Ihre administrativen Formalitäten beim RCS und beim RBE

Die effektivste Art, nach einer eingetragenen Person oder Einrichtung zu suchen / sie zu identifizieren, ist die Suche anhand ihrer Registernummer. Um eine Suche nach der RCS-Nummer durchzuführen, muss der Nutzer die genaue RCS-Nummer kennen und dann seine Suche bestätigen, indem er auf die Taste Suchen klickt. Der Nutzer wird dann automatisch auf die Seite weitergeleitet, auf der er seinen Vorgang fortsetzen kann.

Die Suche nach der Bezeichnung stützt sich auf die folgenden Angaben zur Hauptniederlassung:

• Aktuelle Bezeichnung und etwaige Übersetzungen oder Abkürzungen (oder Name und Vorname bei einem Kaufmann).
• Aktuelle Handelsbezeichnungen und eventuelle Abkürzungen.
• Historische Bezeichnung und etwaige Übersetzungen oder Abkürzungen.
• Historische Handelsbezeichnungen und ihre möglichen Abkürzungen.

Der Nutzer bestätigt die Suchkriterien, indem er auf die Taste Suchen klickt.

Wenn nur ein Ergebnis mit den Suchkriterien übereinstimmt, wird der Nutzer automatisch auf die Seite weitergeleitet, auf dem er seinen Vorgang fortsetzen kann.

Wenn mehrere Ergebnisse mit den Suchkriterien übereinstimmen, muss der Nutzer die Einrichtung, für die er eine Formalität ausführen möchte, durch Klicken auf ihre RCS-Nummer auswählen. Nach der Auswahl wird der Nutzer auf die Seite weitergeleitet, auf dem er seinen Vorgang fortsetzen kann.

Falls die gesuchte Einrichtung nicht in der Liste enthalten ist, muss der Nutzer seine Suchkriterien verfeinern.

Falls keine Ergebnisse gefunden werden, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die den Nutzer auffordert, seine Suchkriterien abzuändern und die Suche erneut zu starten.

1) Existenz einer Rechtsgrundlage die die Einreichung und/oder Offenlegung rechtfertigt 

Eine Einreichung beim Handels- und Firmenregister (RCS) zu tätigen besteht darin, dem RCS alle Dokumente zu überreichen, für die eine gesetzliche Mitteilungspflicht an das RCS besteht. Es muss unterschieden werden zwischen den Informationen, deren Einschreibung beim RCS gemäß Gesetz vom 19. Dezember 2002 bezüglich des Handels- und Firmenregisters (la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises) (hiernach « Gesetz von 2002 ») erforderlich ist und den Informationen, deren Offenlegung im RESA das abgeänderte Gesetz vom 10. August 1915 bezüglich der Handelsgesellschaften oder eine andere spezifische Gesetzgebung vorschreibt.

Die beim RCS einzuschreibenden Informationen müssen dem RCS in elektronischer Weise durch Verwendung eines hierfür vorgesehenen Eintragungsformulars übermittelt werden. Es ist festzuhalten, dass bei elektronischen Einreichungen die Informationen, welche auf dem Eintragungsformular aufgeführt und vom Verwalter des RCS angenommen werden, genauso wie auf dem Formular angegeben ins Register eingetragen werden. Der Verwalter interveniert in keiner Weise bezüglich Inhalt oder Art dieser Informationen und kann die auf dem Eintragungsformular aufgeführten Informationen nicht eigenmächtig verbessern oder verändern.

Die Informationen, deren Offenlegung vorgeschrieben ist, müssen anhand von notariellen Urkunden oder privatschriftlich erstellten Urkunden eingereicht werden. Die Eintragungsformulare und die sich hierauf beziehenden und zur Offenlegung bestimmten Dokumente müssen zur gleichen Zeit beim RCS hinterlegt werden; hierzu bestehen einige Ausnahmen (beispielsweise die Einreichung zwecks Offenlegung von zukünftigen Ereignissen).

Der Verwalter des RCS akzeptiert als Einreichung nur solche Urkunden, Auszüge aus Urkunden, Protokolle und andere Dokumente, deren Einreichung oder Offenlegung durch einen Gesetzestext vorgesehen ist.Folglich verweigert der Verwalter des RCS die Annahme aller Unterlagen, deren Einreichung oder Offenlegung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. 

