnes physiques.

Dans la majeure partie des cas, l’ASBL doit inscrire au RBE les membres de son organe de gestion (ses administrateurs) en tant que dirigeants principaux. Le délégué à la gestion journalière ou une autre personne ayant un rôle équivalent peut aussi être considéré comme dirigeant principal. Si cette personne a été désignée selon les statuts de l’ASBL, c’est uniquement elle qui doit être déclarée comme bénéficiaire effectif dans ce cas.

Deux catégories de bénéficiaires effectifs sont proposées :

• Dirigeants principaux quand les bénéficiaires effectifs ne peuvent pas être identifiés.
• Bénéficiaires effectifs quand ceux-ci peuvent être identifiés.

Un seul un type de bénéficiaire effectif peut être déclaré. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie correspondant à la prestation choisie. Important : Veillez à vous munir des informations nécessaires à l'inscription ainsi que des pièces justificatives (le cas échéant).

Si la personne à inscrire comme bénéficiaire effectif / dirigeant principal possède un numéro d’identification luxembourgeois :

• Aucun document n’est requis. Il faut simplement que les informations saisies dans le formulaire correspondent exactement à celles indiquées sur sa pièce d’identité.

Si la personne à inscrire comme bénéficiaire effectif / dirigeant principal ne possède pas de numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez renseigner son numéro d'identification étranger dans le formulaire. A la déclaration, vous devez joindre :

• Une copie de sa pièce d’identité. Si ce document n’est pas rédigé en lettres latines, une traduction en français, allemand ou luxembourgeois doit être ajoutée.

Informations utiles

Le numéro d’identification étranger à renseigner doit correspondre à celui figurant sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration.

Cas de figure 1 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro d’identification national étranger

• Dans le cas où un numéro d’identification national existe dans le pays, ce numéro est à indiquer dans la déclaration. Il doit également apparaître sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration. Il est à noter que dans ce cas, dans la mesure où le numéro d’identification national étranger a été renseigné dans la déclaration, il n’y a pas lieu d’indiquer le numéro du document d’identité dans la déclaration au RBE.

Cas de figure 2 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro du document d’identité (en l’absence de numéro d’identification national)

• En cas d’absence de numéro d’identification national unique, le numéro à indiquer dans la déclaration au RBE est le numéro du document d’identité présenté (ex : numéro du passeport). Seul ce numéro sera accepté, tout autre numéro, même s’il figure sur la pièce présentée, sera refusé.
  De même, lorsque qu’un document présente différents numéros d’identification nationale (ex : numéro d’identification fiscale et numéro de sécurité sociale), alors le numéro du document d’identité présenté est à indiquer. Les numéros de documents acceptés sont ceux présents sur les documents d’identité acceptés pour justifier de l’identité de la personne (Carte d’identité - Passeport - Titre / carte de séjour - Carte de résident - Permis de conduire).

Important : Conformément à la mise à jour des numéros d’identification nationaux luxembourgeois attribués aux personnes physiques inscrites au RCS, les ASBL déclarantes sont tenues de s’assurer de la concordance des données déclarées. Il leur incombe, le cas échéant, de procéder sans délai à la mise à jour du numéro d’identification étranger précédemment communiqué, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

Au sein de la rubrique Saisie des données à inscrire, l’utilisateur est tout d’abord invité à répondre à la question relative à la détention d’un numéro d’identification national luxembourgeois, en sélectionnant l’une des options suivantes :

• La case Oui, si la personne à déclarer dispose d'un numéro d'identification national luxembourgeois.
• La case Non, si la personne à déclarer ne dispose pas d'un numéro d'identification national luxembourgeois.

L'utilisateur a également la possibilité d'ajouter un dirigeant principal en cliquant sur le lien Ajouter un dirigeant principal.

Le dirigeant principal possède un numéro d'identification national luxembourgeois

En sélectionnant l’option Oui, l’utilisateur fait apparaître les différentes sous-rubriques et champs de saisie correspondants. Il est alors invité à renseigner les données requises afin de poursuivre sa déclaration. Lorsque tous les champs à saisir sont complétés, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action déclenche un contrôle des données renseignées. Les éventuelles erreurs ou données manquantes sont signalées en rouge à l’écran. L’utilisateur est alors invité à les corriger avant de poursuivre.

Après validation de la saisie, l’utilisateur peut accéder à l’étape suivante en cliquant sur la rubrique Vérification de ma demande. Dans le cas où le dirigeant principal dispose d'un numéro d'identification national luxembourgeois, aucune pièce justificative n'est requise pour compléter la déclaration.

Le dirigeant principal ne possède pas de numéro d'identification national luxembourgeois

En sélectionnant l’option Non, l’utilisateur fait apparaître les différentes sous-rubriques et champs de saisie correspondants. Il est alors invité à renseigner les données requises afin de poursuivre sa déclaration. Lorsque tous les champs à saisir sont complétés, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action déclenche un contrôle des données renseignées. Les éventuelles erreurs ou données manquantes sont signalées en rouge à l’écran. L’utilisateur est alors invité à les corriger avant de poursuivre.

