Statuts coordonnés
Dès qu’une modification est apportée aux statuts de votre ASBL, vous devez déposer au RCS une nouvelle version actualisée des statuts, appelée statuts coordonnés, reprenant les mises à jour/modifications et cela dans un délai d’un mois après adoption des modifications.
Les statuts coordonnés sont à enregistrer et à publier au RESA par le biais d’une mention de dépôt qui est autogénérée par le gestionnaire du RCS. Vous n’avez donc qu’un seul document à déposer : les statuts coordonnés.
Modèles de documents et aide
- Comment adapter les statuts de mon ASBL à la nouvelle loi ?
Cette rubrique explique comment mettre à jour les statuts de votre ASBL afin de les conformer à la nouvelle loi. Elle renvoie vers une FAQ qui reprend les questions les plus fréquemment posées dans ce contexte.
- Modèle de statuts relatif à la constitution d’une nouvelle ASBL conformément à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif
Ce document fournit un modèle de statuts à utiliser pour constituer une nouvelle ASBL conformément aux exigences de la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous guide sur les informations essentielles à intégrer lors de la création de l’association.
- Modèle de procès-verbal de l’assemblée générale notifiant l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023 sur les ASBL (Word, 30 Ko)
Ce document propose un modèle de procès-verbal à utiliser lors de l’assemblée générale qui approuve l’adaptation des statuts à la loi modifiée du 7 août 2023. Il vous aide à structurer correctement les décisions prises par l’ASBL.
- Modèles d'en-tête (Pdf, 487 Ko)
Ce document présente les règles à respecter pour la mise en forme de l’en-tête des documents destinés au RCS. Il vous aide à vérifier que votre en-tête est conforme avant de procéder au dépôt.
Nouvelle loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et fondations
Votre ASBL a été créé avant la nouvelle loi sur les associations ? Vous devez mettre vos statuts à jour.
Si votre association a été constituée avant le 23 septembre 2023, vous devez adapter vos statuts pour qu’ils respectent la nouvelle loi sur les associations. Voici les 2 étapes à suivre :
- Étape 1: Commencez par modifier les informations de votre ASBL
Utilisez la prestation Modifier et mettez à jour les informations de votre association en fonction de vos nouveaux statuts.
Ajoutez à votre demande le procès-verbal de l’assemblée générale incluant les articles modifiés après la mise à jour des statuts de votre association.
- Étape 2: Ensuite, déposez la version complète et à jour de vos statuts, suite à la modification d’un ou de plusieurs articles
Utilisez la prestation Statuts coordonnés et ajoutez à votre demande une version complète des statuts mis à jour de votre association.
C’est une démarche en deux étapes, à faire dans cet ordre.
Formulaire : ce qu'il faut savoir
Ajout des documents obligatoires
Formulaire : ce qu'il faut savoir
Après sélection de la prestation Statuts coordonnées, l'utilisateur doit valider la création de sa demande de dépôt des statuts coordonnées en cliquant sur le bouton Suivant. L'utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire correspondant à la démarche choisie.
Dans le formulaire, au sein de la rubrique Publication, l’utilisateur est invité à télécharger la version coordonnée des statuts de l'ASBL qui sera publiée au RESA par le biais d'une mention de dépôt autogénérée par le gestionnaire du RCS. Le document à joindre doit être un fichier PDF respectant la norme PDF/A texte. C'est dans cette rubrique que l'utilisateur doit télécharger la :
- Version coordonnée des statuts reprenant les modifications apportées aux statuts initiaux de l'ASBL.
La version coordonnée des statuts est à joindre par l’utilisateur au sein du champ Documents à publier par mention en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. L’opération de chargement peut prendre un certain temps car chaque fichier joint à la demande de dépôt est contrôlé de manière à vérifier le respect de la norme PDF/A.
L'utilisateur est également invité à répondre à la question relative à l’enregistrement du document par LBR. Le gestionnaire du RCS est habilité à enregistrer les documents transmis à des fins de publication. L’utilisateur a dès lors le choix d’indiquer lors de sa demande s’il souhaite ou non que LBR procède à l’enregistrement de la pièce en question. Pour ce faire, l’utilisateur est invité à cocher l’une des options disponibles. Si l'utilisateur coche Non, il devra faire enregistrer son document directement auprès de l'AED.
Champ Date de publication
La date de publication correspond par défaut à la date à laquelle la demande de dépôt a été acceptée par LBR. L’utilisateur peut cependant choisir une date précise pour la publication de son document en cochant la case Je souhaite préciser la date de publication. Afin de préciser une date de publication, l'utilisateur peut s'aider de l'option calendrier contextuel lui permettant de sélectionner une date à l’aide d’un sélecteur visuel.
Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.
La rubrique Récapitulatif reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. Les statuts coordonnés de l’ASBL sont publiés au RESA sous forme d'une mention du dépôt. La publication est automatiquement générée par le gestionnaire du RCS. Les statuts coordonnés de l'ASBL seront consultables par les tiers.
L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.
Documents à joindre au dépôt des statuts coordonnés
- La demande de dépôt des statuts coordonnés doit être accompagnée de la nouvelle version des statuts de votre ASBL reprenant les mises à jour/modifications décidées lors de l'assemblée générale ou par le conseil d'administration.
Informations utiles pour les documents à transmettre
Informations utiles
Les documents destinés à la publication au RESA doivent être obligatoirement transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A Texte. Il s’agit du seul format accepté par la plateforme du gestionnaire du RCS, pour les documents destinés à la publication. Les documents doivent en outre :
- Être présentés au format A4.
- Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page permettant l’apposition par LBR d’une étiquette virtuelle matérialisant le récépissé du dépôt électronique.
- Être enregistrées au format PDF/A-1a ou PDF/A-1b : lors de l’enregistrement, sélectionnez l’option PDF/A-1a ou PDF/A-1b proposée par votre logiciel (Word, LibreOffice, Adobe, etc.).
- Être rédigés avec des polices de caractère communément utilisées en bureautique : Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Afin de garantir l’acceptation de puces prédéfinies, et uniquement dans cet objectif, les polices Wingdings et Symbol sont également acceptées.
- Être rédigés en police de caractère noire sur fond blanc.
- Être rédigés dans l’une des trois langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand).
Concernant l'en-tête des documents à soumettre par une ASBL, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :
- Dénomination (ex. : Nom de mon ASBL)
- Forme juridique (ex. : Association sans but lucratif)
- Adresse de l'ASBL (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)
- Numéro RCS de l'ASBL (ex. : F1234)