2) Ausnahme

Gemäß Artikel 6 der Großherzoglichen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes von 2002 kann der Verwalter des RCS einen Antrag auf Einreichung oder Offenlegung von Urkunden, Auszügen aus Urkunden, Protokollen oder anderen Dokumenten annehmen, deren Einreichung oder Offenlegung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Der Antragsteller muss seinen Antrag schriftlich begründen und die durch schwerwiegende Gründe bedingte Notwendigkeit einer ausnahmsweisen Einreichung oder Offenlegung beweisen. 

Es handelt sich um eine Maßnahme, die ausnahmsweise getroffen werden kann:

• Diese Ausnahme bezieht sich auf den Fall, dass die Einreichung beim RCS oder Offenlegung in einem Amtsblatt durch gesetzliche Bestimmungen im Ausland erforderlich ist und die eingeschriebene Person sich diesen Bestimmungen nicht entziehen kann, ohne eine bedeutende Schädigung zu erleiden.
• Die Annahme der Einreichung oder Offenlegung bleiben der Beurteilung des Verwalters des RCS überlassen.
• Im Falle einer Ablehnung verfügt der Antragsteller über Rechtsmittel, wie in Artikel 21 des Gesetzes von 2002 vorgesehen.

Mehrere Ereignisse können durch Verwendung eines einzigen Eintragungsformulars mitgeteilt werden und zu einer einzigen Einreichung beim RCS zusammengefasst werden, selbst wenn die Ereignisse zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfanden. Die jeweils aktuellsten Informationen bezüglich der eingetragenen Person sind im RCS einzuschreiben. Diese Bestimmung entbindet den Einreichenden nicht von seiner Pflicht, die gesetzlich vorgesehenen Fristen für die Einreichung (ein Monat) und die Offenlegung einzuhalten. 

Beispiele : Mehrere Übertragungen von Gesellschaftsanteilen in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (société à responsabilité limitée), wobei die endgültige Aufteilung der Gesellschaftsanteile zwischen den Teilhabern im RCS einzuschreiben ist.

Die Eintragungen erfolgen mit Hilfe von dynamischen Eintragungsformularen wie festgelegt durch die abgeänderte Großherzogliche Verordnung vom 23. Januar 2003 zur Durchführung des Gesetzes von 2002. Die Formulare werden auf elektronische Weise über die Internetseite des RCS ausgefüllt und eingereicht.

Die beim RCS getätigten Einreichungen unterliegen der Zahlung von Verwaltungskosten gemäß der durch die Großherzogliche Verordnung festgelegten Gebührentabelle.

1. Dokumente, die nicht zur Offenlegung bestimmt sind

Dokumente, die nicht zur Offenlegung bestimmt sind, müssen im PDF/A-Format übermittelt werden und folgenden Anforderungen erfüllen:

• Im A4-Hochformat eingereicht werden.
• Auf der ersten Seite muss oben ein horizontaler Leerraum von mindestens 35 mm vorhanden sein, der es LBR ermöglicht, ein virtuelles Etikett als Nachweis der elektronischen Einreichung anzubringen.
• Im Format PDF/A-1a oder PDF/A-1b gespeichert werden: Wählen Sie beim Speichern die Option PDF/A-1a oder PDF/A-1b, die von Ihrer Software (Word, LibreOffice, Adobe usw.) angeboten wird.

2. Dokumente, die zur Offenlegung im RESA bestimmt sind

Dokumente, die zur Offenlegung im RESA bestimmt sind, müssen obligatorisch im Format PDF/A-Text übermittelt werden. Dies ist das einzige akzeptierte Format für Dokumente, die zur Offenlegung bestimmt sind.
Diese Dokumente müssen außerdem folgende Anforderungen erfüllen:

• Im A4-Hochformat eingereicht werden.
• Auf der ersten Seite muss oben ein horizontaler Leerraum von mindestens 35 mm vorhanden sein, der es LBR ermöglicht, ein virtuelles Etikett als Nachweis der elektronischen Einreichung anzubringen.
• Im Format PDF/A-1a oder PDF/A-1b gespeichert werden: Wählen Sie beim Speichern die Option PDF/A-1a oder PDF/A-1b, die von Ihrer Software (Word, LibreOffice, Adobe usw.) angeboten wird.
• Darf keine Bilder enthalten, auch kein Logo des Vereins.
• Darf nicht gescannt worden sein.
• Darf keine handschriftliche Unterschrift erhalten.
• Muss mit einer der folgenden gängingen Schriftarten verfasst sein: Arial, Calibri, New Courier, Times New Roman, Helvetica, Source Sans Pro. Um sicherzustellen, dass vordefinierte Aufzählungszeichen akzeptiert werden, und nur zu diesem Zweck, werden auch die Schriftarten Wingdings und Symbol akzeptiert.
• Muss in schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund verfasst sein.