Après validation de la saisie, l'utilisateur passe à l'étape suivante en cliquant sur la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration.

Au sein de la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration, l'utilisateur doit obligatoirement joindre une copie de la pièce d'identité au sein du champ Pièces justificatives en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. Pour poursuivre la déclaration, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le lien Aller à la mise au panier. 

La rubrique Vérification de ma demande reprend le récapitulatif de la déclaration à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa déclaration au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. L’utilisateur peut également indiquer une référence de déclaration dans le champ Ma référence de déclaration, définie librement, pour mieux organiser ses demandes.

L'utilisateur valide ensuite sa déclaration en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

Au sein de la rubrique Saisie des données à inscrire, l’utilisateur est tout d’abord invité à répondre à la question relative à la détention d’un numéro d’identification national luxembourgeois, en sélectionnant l’une des options suivantes :

• La case Oui, si la personne à déclarer dispose d'un numéro d'identification national luxembourgeois.
• La case Non, si la personne à déclarer ne dispose pas d'un numéro d'identification national luxembourgeois.

L'utilisateur a également la possibilité d'ajouter un bénéficiaire effectif en cliquant sur le lien Ajouter un bénéficiaire effectif.

Le bénéficiaire effectif possède un numéro d'identification national luxembourgeois

En sélectionnant l’option Oui, l’utilisateur fait apparaître les différentes sous-rubriques et champs de saisie correspondants. Il est alors invité à renseigner les données requises afin de poursuivre sa déclaration. Lorsque tous les champs à saisir sont complétés, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action déclenche un contrôle des données renseignées. Les éventuelles erreurs ou données manquantes sont signalées en rouge à l’écran. L’utilisateur est alors invité à les corriger avant de poursuivre.

Après validation de la saisie, l’utilisateur peut accéder à l’étape suivante en cliquant sur la rubrique Vérification de ma demande. Dans le cas où le bénéficiaire effectif dispose d'un numéro d'identification national luxembourgeois, aucune pièce justificative n'est requise pour compléter la déclaration.

Le bénéficiaire effectif ne possède pas de numéro d'identification national luxembourgeois

En sélectionnant l’option Non, l’utilisateur fait apparaître les différentes sous-rubriques et champs de saisie correspondants. Il est alors invité à renseigner les données requises afin de poursuivre sa déclaration. Lorsque tous les champs à saisir sont complétés, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Vérifier la saisie. Cette action déclenche un contrôle des données renseignées. Les éventuelles erreurs ou données manquantes sont signalées en rouge à l’écran. L’utilisateur est alors invité à les corriger avant de poursuivre.

Après validation de la saisie, l'utilisateur passe à l'étape suivante en cliquant sur la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration.

Au sein de la rubrique Pièce(s) à joindre à la déclaration, l'utilisateur doit obligatoirement joindre une copie de la pièce d'identité au sein du champ Pièces justificatives en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. Pour poursuivre la déclaration, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le lien Aller à la mise au panier.

La rubrique Vérification de ma demande reprend le récapitulatif de la déclaration à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa déclaration au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. L’utilisateur peut également indiquer une référence de déclaration dans le champ Ma référence de déclaration, définie librement, pour mieux organiser ses demandes.

L'utilisateur valide ensuite sa déclaration en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

Le numéro d’identification national luxembourgeois est à inscrire au RBE, pour les bénéficiaires effectifs / dirigeants principaux ayant un tel numéro. Dans cette hypothèse, aucune pièce justificative n’est à joindre.

Le numéro d’identification étranger à renseigner doit correspondre à celui figurant sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration.

Cas de figure 1 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro d’identification national étranger

• Dans le cas où un numéro d’identification national existe dans le pays, ce numéro est à indiquer dans la déclaration. Il doit également apparaître sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration. Il est à noter que dans ce cas, dans la mesure où le numéro d’identification national étranger a été renseigné dans la déclaration, il n’y a pas lieu d’indiquer le numéro du document d’identité dans la déclaration au RBE.

Cas de figure 2 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro du document d’identité (en l’absence de numéro d’identification national)

• En cas d’absence de numéro d’identification national unique, le numéro à indiquer dans la déclaration au RBE est le numéro du document d’identité présenté (ex : numéro du passeport). Seul ce numéro sera accepté, tout autre numéro, même s’il figure sur la pièce présentée, sera refusé.
  De même, lorsque qu’un document présente différents numéros d’identification nationale (ex : numéro d’identification fiscale et numéro de sécurité sociale), alors le numéro du document d’identité présenté est à indiquer. Les numéros de documents acceptés sont ceux présents sur les documents d’identité acceptés pour justifier de l’identité de la personne (Carte d’identité - Passeport - Titre / carte de séjour - Carte de résident - Permis de conduire).

