Immatriculation d'un commerçant au RCS

Pour effectuer une 1ère immatriculation, l’authentification de l’utilisateur sur le site LBR doit être faite obligatoirement par le biais soit d’un produit délivré par LuxTrust, soit par l’utilisation de l’application GouvID ou bien par un certificat électronique eIDAS, offrant au minimum un niveau de sécurité substantiel. Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre aide générale relative au processus d'authentification par certificat - comment vous connecter ?

Immatriculation d’un nouveau commerçant personne physique

Cette démarche permet l’attribution d’un numéro d’immatriculation (numéro RCS) à votre entreprise, ainsi que la création d’un dossier au RCS la concernant. Il s’agit de la première démarche à effectuer auprès du RCS, une fois votre entreprise constituée. Veuillez cliquer sur le lien pour accéder au dépôt d'immatriculation d'un commerçant personne physique.

Dans le cadre de cette démarche et pour compléter les données adéquates, le commerçant est invité à choisir la langue du formulaire de saisie relatif à la demande d’immatriculation. Après indication de son choix, le commerçant valide la création de sa demande de dépôt d'immatriculation en cliquant sur le bouton Suivant. Il est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie correspondant à la démarche choisie.

Immatriculation d’une nouvelle succursale pour un commerçant personne physique

Cette démarche concerne l'immatriculation de la succursale luxembourgeoise d'un commerçant déjà immatriculé au RCS. Veuillez cliquer sur le lien pour accéder à l'immatriculation de la succursale du commerçant personne physique immatriculé au RCS. Dans le cadre de cette démarche et pour compléter les données adéquates, le commerçant est invité à indiquer si l'entreprise principale dont dépend la succursale se trouve au Luxembourg ou à l'étranger.

Dans le cas où l’entreprise principale se trouve au Luxembourg, le commerçant doit sélectionner :

• Au Luxembourg
• Puis cliquer sur le bouton Suivant

Après avoir cliqué sur Suivant et avant d’entamer l’immatriculation de la succursale luxembourgeoise, l’utilisateur est invité à rechercher, puis à identifier le commerçant personne physique immatriculé pour lequel une succursale doit être inscrite au RCS. Pour ce faire, l’utilisateur doit effectuer une recherche concernant le commerçant immatriculé au RCS, en saisissant comme critère de recherche soit son Numéro RCS, soit sa Dénomination.

Une fois la recherche effectuée et afin de compléter les données à saisir, l’utilisateur doit sélectionner le commerçant pour lequel une succursale doit être inscrite. Une fois le commerçant sélectionné, l’utilisateur valide son choix en cliquant sur le bouton Suivant.

Après avoir sélectionné le commerçant pour lequel une succursale luxembourgoise doit être inscrite, l’utilisateur avance sur l’écran suivant au sein duquel il doit choisir la langue du formulaire de saisie relatif à la demande d’immatriculation. Après indication de son choix, l’utilisateur valide la création de sa demande d’immatriculation de succursale en cliquant sur le bouton Suivant. L’utilisateur est ensuite redirigé vers le formulaire de saisie relatif au dépôt d’immatriculation de la succursale luxembourgeoise pour le commerçant sélectionné.

• Autorisation(s) d'établissement
  Avant de pouvoir s’immatriculer au RCS, le commerçant doit obligatoirement obtenir une ou plusieurs autorisations d’établissement, aussi appelées autorisations de commerce, délivrées par le ministère de l’Économie. Ces autorisations doivent être en sa possession avant d’entamer la démarche d’immatriculation. Elles doivent être jointes à la demande d’immatriculation. Si vous devez déposer plusieurs autorisations, vous devez les rassembler dans un seul fichier PDF, dans l’ordre, et le nommer simplement Autorisation.
  
  
• Acte de mariage / Livret de famille (le cas échéant)
  Un extrait de l’acte de mariage ou du livret de famille est à joindre obligatoirement à la demande d'immatriculation lorsque le commerçant est marié. En cas de séparation de corps, une copie du jugement entérinant la séparation de corps doit être déposé sous la rubrique Acte de mariage/livret de famille.
  
  
• Contrat de mariage (le cas échéant)
  Si le commerçant est marié ou séparé de corps et qu'un contrat de mariage a été conclue, un extrait de ce contrat est à joindre à la demande d’immatriculation au RCS. Ce document est obligatoire si le contrat a été signé avant l’immatriculation. Si le contrat est signé après l’immatriculation, c’est le notaire qui se chargera de déposer l’extrait directement dans le dossier RCS du commerçant. Si le contrat de mariage n’est pas rédigé dans une des 3 langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand), une traduction du document doit également accompagner la demande d'immatriculation.
  
