Déclaration des bénéficiaires effectifs

Les entités devant inscrire leur(s) bénéficiaire(s) effectif(s) au RBE sont celles immatriculées au RCS, à la seule exception des commerçants personnes physiques.

Est considérée comme bénéficiaire effectif toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle l’entité, du fait qu’elle possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d’actions, de droits de vote ou d’une participation au capital dans cette entité. Il appartient donc à l’entité d’effectuer cet exercice en appréciant d’abord qui détient son capital et dans quelle mesure (une détention strictement supérieure à 25%), puis en vérifiant qui la contrôle (via un droit de vote prépondérant par exemple). Si malgré la recherche effectuée, aucun bénéficiaire effectif n’a pu être identifié, le dirigeant principal est considéré comme bénéficiaire effectif.

Étape 1 :

• Il est nécessaire de vérifier qui détient le capital de l’entité et dans quelle proportion (approche purement mathématique liée au critère de « détention du capital »). Si une personne physique détient plus de 25% du capital, elle est présumée être le bénéficiaire effectif. Par conséquent, cette personne est à inscrire au RBE.
  
  

Étape 2 :

• Il faut ensuite concrètement vérifier qui a le pouvoir de contrôler l’entité (analyse s’attachant cette fois au critère de « contrôle »). Ainsi, si un actionnaire personne physique détient moins de 25% du capital mais dispose d’un droit de vote prépondérant, ce dernier est bénéficiaire effectif et il est à inscrire au RBE.

Ces deux étapes s’effectuent de manière concomitante et non pas successive ou éliminatoire. Si, malgré les recherches effectuées, aucun bénéficiaire effectif n’a pu être identifié, le ou les dirigeants principaux sont alors considérés comme bénéficiaires effectifs et sont à ce titre, à inscrire au RBE.

La notion de dirigeant principal est à comprendre en général comme étant l’organe de gestion légalement prévu et pas uniquement le président d’un conseil d’administration. Peut également être considéré comme dirigeant principal, le délégué à la gestion journalière ou tout autre organe équivalent, désigné en vertu de dispositions légales ou statutaires, auquel cas seul celui-ci est alors à inscrire.

Quand l’organe identifié comme dirigeant principal comprend un ou plusieurs représentants de l’Etat, le Ministre de tutelle de l’établissement public est à inscrire en lieu et place des représentants de l’Etat.

En principe, aucune pièce justificative n’est à joindre. Dans certains cas, des pièces justificatives sont à joindre au formulaire de déclaration :

• La copie d’une pièce officielle permettant d’établir son identité, si le bénéficiaire effectif / dirigeant principal à inscrire au RBE ne dispose pas de numéro d’identification national luxembourgeois.
  
  
• La demande de limitation d’accès aux informations dûment motivée, si les informations d’un bénéficiaire effectifs doivent rester non publiques en raison des risques pesant sur sa personne.
  
  
• Un document attestant du fait que la société fait admettre ses titres à la négociation sur un marché réglementé, si la société pour laquelle la déclaration est à effectuer est une société cotée.

Copie de la pièce officielle permettant d’établir l’identité d’un bénéficiaire effectif

• Si la pièce est rédigée en caractère latin, aucune traduction n’est à joindre.
• Si la pièce n’est pas rédigée en caractère latin, elle doit être accompagnée d’une traduction en langue française, allemande ou luxembourgeoise. Une traduction libre est suffisante ; il n’est pas requis de faire traduire le document par un traducteur assermenté.

Demande de limitation d’accès à l’information d’un bénéficiaire effectif et document attestant du fait que la société fait admettre ses titres à la négociation sur un marché réglementé

• Ces documents peuvent être présentés en langue française, allemande, luxembourgeoise et anglaise. 

D’une manière générale, l’inscription des bénéficiaires effectifs doit intervenir dans un délai d’un mois à partir du moment où l’entité immatriculée a pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire l’inscription ou sa modification.

Non. Alors que le RBE était ouvert au public depuis le 1^er septembre 2019, l’accès public au RBE a été suspendu le 22 novembre 2022, suite à un arrêt rendu par la Cour de Justice de l’Union Européenne à la même date.

En effet, cet arrêt, prononcé dans les affaires jointes C 37/20 et 601/20, a invalidé la disposition de la directive 2018/843 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2018 modifiant la directive (UE) 2015/849 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme ainsi que les directives 2009/138/CE et 2013/36/UE prévoyant « que les Etats membres doivent veiller à ce que les informations sur les bénéficiaires effectifs des sociétés constituées sur leur territoire soient accessibles dans tous les cas à tout membre du grand public ».

