Déclaration des bénéficiaires effectifs ou dirigeants principaux d'une ASBL / fondation au RBE

• Concrètement, l’ASBL doit d’abord s’intéresser à ses membres (ou associés) et vérifier si l’un d’eux ne les contrôle pas de manière directe ou indirecte.
  
  
• Dans la plupart des cas, notamment si l’ASBL a plus de trois membres et que les membres sont des personnes physiques, une personne qui contrôle de manière directe ou indirecte l’ASBL ne peut pas être identifiée. Il appartient alors d’inscrire les membres de l’organe de gestion ou le délégué à la gestion journalière ou tout autre organe équivalent, désigné en vertu de dispositions légales ou statutaires de l’ASBL au RBE.
  
  Dans ce cas, le RBE indique clairement que les personnes en question ont été inscrites en tant que dirigeant principal et non en tant que personne détenant ou contrôlant l’ASBL.

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L’article 1er 3° de la loi du 13 janvier 2019 fait un renvoi à l’article 1er, paragraphe 7 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, en ce qui concerne la définition de la notion de « bénéficiaire effectif ».

Ainsi, il ressort du point c) de l’article précité que les fondations sont assimilées aux fiducies et aux trusts, en ce qui concerne la détermination de leurs bénéficiaires effectifs. Est donc bénéficiaire effectif d’une fondation, toute personne physique qui a une fonction similaire ou équivalente à celles existantes dans les fiducies et les trusts, à savoir:

• Le constituant
• Toute fiduciaire ou tout trustee
• Le protecteur (le cas échéant)
  
• Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la construction ou de l'entité juridique n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l'intérêt principal de laquelle la construction ou l'entité juridique a été constituée ou opère
• Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort, par propriété directe ou indirecte ou par d'autres moyens.

Les fonctions similaires ou équivalentes au sein d’une fondation de droit luxembourgeois sont :

• Le fondateur de la fondation
• Les membres de l’organe de gestion légalement prévu, qui exercent le contrôle sur la fondation

De par la nature de la fondation, qui a vocation à réaliser une œuvre d’un caractère philanthropique, social, religieux, scientifique, artistique, pédagogique, sportif ou touristique, la notion de bénéficiaire de la construction ou de l'entité juridique existante au sein des trusts ou fiducies ne s’applique pas à la fondation. De même, la fondation ne connait pas les fonctions de protecteur, de fiduciaire ou de trustee.

Dans ce contexte, les fondations doivent inscrire au RBE les membres de leur organe de gestion (ses administrateurs), ainsi que le fondateur.

L'ASBL / fondation inscrite au RCS se voit attribuer, par courrier envoyé à son siège, un code d’accès personnel et confidentiel dès lors que sa déclaration RBE a été effectuée. L'ASBL / fondation peut directement consulter son dossier RBE en suivant les étapes suivantes :

• Sélectionner la démarche Consulter
• Sélectionner la catégorie Dossier d'une entreprise ou association
• Renseigner le numéro RCS de l'ASBL / fondation
• Au sein du dossier RCS de l'ASBL / fondation, sélectionner l'onglet Bénéficiaires effectifs
• Procéder à l'authentification par le biais d’un certificat LuxTrust ou eIDAS ou de l'application GouvID
• Saisie le code PIN, personnel et confidentiel qui a été communiqué à l'ASBL / fondation
• Une fois les informations saisies, cliquer sur Voir les bénéficiaires effectifs de ma société

L'ASBL / fondation a la possibilité de commander un extrait (payant) de son propre dossier RBE en cliquant sur la prestation Commander un extrait ou un certificat située sur la droite de l’écran.

Schéma de la procédure

Afin de pouvoir réaliser sa demande de déclaration, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Pour créer une demande de déclaration, il convient de :

1) Sélectionner la démarche Déposer.

2) Renseigner le numéro RCS de l'ASBL.

3) Sélectionner au sein des démarches administratives disponibles la catégorie Bénéficiaires effectifs.