  
• Déclaration d'acquisition du fonds de commerce (le cas échéant)
  Ce document est à joindre lorsque l’immatriculation du commerçant intervient suite à une reprise d’un fonds de commerce. La déclaration d’acquisition du fonds de commerce est à enregistrer par LBR. Si ce document n’est pas rédigé dans une des 3 langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand), une traduction du document doit également accompagner la demande d'immatriculation.
  
  
• Délégation de pouvoir avec signature légalisée (le cas échéant)
  Ce document est à joindre à la demande d'immatriculation lorsque le commerçant a donné pouvoir à un mandataire ou un fondé de pouvoir d’agir en son nom, dans la gestion de son commerce. La délégation de pouvoir est à enregistrer par LBR. Si ce document n’est pas rédigé dans une des 3 langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand), une traduction du document doit également accompagner la demande d'immatriculation.
  
  
• Pièce d'identité (le cas échéant)
  Ce document est à joindre obligatoirement à la demande d'immatriculation dès que le commerçant n’effectue pas lui-même sa démarche auprès du RCS. Dans un tel cas, une procuration doit également être jointe à la demande d'immatriculation.
  
  
• Procuration (le cas échéant)
  La procuration qui doit accompgner la demande d'immatriculation du commerçant doit reprendre les informations suivantes : 
  • l'identité du commerçant, 
  • l'identité de la personne chargée de procéder au dépôt en son nom ainsi que 
  • l'indication sommaire du motif pour laquelle la procuration a été donnée (ex. : immatriculation, modification ou radiation auprès du RCS).

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de validation doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

• Être présentés au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
• Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par un commerçant, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom du commerçant)
• Forme juridique (ex. : Commerçant personne physique)
• Adresse de l'établissement principal (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)

Concernant les personnes physiques à inscrire au RCS, si le commerçant dispose d’un numéro d’identification national luxembourgeois,l'utilisateur doit cocher la case Oui en réponse à la question posée au sein du formulaire de saisie et renseigner le numéro d'identification national au sein du champ spécialement prévu à cet effet.

Concernant les personnes physiques à inscrire au RCS, si le commerçant ne dispose pas d’un numéro d’identification national luxembourgeois, la création de ce dernier doit être demandée dans le cadre de l'immatriculation du commerçant personne physique. Pour ce faire, l'utilisateur doit cocher la case Non en réponse à la question posée au sein du formulaire de saisie et renseigner les champs proposés afin de procéder à la création du numéro d'identification national luxembourgeois. Les informations suivantes seront à renseigner dans le but de créer le numéro d’identification national luxembourgeois :

• Nom(s)
• Prénom(s)
  Il est impératif de renseigner tous les prénoms de la personne physique.
• Date, lieu et pays de naissance
• Genre (masculin, féminin, inconnu)
• Nationalité
  A partir de la liste déroulante, l’ensemble des nationalités de la personne physique sont à renseigner.
• Adresse du domicile privé (numéro, rue, code postal, localité, pays) – pièce justificative à fournir. L’adresse complète est à renseigner et pas uniquement la localité et le pays.

Il devra également joindre une pièce d’identité et, le cas échéant, un justificatif de domicile comme pièces justificatives dans le cadre de la création d’un tel numéro par le gestionnaire du RCS lors de l’acceptation du dépôt d’immatriculation.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre FAQ - Numéro d'identification national luxembourgeois

Il est important que les informations saisies au sein de la demande correspondent aux informations figurant sur la ou les pièce(s) justificative(s) qui sera (seront) à joindre à l’appui de la demande de création du numéro d’identification national luxembourgeois.

Dans le cadre d’une demande de création d’un numéro d’identification national luxembourgeois, il convient de communiquer l’adresse du domicile privé de la personne dans la rubrique Résidence habituelle. C’est en effet à cette adresse que sera envoyé le numéro d’identification national nouvellement crée.

Pour assurer l’envoi du numéro d’identifiant national nouvellement crée, il est impératif de renseigner toutes les informations de correspondance (numéro, rue, code postal, localité, pays) conformément aux données figurant sur la pièce justificative accompagnant la demande de dépôt. La seule indication de la localité et du pays est insuffisante.