Un accès spécifique a été mis en place par LBR pour permettre aux entités immatriculées au RCS de consulter leurs propres données RBE et de commander un extrait.

Les entités inscrites au RCS se voient attribuer, par courrier envoyé à leur siège, un code d’accès personnel et confidentiel dès lors que leur déclaration RBE a été effectuée. L'entité peut directement consulter son dossier RBE en suivant les étapes suivantes :

• Sélectionner la démarche Consulter
• Sélectionner la catégorie Dossier d'une entreprise ou association
• Renseigner le numéro RCS de l'entité
• Au sein du dossier RCS de l'entité, sélectionner l'onglet Bénéficiaires effectifs
• Procéder à l'authentification par le biais d’un certificat LuxTrust ou eIDAS ou de l'application GouvID
• Saisie le code PIN, personnel et confidentiel qui a été communiqué à l'entité
• Une fois les informations saisies, cliquer sur Voir les bénéficiaires effectifs de ma société

L'entité a la possibilité de commander un extrait (payant) de son propre dossier RBE en cliquant sur la prestation Commander un extrait ou un certificat située sur la droite de l’écran.

Schéma de la procédure (Pdf, 473 Ko) :

Les professionnels assujettis à la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme ont accès au RBE après avoir signé une convention avec LBR ou un formulaire de demande d’accès ponctuelle au RBE. Deux accès sont disponibles pour ces professionnels selon si l’exercice de leurs fonctions nécessite un besoin régulier ou ponctuel de consulter le RBE.

A) Besoin régulier de consulter le RBE

Le professionnel qui a besoin de consulter régulièrement le RBE doit :

1. Être en possession d’un certificat LuxTrust.
2. Signer une convention avec LBR (Pdf, 91 Ko).
3. Compléter une annexe technique (Pdf, 277 Ko).

Les dossiers RBE pourront être consultés directement sur le site internet du LBR via la démarche Consulter, puis en sélectionnant la catégorie de consultation Dossier d'une entreprise ou d'une association. Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique d'aide Dossier RCS /RBE - Consultation : ce qu'il faut savoir. Le professionnel aura la possibilité de commander un extrait RBE (payant) en cliquant sur la prestation Commander un extrait ou un certificat située sur la droite de l’écran. A noter que d’autres utilisateurs (disposant également d’un certificat LuxTrust) peuvent être ajoutés au compte créé via une application de gestion des accès.

B) Besoin ponctuel d’obtenir un extrait RBE

Le professionnel dont le besoin de consulter le RBE est ponctuel doit disposer des prérequis suivants :

1. Être professionnel au sens de l’article 2 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.
2. Être en possession d’un produit délivré par LuxTrust SA ou d'un certificat électronique eIDAS.
3. Compléter et signer le formulaire de demande d’accès ponctuelle au RBE (Pdf, 295 Ko).
4. Joindre une copie de l’autorisation d’établissement.

Un formulaire de demande d’accès est à compléter et à renvoyer électroniquement à LBR avec une copie de l’autorisation d’établissement délivrée pour ce professionnel. Le professionnel ne pourra pas consulter les dossiers RBE directement à l’écran mais aura la possibilité de commander un extrait RBE pour une entité dont il a besoin d’obtenir les informations. Toute demande incomplète ne pourra être traitée et sera retournée intégralement au demandeur.

L’ensemble des informations inscrites au RBE concernant une entité est consultable, à l’exception de l’adresse et du numéro d’identification des bénéficiaires effectifs inscrits, ainsi que les informations relatives à un bénéficiaire effectif particulier, pour lequel une demande de limitation d’accès à ses informations a été acceptée par le gestionnaire du RBE ou est en cours d’appréciation.

Un extrait RBE consiste en l’émission, par le gestionnaire du RBE, d’un document reprenant les données  inscrites au RBE concernant une entité. L’extrait reflète l’état actuel des données inscrites.

Si aucune information n’a été inscrite au RBE concernant une entité, il est également possible de commander un certificat attestant de ce fait.

Une demande d’extrait ou de certificat est introduite par le biais du site internet de LBR. Seuls les professionnels assujettis à la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et le contre le financement du terrorisme ont la possibilité de commander un extrait RBE ou un certificat de non-inscription.

Les entités immatriculées ont également la possibiliter de commander un extrait RBE reprenant leurs propres données.

Ces documents font l’objet d’une prestation tarifaire. Le montant est fixé par règlement grand-ducal.

Les extraits et les certificats peuvent être émis sous format électronique ou sur support papier sécurisé, comportent respectivement la signature électronique du gestionnaire.