Achtung: Vergewissern Sie sich außerdem, dass für die Kopfzeile, die Fußzeile und die Seitennummerierung Ihres Dokuments ausschließlich die oben genannten gängigen Schriftarten verwendet werden.

Gemäß Artikel 100-10 des abgeänderten Gesetzes vom 10. August 1915 bezüglich der Handelsgesellschaften müssen die Gründungsurkunden von Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften und bürgerlich-rechtlichen Gesellschaften (sociétés anonymes, des sociétés en commandite par actions, des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés coopératives et des sociétés civiles) sowie sämtliche Änderungen dieser Urkunden in ihrer Gesamtheit eingereicht und offengelegt werden.

Die Urkunden der Offenen Handelsgesellschaften (sociétés en nom collectif) und der Kommanditgesellschaften (sociétés en commandite simple und sociétés en commandite spéciale) werden gemäß Artikel 100-7 des vorstehend zitierten Gesetzes vom 10. August 1915 auszugsweise offengelegt. Der Inhalt dieser Auszüge wird festgelegt durch Artikel 100-8 des Gesetzes von 1915.

Der Verwalter des RCS akzeptiert die Einreichung von veralteten Ereignissen, die in der Vergangenheit stattfanden, aber nicht innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen eingetragen wurden und mittlerweile nicht mehr aktuell sind. Beispielsweise kann nachträglich das Mandat eines Verwaltungsratsmitgliedes, das niemals eingeschrieben wurde und dessen Mandat bereits wieder abgelaufen ist, angegeben werden.

Das RCS akzeptiert die Einreichung von abgelaufenen Ereignissen nur, wenn sie durch die Einreichung eines zur Offenlegung bestimmten Dokuments erfolgt, ein Eintragungsformular wird nicht eingereicht. Historische und nicht mehr gültige Sachverhalte werden nicht in das RCS eingeschrieben.

Der Verwalter des RCS akzeptiert die Einreichung von Ereignissen, deren Zeitpunkt des Inkrafttretens in der Zukunft liegt und die von dem jeweils zuständigen Gesellschaftsorgan beschlossen wurden. Die Einreichungsprozedur in einem solchen Fall ist folgende: die Einreichung des zur Offenlegung bestimmten Dokuments bezüglich der betreffenden Fakten muss im Rahmen der gesetzlichen Frist erfolgen, d. h. innerhalb eines Monats nach Verfassen der gültigen Urkunde. Das Eintragungsformular hingegen kann beim RCS zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Fakten eingereicht werden. 

Die Offenlegung wird folglich ohne Eintragungsformular beim RCS hinterlegt. Das Eintragungsformular selbst muss zu einem späteren Zeitpunkt, nämlich bei Inkrafttreten der Ereignisse, eingereicht werden. Die Verantwortung, alle notwendigen Schritte rechtzeitig zu unternehmen obliegt somit dem Einreichenden selbst und nicht dem Verwalter des RCS.

Diese Einreichung dient der Berichtigung eines bereits beim RCS eingereichten Dokuments. Die allgemeinen Regeln bezüglich der Einreichungen gelten auch für die berichtigenden Einreichungen.

Eine berichtigende Einreichung ist nur zulässig im Falle von redaktionellen Irrtümern. Aus der Einreichung muss deutlich hervorgehen, dass es sich um eine Berichtigung einer bereits getätigten Einreichung handelt; die Einreichungsnummer der ursprünglichen Einreichung muss ebenfalls angegeben werden.