Pour justifier de l’identité de la personne, pour laquelle un numéro d’identifiant national est à créer, une des pièces suivantes, en cours de validité, devra être transmise à des fins de contrôle :

• Un passeport :
  Lorsque plusieurs nationalités sont renseignées et que toutes ne figurent pas sur un seul justificatif, une pièce justificative correspondant à chacune d'elles doit être jointe à la demande de dépôt. Dans le cas où plusieurs passeports sont soumis en tant que justificatifs, il est recommandé de les regrouper dans un seul document numérisé.
  
  
• Une carte nationale d’identité.

Pour justifier de l’adresse du domicile privé (si cette information ne figure pas sur la pièce d’identité), une des pièces suivantes doit être transmise à des fins de contrôle. Elle ne doit pas dater de plus de 6 mois :

• une certificat de résidence délivrée par les communes (ou un document officiel de l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile) ;
  
  
• une déclaration sur l’honneur émanant de la personne concernée tamponnée ou contresignée par l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile, une ambassade, un notaire, un commissariat de police ;
  
  
• si aucune de ces pièces ne peut être produite : une facture d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone ou d’accès internet.

A noter que ces pièces ne sont pas énumérées dans un ordre de priorité.

L’utilisateur doit déclarer s’il est dûment mandaté pour recevoir ce numéro au nom de la personne concernée :

• En cochant Oui  : le numéro d’identification national luxembourgeois généré sera affiché dans la preuve de dépôt, téléchargeable à l’issue de la démarche.
• En cochant Non : le numéro ne sera pas communiqué dans la preuve de dépôt. Il sera transmis par courrier directement à la personne physique concernée, à l’adresse renseignée lors de la demande.

Une fois cette déclaration effectuée, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton Compléter la publication pour poursuivre la démarche.

Non. Le champ Prénom usuel doit uniquement être complété lorsque le commerçant dispose de plusieurs prénoms ou lorsque son prénom usuel est un surnom.

Il convient, dans un premier temps, de cocher la situation adéquate dans la liste proposée :

• Célibataire
• Séparé(e) de corps
• Marié(e)
• Divorcé(e) ou
• Veuf(ve)

Lorsque la case Séparé(e) de corps ou Marié(e) est coché, des champs relatifs suivants apparaissent et doivent obligatoirement être complétés :

• Conjoint
• Mariage
• Régime matrimonial

Données relatives au conjoint

Concernant le conjoint, les informations suivantes doivent être renseignés :

• Nom
• Prénoms (en intégralité s’il en a plusieurs)
• Date
• Lieu de naissance (localité et pays)

Régime matrimonial

La date du régime matrimonial doit être renseignée ainsi que la nature de ce dernier. Le champ Autre (si aucune des propositions ne correspond) permet d’activer un second champ dans lequel le régime applicable doit obligatoirement être renseigné. Si aucun contrat de mariage n’a été souscrit, il convient de sélectionner le régime applicable par défaut à savoir Régime de communauté légale et de renseigner la date du mariage dans le champ Date.

Attention : en cas de régime matrimonial de droit étranger, il convient de cocher la case Autre et de préciser la nature du régime matrimonial ainsi que le droit étranger applicable.

Exemple : un couple ayant souscrit un contrat de séparation de biens en France, il conviendra d’indiquer « régime de séparation de biens de droit français » ou encore un couple marié au Portugal sans contrat de mariage, il conviendra d’indiquer « Régime de communauté légale de droit portugais ».

Ces informations feront l’objet d’un contrôle de cohérence avec les pièces jointes lors de la demande de dépôt (extrait de l’acte de mariage...).

Oui. L’enseigne commerciale de l’établissement doit obligatoirement reprendre le nom et les prénoms (ou le prénom usuel) du commerçant. Si aucun prénom usuel n’a été renseigné et que le commerçant a indiqué plusieurs prénoms dans le champ Prénom(s), alors l’enseigne commerciale doit reprendre son nom et ses prénoms en intégralité.

Oui. Plusieurs enseignes commerciales peuvent être inscrites. Pour ce faire, il convient de cliquer sur Ajouter une enseigne commerciale autant de fois que nécessaire et de compléter les champs. Attention: chaque enseigne commerciale inscrite doit obligatoirement reprendre le nom et les prénoms (ou le prénom usuel) du commerçant.