Important : Conformément à la mise à jour des numéros d’identification nationaux luxembourgeois attribués aux personnes physiques inscrites au RCS, les entités déclarantes sont tenues de s’assurer de la concordance des données déclarées. Il leur incombe, le cas échéant, de procéder sans délai à la mise à jour du numéro d’identification étranger précédemment communiqué, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

• Pour le bénéficiaire effectif ou dirigeant principal disposant d’un numéro d’identification national luxembourgeois, l’information relative au nom et au(x) prénom(s) à reprendre sur le formulaire doit correspondre exactement à l’information figurant au Registre national des personnes physiques.
  
  
• Pour le bénéficiaire effectif ou dirigeant principal ne disposant pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois, l’information à communiquer doit être conforme à la pièce justificative qui sera à joindre, permettant d’établir l’identité de la personne. Si la personne a plusieurs prénoms, ils sont tous à indiquer sur le formulaire. En ce qui concerne le champ relatif au nom, il convient de reprendre l’information telle qu’elle figure sur la pièce officielle justificative. A noter que les caractères tels que les guillemets, les virgules ou les parenthèses ne sont pas à inscrire dans ces champs.
  
  Pour de plus amples informations, consultez notre FAQ - Numéro d'identification national luxembourgeois.

La nationalité du bénéficiaire effectif / dirigeant principal à inscrire est à sélectionner dans une liste déroulante proposée sur le formulaire. Si la personne a plusieurs nationalités, elles sont toutes à inscrire au RBE. Pour ce faire, l'utilisateur est invité à cliquer sur l'option Ajouter une nouvelle nationalité et à la sélectionner dans la liste déroulante.

Si la personne dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois, l’information à communiquer au RBE doit être conforme aux inscriptions figurant au Registre national des personnes physiques.

La date de naissance (jour, mois et année) ainsi que le lieu de naissance (localité et pays) sont à inscrire au RBE et doivent être conformes :

• Aux informations figurant au Registre national des personnes physiques, lorsque la personne dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois.
  
• Aux informations figurant sur la pièce justificative jointe, pour les personnes ne disposant pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois.

A noter que, si la personne à inscrire possède un numéro d’identification national luxembourgeois, la date de naissance sera automatiquement générée dans le champ prévu à cet effet. 

Le pays de résidence du bénéficiaire effectif / dirigeant principal à inscrire est à sélectionner dans une liste déroulante proposée sur le formulaire.

Est à inscrire l’adresse professionnelle ou l’adresse du domicile du bénéficiaire effectif / dirigeant principal. L'adresse la plus complète doit être renseignée. Le nom de la rue doit être indiqué en intégralité, c'est-à-dire avec les termes rue, avenue, boulevard, etc.
A noter que pour les adresses luxembourgeoises, les informations communiquées au RBE et concernant la localité, la rue et le numéro d’immeuble doivent être cohérentes avec les données figurant au Registre national des localités et des rues. Un contrôle automatique de l’adresse est effectué directement sur le formulaire de déclaration à compléter par le déclarant. Le Registre national des localités et des rues peut être consulté ici. Aucune pièce justificative de l’adresse n’est à joindre.

Les champs relatifs à la nature et à l’étendue des intérêts effectifs détenus ne sont proposés que dans l’hypothèse où des bénéficiaires effectifs personnes physiques ont pu être identifiés. Si les dirigeants principaux sont à inscrire, ces champs ne sont pas proposés sur le formulaire de déclaration.

• Nature des intérêts effectifs : L’information à reprendre au niveau de ce champ concerne uniquement la nature des intérêts détenus. Il peut s’agir par exemple de parts sociales, d’actions, de participations au capital ou de droits de vote.
  
  
• Étendue : L’information à reprendre vise spécifiquement l’étendue précise des intérêts effectifs détenus. Il ne suffit pas d’y indiquer « strictement supérieur à 25% ». Il peut s’agir par exemple d’un pourcentage ou d’une proportion.

Dans l’hypothèse où un type d’intérêt effectif est à ajouter, l'utilisateur est invité à cliquer sur l'option Ajouter un type d’intérêt effectif pour que les champs s’ouvrent et puissent être complétés.

Ces champs ne sont accessibles que dans le cas où des bénéficiaires effectifs ont été identifiés. Si l’option de limitation d’accès à la consultation est sélectionnée, les sections Motif(s) et Durée du risque (en mois) – limitée à 36 mois – s’affichent à l’écran. La demande de limitation d’accès doit être transmise au gestionnaire du LBR en même temps que la déclaration des bénéficiaires effectifs.

L’utilisateur doit cocher le ou les risques encourus par le bénéficiaire effectif concerné, joindre une pièce justificative motivant la demande, et indiquer obligatoirement la durée souhaitée de la limitation (en mois).

En principe, ce champ n’est pas à compléter. Il est proposé pour permettre à certains dirigeants principaux de préciser le caractère particulier de leur fonction. C’est le cas pour les mandataires judiciaires (ex : administrateur provisoire) ou les liquidateurs. Lorsque ce champ est complété dans le formulaire, un contrôle systématique de cohérence est fait par rapport aux données inscrites au RCS. La fonction renseignée au RBE doit correspondre à celle inscrite au RCS.