Der Verwalter des RCS führt vor der Annahme von Einreichungen eine zusammenfassende Kontrolle der Einreichungsformulare sowie der Offenlegungen durch. Falls ein Zweifel an der Gesetzmäßigkeit der beantragten Einschreibung besteht, geht der Verwalter des RCS auf folgende Weise vor:

• Er analysiert die zur Offenlegung bestimmten Dokumente, um zu überprüfen:
  • Ob die Informationen, die zur Offenlegung bestimmt sind mit den per Eintragungsformular übermittelten Informationen übereinstimmen.
  • Ob alle gesetzlich erforderlichen Informationen auch tatsächlich auf dem betreffenden Eintragungsformular aufgeführt sind.
  • Ob die Existenz einer Gesetzesgrundlage, die die vorgelegte Einreichung und/oder Offenlegung vorschreibt.
    
    
• Das RCS kann unter Anwendung des Artikels 21 (2) des Gesetzes von 2002 eine Änderung der Einschreibung vorschlagen sowie zusätzliche Details oder fehlende Dokumente anfordern.
  
  
• Das RCS kann letztendlich eine beantragte Einschreibung aufgrund der Bestimmungen des Artikels 21 (3) des Gesetzes von 2002 ablehnen.

Der Verwalter des RCS interpretiert nicht den Inhalt der zur Einreichung hinterlegten Texte, sondern führt die vom Einreichenden vorgelegten Eintragungen nach erfolgter zusammenfassender Kontrolle der mitgeteilten Informationen durch.

Diese Maßnahme versteht sich als angemessene Reaktion auf die schlechten Gewohnheiten, die bestimmte Gruppen von Einreichenden angenommen haben, welche die Einreichungsanträge nicht mit der notwendigen Sorgfalt ausführen und durch eine offensichtliche Nachlässigkeit beim Ausfüllen der Eintragungsformulare aufgefallen sind.

Diese Maßnahme richtet sich nur an Kunden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit regelmäßig große Mengen von Einreichungsanträgen tätigen und keinesfalls an Kunden, die nur gelegentlich Einreichungen tätigen oder an Vertreter von Vereinigungen, welche mit den Einreichungsformalitäten nicht vertraut sind. Die Zahlung von Gebühren wie festgelegt im Anhang J der Großherzoglichen Verordnung kann vom Verwalter eingefordert werden, falls seine schriftliche Verwarnung an den Einreichenden mittels Einschreiben mit Rückschein ohne Folgen bleibt.

Der Verwalter des RCS akzeptiert lediglich solche Einreichungen, deren Einreichung und/oder Offenlegung auf einer Rechtsgrundlage basieren. Aus diesem Grund dürfen Einreichungen einer Generalversammlung, bei denen eine Beschlussfähigkeit nicht erreicht wurde, oder solche, bei denen die Beschlussfähigkeit zwar erreicht wurde, aber bei der kein einziger Beschluss der Tagesordnung akzeptiert wurde, weder eingereicht noch offengelegt werden. 

1) Gründung einer Zweigniederlassung im Großherzogtum Luxembourg durch eine luxemburgische Gesellschaft

Es existiert keine gesetzliche Grundlage, die eine Offenlegung im RESA für die Gründung einer Zweigniederlassung einer luxemburgischen Gesellschaft im Großherzogtum Luxembourg vorschreibt. Der Verwalter des RCS muss jeden Antrag auf Offenlegung ablehnen. Lediglich das Eintragungsformular zur Einschreibung der Zweigniederlassung ist einzureichen.

2) Entlastung von Verwaltungsratsmitgliedern, Geschäftsführern, Rechnungskommissaren, Wirtschaftsprüfern, Liquidatoren 

In Ermangelung einer dies vorschreibenden Gesetzesgrundlage ist keine Offenlegung oder Einreichung beim RCS vorzunehmen. 

3) Fakultativ auszufüllende Felder des Eintragungsformulars

Fakultativ auszufüllende Felder des Eintragungsformulars wie beispielsweise das Stockwerk oder das Gebäude innerhalb der Adressangabe eines Mandatars dürfen nicht ausgefüllt werden, falls diese Angaben nicht vorhanden sind. In diesem Sinne werden Einreichungsanträge mit Eintragungsformularen, auf welchen die oben erwähnten Felder mit den Zeichen « / » oder « n/a » ausgefüllt wurden, vom Verwalter des RCS an den Einreichenden zurückgesendet.