Il convient de renseigner dans ce champ l’indication de l’objet du commerce. Celui-ci doit entrer dans le champ d’application de la loi modifiée du 2 septembre 2011 réglementant l’accès aux professions d’artisan, de commerçant, d’industrie ou encore certaines professions libérales. Si le texte à inscrire s’avère trop long, cocher la case Incomplet.

Oui. La date de création du commerce peut être postérieure à la date à laquelle le dépôt d’immatriculation est effectué auprès du RCS. Attention : la date de création du commerce ne peut par contre jamais être antérieure à celle renseignée sur l’autorisation d’établissement jointe lors du dépôt.

Non. Si la profession exercée par le commerçant nécessite la délivrance d’une autorisation d’établissement par le ministère de l’Economie, alors la section Autorisation d’établissement doit obligatoirement être complétée. Elle n’est pas à compléter lorsque la profession exercée par le commerçant ne se voit pas délivrer d’autorisation d’établissement (ex : les pharmaciens).

Il convient de renseigner les informations relatives à ou aux (l’)autorisation(s) d’établissement délivrée(s) au commerçant personne physique dans le cadre de l’exercice de son activité.

1. Type : ce champ est non modifiable et indique Autorisation d’établissement.
2. Numéro : ce dernier figure sur l’autorisation d’établissement délivrée. Le format saisi dans le formulaire doit être identique à celui mentionné sur l’autorisation délivrée.
3. Date : la date doit être celle mentionnée sur l’autorisation délivrée (et doit être identique ou antérieure à la date de création du commerce).
4. Délivrée par : il s’agit du Ministère ayant délivré l’autorisation. Cette information figure sur le document également et la sélection se fait par le biais d’une liste déroulante.

Dans un tel cas, il convient de supprimer les informations relatives à cette autorisation auprès du RCS. Pour ce faire, il convient d’effectuer un dépôt de modification via la démarche Déposer, de saisir le numéro RCS du commerçant et de sélectionner au sein des démarches administratives disponibles la prestation Modification.

Au sein du formulaire de saisie relatif à la prestation de modification, le déposant doit se positionner sur l’autorisation en question sous la section Autorisation(s) d’établissement  et cliquer sur Retirer l’autorisation. A noter que l’autorisation d’établissement au format PDF jointe antérieurement restera dans le dossier du commerçant personne physique.

Non, cette rubrique est facultative. Elle ne doit être complétée que si la gestion de l’établissement principal est confiée à une autre personne que le commerçant lui-même.

Ces deux champs sont facultatifs.

• Le pouvoir général est la manière dont l’établissement est engagé par toute personne nommée en qualité de gérant/fondé de pouvoir général.
• Le pouvoir de signature est, quant à lui, un pouvoir de signature spécifique attribué à une personne en question.

Attention : les pouvoirs de signature bancaire ne sont pas à inscrire auprès du RCS.

Document(s) à joindre à titre de validation

La rubrique Document(s) joint(s) indique à l'utilisateur une liste de documents à transmettre à des fins de validation de la demande d’immatriculation. Dans ce cas de figure, l'utilisateur est tenu de joindre le ou les documents, au format PDF/A, nécessaire(s) à la validation de sa demande de dépôt au sein du champ Pièce(s) à déposer en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. Les documents suivants sont à ajouter :

• Contrat de mariage (le cas échéant)
  Si le commerçant est marié ou séparé de corps et qu'un contrat de mariage a été conclue, un extrait de ce contrat est à joindre à la demande d’immatriculation au RCS. Ce document est obligatoire si le contrat a été signé avant l’immatriculation. Si le contrat est signé après l’immatriculation, c’est le notaire qui se chargera de déposer l’extrait directement dans le dossier RCS du commerçant. Si le contrat de mariage n’est pas rédigé dans une des 3 langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand), une traduction du document doit également accompagner la demande d'immatriculation.
  
  
• Déclaration d'acquisition du fonds de commerce (le cas échéant)
  Ce document est à joindre lorsque l’immatriculation du commerçant intervient suite à une reprise d’un fonds de commerce. La déclaration d’acquisition du fonds de commerce est à enregistrer par LBR. Si ce document n’est pas rédigé dans une des 3 langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand), une traduction du document doit également accompagner la demande d'immatriculation.
  
  
• Délégation de pouvoir avec signature légalisée (le cas échéant)
  Ce document est à joindre à la demande d'immatriculation lorsque le commerçant a donné pouvoir à un mandataire ou un fondé de pouvoir d’agir en son nom, dans la gestion de son commerce. La délégation de pouvoir est à enregistrer par LBR. Si ce document n’est pas rédigé dans une des 3 langues administratives (luxembourgeois, français ou allemand), une traduction du document doit également accompagner la demande d'immatriculation.