Dans la catégorie Bénéficiaires effectifs, l’ASBL accède à la prestation suivante : 

• Déclaration des bénéficiaires effectifs
  Cette prestation permet à l'ASBL de déclarer les personnes qu’elle considère comme ses bénéficiaires effectifs ou dirigeants principaux au RBE. Concrètement, cela signifie qu’elle doit inscrire les membres de son organe de gestion, c’est-à-dire les administrateurs. Si l’association a désigné un délégué à la gestion journalière ou une autre personne avec un rôle similaire, cette personne peut aussi être déclarée.

Afin de pouvoir réaliser sa demande de modification, l’utilisateur doit obligatoirement s’être authentifié par certificat électronique LuxTrust, via l’application GouvID ou par certificat eIDAS. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Pour créer une demande de modification, il convient de :

1) Sélectionner la démarche Déposer.

2) Renseigner le numéro RCS de l'ASBL.

3) Sélectionner au sein des démarches administratives disponibles la catégorie Bénéficiaires effectifs.

Dans la catégorie Bénéficiaires effectifs, l’ASBL accède à la prestation suivante : 

• Modification des bénéficiaires effectifs
  Cette prestation permet à l'ASBL de mettre à jour les informations concernant les personnes qu’elle a déclarées comme bénéficiaires effectifs ou dirigeants principaux au RBE. Autrement dit, elle sert à modifier les données si la composition du conseil d'administration de l’association et/ou le délégué à la gestion journalière a changé depuis la dernière déclaration.

Si la personne à inscrire ou à modifier comme bénéficiaire effectif / dirigeant principal possède un numéro d’identification luxembourgeois :

• Aucun document n’est requis. Il faut simplement que les informations saisies dans le formulaire correspondent exactement à celles indiquées sur sa pièce d’identité.

Si la personne à inscrire ou à modifier comme bénéficiaire effectif / dirigeant principal ne possède pas de numéro d’identification national luxembourgeois, vous devez renseigner son numéro d'identification étranger dans le formulaire. A la déclaration, vous devez joindre :

• Une copie de sa pièce d’identité. Si ce document n’est pas rédigé en lettres latines, une traduction en français, allemand ou luxembourgeois doit être ajoutée.

Informations utiles

Le numéro d’identification étranger à renseigner doit correspondre à celui figurant sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration.

Cas de figure 1 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro d’identification national étranger

• Dans le cas où un numéro d’identification national existe dans le pays, ce numéro est à indiquer dans la déclaration. Il doit également apparaître sur la pièce justificative qui sera à joindre à la déclaration. Il est à noter que dans ce cas, dans la mesure où le numéro d’identification national étranger a été renseigné dans la déclaration, il n’y a pas lieu d’indiquer le numéro du document d’identité dans la déclaration au RBE.

Cas de figure 2 : le bénéficiaire effectif /dirigeant principal dispose d'un numéro du document d’identité (en l’absence de numéro d’identification national)

• En cas d’absence de numéro d’identification national unique, le numéro à indiquer dans la déclaration au RBE est le numéro du document d’identité présenté (ex : numéro du passeport). Seul ce numéro sera accepté, tout autre numéro, même s’il figure sur la pièce présentée, sera refusé.
  De même, lorsque qu’un document présente différents numéros d’identification nationale (ex : numéro d’identification fiscale et numéro de sécurité sociale), alors le numéro du document d’identité présenté est à indiquer. Les numéros de documents acceptés sont ceux présents sur les documents d’identité acceptés pour justifier de l’identité de la personne (Carte d’identité - Passeport - Titre / carte de séjour - Carte de résident - Permis de conduire).

Important : Conformément à la mise à jour des numéros d’identification nationaux luxembourgeois attribués aux personnes physiques inscrites au RCS, les ASBL déclarantes sont tenues de s’assurer de la concordance des données déclarées. Il leur incombe, le cas échéant, de procéder sans délai à la mise à jour du numéro d’identification étranger précédemment communiqué, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.