Informations utiles

Les documents destinés à des fins de validation doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

• Être présentés au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
• Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par un commerçant, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom du commerçant)
• Forme juridique (ex. : Commerçant personne physique)
• Adresse de l'établissement principal (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)

Document(s) à joindre à titre de contrôle

La rubrique Document(s) joint(s) indique à l'utilisateur une liste de documents à transmettre à des fins de contrôle de la demande d’immatriculation. Dans ce cas de figure, l'utilisateur est tenu de joindre le ou les documents, au format PDF et/ou JPEG, nécessaire(s) au contrôle de sa demande de dépôt au sein du champ Pièce(s) remises à titre de contrôle en cliquant sur le bouton Ajouter la pièce jointe. Les documents suivants sont à ajouter :

• Autorisation(s) d'établissement
  Avant de pouvoir s’immatriculer au RCS, le commerçant doit obligatoirement obtenir une ou plusieurs autorisations d’établissement, aussi appelées autorisations de commerce, délivrées par le ministère de l’Économie. Ces autorisations doivent être en sa possession avant d’entamer la démarche d’immatriculation. Elles doivent être jointes à la demande d’immatriculation. Si vous devez déposer plusieurs autorisations, vous devez les rassembler dans un seul fichier PDF, dans l’ordre, et le nommer simplement Autorisation.
  
  
• Acte de mariage / Livret de famille (le cas échéant)
  Un extrait de l’acte de mariage ou du livret de famille est à joindre obligatoirement à la demande d'immatriculation lorsque le commerçant personne physique est marié. En cas de séparation de corps, une copie du jugement entérinant la séparation de corps doit être déposé sous la rubrique Acte de mariage/livret de famille.
  
  
• Pièce d'identité (le cas échéant)
  Ce document est à joindre obligatoirement à la demande d'immatriculation dès que le commerçant n’effectue pas lui-même sa démarche auprès du RCS. Dans un tel cas, une procuration doit également être jointe à la demande d'immatriculation.
  
  
• Procuration (le cas échéant)
  La procuration qui doit accompgner la demande d'immatriculation du commerçant doit reprendre les informations suivantes : 
  • l'identité du commerçant, 
  • l'identité de la personne chargée de procéder au dépôt en son nom ainsi que 
  • l'indication sommaire du motif pour laquelle la procuration a été donnée (ex. : immatriculation, modification ou radiation auprès du RCS).

Pour continuer sa demande de dépôt, l'utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton Vérification de la demande.

Rubrique de la demande d’immatriculation qui reprend le récapitulatif de la demande à des fins de vérification par l’utilisateur avant que celle-ci soit transmise au panier. L’utilisateur est invité à visualiser le récapitulatif de sa demande de démarche administrative au format PDF en cliquant sur le lien Visualiser le récapitulatif de ma demande en français. En cas d’erreur constatée lors de la vérification du document récapitulatif, l’utilisateur peut retourner à la demande en cliquant sur l’étape précédente jusqu’à accéder à la rubrique ou à la sous-rubrique dont les informations sont à corriger.

Si lors de cette étape de vérification du document récapitulatif, l’utilisateur constate que les informations saisies sont correctes, il doit obligatoirement cocher la case J’ai contrôlé mon document récapitulatif. L’utilisateur peut également indiquer une référence de dépôt dans le champ Ma référence de dépôt, définie librement, pour mieux organiser ses demandes. 

L'utilisateur valide ensuite sa demande de démarche administrative en cliquant sur le bouton Ajouter la demande au panier.

Les documents destinés à des fins de validation doivent être transmis au gestionnaire du RCS au format PDF/A. Ces documents doivent en outre :

• Être présentés au format A4.
• Disposer d’une zone horizontale blanche d’au moins 35 millimètres en haut de la première page.
• Respecter le format PDF/A-1a ou PDF/A-1b uniquement.

Concernant l'en-tête des documents à soumettre par un commerçant, à placer sous la zone blanche horizontale de 35 mm, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Dénomination (ex. : Nom du commerçant)
• Forme juridique (ex. : Commerçant personne physique)
• Adresse de l'établissement principal (ex. : 1, rue de Luxembourg L-0000 Luxembourg)